§ 5

1. Informatyczny nośnik danych przekazuje się wraz z informacją zawierającą:

1) nazwę podmiotu przekazującego;

2) tytuł zwięźle określający zawartość nośnika;

3) datę wykonania zapisu na nośniku;

4) informację o tym, czy dane stanowią informacje chronione ustawą, a w szczególności klauzulę tajności;

5) wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do wykonania zapisu.

1. Najwyższy poziom w strukturze zapisu przekazywanych materiałów archiwalnych musi zawierać trzy foldery zdefiniowane jako: „dokumenty”, „metadane” i „sprawy”.

2. Folder „dokumenty” powinien zawierać przynajmniej jeden dokument elektroniczny składający się z jednego lub więcej plików:

1) w przypadku dokumentu składającego się z jednego pliku — jeden plik z rozszerzeniem lub bez;

2) w przypadku dokumentu składającego się z więcej niż jednego pliku — podfolder zawierający przynajmniej dwa pliki składające się na dokument. 3. Folder „metadane” powinien zawierać pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w folderze „dokumenty”. Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi.

1) Dla dokumentów elektronicznych składających się z jednego pliku nazwa pliku z metadanymi składa się z nazwy pliku odpowiadającego im dokumentu znajdującego się w folderze „dokumenty” i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie Dokument_A.pdf musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument_A.pdf.xml).

2) Dla dokumentów elektronicznych składających się z więcej niż jednego pliku nazwa pliku z metadanymi składa się z nazwy podfolderu odpowiadającego im dokumentu znajdującego się w folderze „dokumenty” i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie Dokument_A musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument_A.xml).

2. Informacja, o której mowa w ust. 1, powinna być w sposób niebudzący wątpliwości przyporządkowana do oznaczenia nośnika.