Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 31 sierpnia 2007 r. w sprawie szczegółowego sposobu sprawowania nadzoru nad podmiotami, które wykonują jako delegowane zadania instytucji zarządzającej w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013

§ 1.

Rozporządzenie określa szczegółowy sposób sprawowania nadzoru przez ministra właściwego do spraw rozwoju wsi, zwanego dalej „Ministrem”, nad podmiotami wdrażającymi w zakresie wykonywanych przez te podmioty zadań instytucji zarządzającej w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007—2013, zwanego dalej „Programem”.

§ 2.

Kontrola przeprowadzana w ramach nadzoru, o którym mowa w § 1, zwana dalej „kontrolą”, polega na sprawdzeniu w szczególności:

1) prawidłowości i terminowości wykonywania zadań instytucji zarządzającej;

2) przestrzegania wytycznych i poleceń instytucji zarządzającej;

3) przestrzegania przyjętych przez podmioty wdrażające procedur wdrażania Programu;

4) zgodności procedur wdrażania Programu z przepisami prawa;

5) efektywności i skuteczności wdrażania działań Programu;

6) wykonania zaleceń pokontrolnych.

§ 3.

1. Kontrola może być przeprowadzana w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej. 2. Kontrola polegająca na sprawdzeniu dokumentów lub informacji przekazanych przez podmiot wdrażający może być również przeprowadzana w urzędzie obsługującym Ministra.

§ 4.

1. Kontrolę w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej przeprowadza się po uprzednim zawiadomieniu na piśmie tego podmiotu o zakresie i terminie kontroli, w terminie 5 dni roboczych przed jej rozpoczęciem.

———————

Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi kieruje działem administracji rządowej — rozwój wsi, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi (Dz. U. Nr 131, poz. 915 oraz z 2007 r. Nr 38, poz. 244).

2. W przypadku powzięcia wiadomości o niewłaściwym wykonywaniu przez podmiot wdrażający zadań instytucji zarządzającej, kontrolę w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej można przeprowadzić bez wcześniejszego powiadomienia go o zakresie i terminie kontroli.

3. Czynności w ramach kontroli w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej są przeprowadzane, na podstawie wydanego przez Ministra upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, przez osoby wskazane w tym upoważnieniu, zwane dalej „kontrolującymi”.

4. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:

1) datę i miejsce wystawienia;

2) wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli;

3) imiona i nazwiska kontrolujących, w tym ich kierownika;

4) nazwę i adres jednostki kontrolowanej;

5) określenie zakresu kontroli;

6) podpis osoby udzielającej upoważnienia i informację o zajmowanym przez tę osobę stanowisku lub pełnionej funkcji;

7) termin ważności upoważnienia.

§ 5.

1. Kontrolujący, w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej, ma prawo w zakresie kontroli w szczególności do:

1) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej;

2) wglądu do dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej oraz tworzenia ich kopii i odpisów;

3) przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych jednostki kontrolowanej;

4) żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień;

5) zabezpieczenia dowodów.

2. Kontrolujący o ujawnionych w toku kontroli okolicznościach wskazujących na popełnienie przestępstwa niezwłocznie zawiadamia na piśmie Ministra. 3. Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi, obowiązującym w jednostce kontrolowanej. 4. Jednostka kontrolowana zapewnia kontrolującym warunki i środki techniczne niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.

§ 6.

1. Kontrolujący dokonują ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.

2. Zebrane w toku kontroli dowody w razie potrzeby kontrolujący odpowiednio zabezpieczają, w szczególności przez:

1) oddanie na przechowanie za pokwitowaniem kierownikowi jednostki kontrolowanej lub upoważnionemu pracownikowi jednostki kontrolowanej;

2) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym i zamkniętym pomieszczeniu.

§ 7.

1. W razie potrzeby ustalenia stanu obiektu, innych składników majątkowych jednostki kontrolowanej albo przebiegu określonych czynności, kontrolujący mogą przeprowadzać oględziny.

2. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika komórki organizacyjnej jednostki kontrolowanej odpowiedzialnej za obiekt lub składniki majątkowe poddane oględzinom lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 8.

1. Z kontroli w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej jest sporządzana w formie pisemnej informacja pokontrolna w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej, a drugi zatrzymują kontrolujący. Informację pokontrolną wysyła się do jednostki kontrolowanej w terminie 30 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli.

2. Jeżeli sporządzenie informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień lub zasięgnięcia przez kontrolujących opinii, termin, o którym mowa w ust. 1, zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień lub otrzymania opinii.

3. O zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 2, jest informowany na piśmie kierownik jednostki kontrolowanej.

4. Informację pokontrolną podpisują kontrolujący oraz kierownik jednostki kontrolowanej, a jeżeli jest nieobecny — osoba przez niego upoważniona.

5. Jednostka kontrolowana przesyła Ministrowi podpisaną informację pokontrolną w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania.

§ 9.

1. Kierownik jednostki kontrolowanej albo osoba przez niego upoważniona przed podpisaniem informacji pokontrolnej może zgłosić na piśmie uzasadnione zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w tej informacji w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania. 2. Jeżeli zostały zgłoszone zastrzeżenia, o których mowa w ust. 1, kontrolujący dokonują ich analizy i, gdy to konieczne, podejmują dodatkowe czynności kontrolne.

3. Jeżeli zgłoszone zastrzeżenia są zasadne, w całości albo w części, kontrolujący zmieniają lub uzupełniają w tym zakresie informację pokontrolną. Do zmiany i uzupełniania informacji pokontrolnej przepisy § 8 stosuje się odpowiednio.

4. Jeżeli zastrzeżenia nie zostaną uwzględnione, w całości albo w części, kontrolujący przekazują zgłaszającemu zastrzeżenia pisemną informację zawierającą wskazanie przyczyn nieuwzględnienia tych zastrzeżeń.

§ 10.

1. Kierownik jednostki kontrolowanej albo osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania informacji pokontrolnej, składając w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania tej informacji albo od dnia otrzymania stanowiska, o którym mowa w § 9 ust. 4, pisemne wyjaśnienie tej odmowy.

2. O odmowie podpisania informacji pokontrolnej i złożeniu wyjaśnienia kontrolujący umieszczają wzmiankę w informacji pokontrolnej.

3. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje realizacji zaleceń pokontrolnych.

§ 11.

1. Minister, w razie potrzeby, formułuje zalecenia pokontrolne, które przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej.

2. Zalecenia pokontrolne zawierają ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w informacji pokontrolnej, a także uwagi i wnioski zmierzające w szczególności do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania Ministra o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach mających w szczególności na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

§ 12.

Minister przekazuje na piśmie, do wiadomości agencji płatniczej, informację o wynikach przeprowadzonych kontroli w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej.

§ 13.

1. W przypadku kontroli, o której mowa w § 3 ust. 2, podmioty wdrażające przekazują instytucji zarządzającej wszelkie informacje i dokumenty w formie, zakresie i terminie określonym przez Ministra. 2. Minister przekazuje na piśmie wyniki kontroli wskazujące na niewłaściwe wykonywanie zadań przez podmioty wdrażające tym podmiotom, a do wiadomości — agencji płatniczej.

3. Minister, w razie potrzeby, formułuje zalecenia pokontrolne, które przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej, dołączając do nich wyniki kontroli. 4. Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania Ministra o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach mających na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

§ 14.

Minister wydając wytyczne, o których mowa w art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 marca 2007 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, może zasięgać opinii agencji płatniczej.

§ 15.

1. Podmioty wdrażające przyjmują procedury wdrażania Programu w zakresie wykonywania zadań instytucji zarządzającej po zasięgnięciu opinii komórki organizacyjnej podmiotu wdrażającego realizującej zadania w zakresie audytu wewnętrznego, a następnie agencji płatniczej.

2. Do zmiany procedur wdrażania Programu przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

§ 16.

1. Każdy z podmiotów wdrażających przekazuje Ministrowi, a agencji płatniczej — do wiadomości, deklarację gotowości wykonywania zadań instytucji zarządzającej oraz poddania się przeprowadzanemu przez agencję płatniczą audytowi systemu zarządzania i kontroli.

2. Deklaracja jest przekazywana, jeżeli:

1) przyjęto procedury, o których mowa w § 15 ust. 1;

2) struktura organizacyjna podmiotu wdrażającego zapewnia prawidłowe wykonywanie zadań instytucji zarządzającej;

3) powierzono wykonywanie zadań instytucji zarządzającej osobom posiadającym kwalifikacje lub doświadczenie, które zapewnią ich prawidłowe, rzetelne, bezstronne, sprawne i terminowe wykonanie;

4) zapewniono właściwe warunki techniczne wykonywania zadań instytucji zarządzającej;

5) funkcjonuje system rejestracji i przechowywania, w formie elektronicznej, pozyskanych, zgromadzonych i opracowanych informacji i danych dotyczących wdrażania Programu, w ramach systemu monitorowania i oceny Programu, albo został zaakceptowany przez instytucję zarządzającą harmonogram działań mających na celu uruchomienie tego systemu;

6) jednostki organizacyjne, którym powierzono wykonywanie czynności w ramach kontroli na miejscu lub w ramach wizytacji w miejscu, spełniają warunki organizacyjne, kadrowe i techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 32 pkt 2 ustawy wymienionej w § 14.

3. Podmiot wdrażający może zawierać umowy, na podstawie których jest przyznawana pomoc w ramach działań Programu, lub wydawać decyzje w sprawie przyznania tej pomocy nie wcześniej niż po potwierdzeniu przez agencję płatniczą na podstawie audytu, o którym mowa w ust. 1, gotowości podmiotów wdrażających do wykonywania zadań instytucji zarządzającej.

§ 17.

1. Podmioty wdrażające przynajmniej raz w roku przeprowadzają audyt wewnętrzny w zakresie wykonywania zadań instytucji zarządzającej.

2. Minister w uzasadnionych przypadkach może żądać, w zakresie przez niego wskazanym, przeprowadzenia przez podmiot wdrażający dodatkowego zadania audytowego.

3. Podmioty wdrażające przekazują Ministrowi, a agencji płatniczej — do wiadomości, następujące dokumenty dotyczące audytu wewnętrznego w zakresie wykonywania zadań instytucji zarządzającej:

1) sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni — do dnia 31 marca każdego roku;

2) roczny plan audytu wewnętrznego na rok następny — do dnia 31 października każdego roku;

3) sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego — niezwłocznie po zakończeniu danego zadania audytowego.

§ 18.

1. Podmioty wdrażające opracowują i przyjmują corocznie plany, na podstawie których wykonują zadania instytucji zarządzającej w zakresie informowania i rozpowszechniania informacji o Programie, po zatwierdzeniu tych planów przez Ministra.

2. Plan jest przekazywany Ministrowi do zatwierdzenia w terminie do dnia 30 września roku poprzedzającego rok realizacji tego planu.

3. Minister może zgłosić zastrzeżenia do planu. 4. Minister zatwierdza plan w terminie do dnia 31 października roku poprzedzającego rok realizacji tego planu, a jeżeli zgłosi zastrzeżenia do tego planu — po ich uwzględnieniu.

§ 19.

1. W 2007 r. plany, na podstawie których podmioty wdrażające wykonują zadania instytucji zarządzającej w zakresie informowania i rozpowszechniania informacji o Programie, obejmują okres od dnia zatwierdzenia przez Komisję Europejską Programu do dnia 31 grudnia 2007 r.

2. Plany, o których mowa w ust. 1, podmioty wdrażające przekazują Ministrowi do zatwierdzenia w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie rozporządzenia. 3. Minister zatwierdza plany, o których mowa w ust. 1, w terminie 14 dni od dnia otrzymania tych planów, a jeżeli zgłosi zastrzeżenia do tych planów — po ich uwzględnieniu.

§ 20.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi: W. Mojzesowicz