Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych

§ 1.

Rozporządzenie określa sposób i tryb udostęp- lub jednostka organizacyjna nieposiadająca oso- niania materiałów archiwalnych znajdujących się bowości prawnej; w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem archi- wum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej

3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określe-

— Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Pol- nie tematu, którego one dotyczą; skiemu.

4) określenie celu udostępnienia materiałów archi-

§ 2.

Materiały archiwalne zgromadzone w archi- walnych; wach wyodrębnionych są udostępniane przez:

5) proponowany sposób udostępnienia materiałów

1) umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważ- archiwalnych. nionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami w pomieszczeniach przystosowanych do swobod- 4. Do zgłoszenia załącza się upoważnienie dla nego korzystania z materiałów; przedstawiciela, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 i 2.

2) przekazanie zainteresowanym informacji zawar-

§ 5.

1. Materiały archiwalne zawierające informa- tych w materiałach archiwalnych w postaci repro- cje stanowiące tajemnice prawnie chronione udostęp- dukcji tych materiałów albo w postaci pisemnej nia się na pisemny wniosek zainteresowanego, za pi- odpowiedzi na zapytanie. semną zgodą organu, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje.

§ 3.

1. Materiały archiwalne dotyczące osób fizycz- nych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom

2. Wniosek zawiera: do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chro- nionych interesów państwa, jednostek organizacyj-

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsa- nych i obywateli, danych osobowych zawartych mości oraz adres do korespondencji — jeżeli w tych materiałach lub innych informacji podlegają- o udostępnienie materiałów archiwalnych zawie- cych ograniczonemu dostępowi. rających informacje stanowiące tajemnice praw- nie chronione ubiega się osoba fizyczna lub jej 2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, upoważniony przedstawiciel; zawierające dane osób trzecich są udostępniane po anonimizacji tych danych. 2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki or- ganizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej 3. Obowiązek anonimizacji danych nie dotyczy da- oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu nych osób trzecich związanych z pełnieniem przez nie tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, funkcji publicznych. któremu mają być udostępnione materiały archi- walne — jeżeli o udostępnienie materiałów archi- walnych zawierających informacje stanowiące

§ 4.

1. Materiały archiwalne udostępnia się na www.rcl.gov.pltajemnice prawnie chronione ubiega się osoba podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego. prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadają- ca osobowości prawnej;

2. Zgłoszenie składa się do organu, któremu pod- lega archiwum wyodrębnione, zwane dalej „archi- 3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określe- wum”, lub który je nadzoruje. nie tematu, którego one dotyczą;

3. Zgłoszenie zawiera: 4) określenie celu i sposobu wykorzystania materia- łów archiwalnych;

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsa- mości oraz adres do korespondencji — jeżeli zgło- 5) tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do infor- szenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony macji stanowiących tajemnice prawnie chronio- przedstawiciel; ne.

3. Do wniosku załącza się: 2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowane-

1) kopie ważnych poświadczeń bezpieczeństwa wy- go, za pisemną zgodą organu, któremu podlega archi- danych przez właściwą służbę, instytucję lub peł- wum lub który je nadzoruje. nomocnika ochrony w rozumieniu ustawy z dnia

5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejaw-

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, stosuje nych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), odpowiednich do się odpowiednio § 5 ust. 2 i 3. klauzuli tajności materiału archiwalnego, o które- go udostępnienie ubiega się zainteresowany, do-

4. Do udostępniania materiałów archiwalnych, tyczące odpowiednio osoby fizycznej i upoważnio- o których mowa w ust. 1, zawierających informacje nego przedstawiciela, o których mowa w ust. 2 stanowiące tajemnice prawnie chronione stosuje się pkt 1 i 2, a także osób fizycznych wchodzących odpowiednio § 5 ust. 4—6. w skład organów zarządzających osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej oso-

§ 7.

1. Udostępnianiu podlegają materiały archi- bowości prawnej, o których mowa w ust. 2 pkt 2; walne zewidencjonowane, dla których sporządzono

2) upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mo- środki ewidencyjno-informacyjne. wa w ust. 2 pkt 1 i 2.

2. Do udostępniania środków ewidencyjno-infor-

4. Materiały archiwalne zawierające informacje macyjnych oraz ograniczenia lub odmowy ich udo- stanowiące tajemnice prawnie chronione udostępnia stępnienia stosuje się odpowiednio: się w archiwach, w których są one przechowywane,

1) § 2, 3, 5, 6, 8, 9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, przez bezpośredni wgląd w oryginały dokumentów a także § 11 oraz § 13—16, jeżeli są udostępniane lub ich kopie. środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące mate- riałów archiwalnych zawierających informacje sta-

5. Materiały archiwalne zawierające informacje nowiące tajemnice prawnie chronione; niejawne mogą być udostępnione w zakresie niezbęd- nym do osiągnięcia celu, o którym mowa w ust. 2 2) § 2—4, § 6, 8, 9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, pkt 4. a także § 11 oraz § 13—16, jeżeli są udostępniane środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące ma- 6. Fakt udostępnienia materiału archiwalnego za- teriałów archiwalnych innych niż wymienione wierającego informacje niejawne, którym nadano w pkt 1. klauzulę „ściśle tajne” albo „tajne”, podlega odnoto- waniu w karcie zapoznania się z dokumentem.

§ 8.

1. Osoba kierująca archiwum:

§ 6.

1. Materiały archiwalne, od których wytworze- 1) dokonuje, na podstawie informacji zawartych nia nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępniane: w zgłoszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopusz- czalności udostępnienia materiałów archiwalnych;

1) do celów badań naukowych;

2) zaznacza brak zastrzeżeń odpowiednią adnotacją

2) na potrzeby tworzenia: na zgłoszeniu lub wniosku.

a) materiałów prasowych w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. — 2. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do in-

Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. formacji wskazanych w zgłoszeniu lub wniosku, czyn- zm. ), ności, o których mowa w ust. 1, mogą być poprzedzo- ne złożeniem przez zainteresowanego wyjaśnień lub

b) programów radiowych i telewizyjnych przez na- oświadczeń albo udokumentowaniem uprawnień do dawców programów radiowych i telewizyjnych; zapoznania się z treścią materiałów archiwalnych, któ-

3) na potrzeby produkcji filmów dokumentalnych; rych dotyczy zgłoszenie lub wniosek.

4) do celów własnych osób fizycznych, jeżeli udo-

§ 9.

Organ, któremu podlega archiwum lub który stępnienie materiałów archiwalnych dotyczących je nadzoruje, może: tych osób nie narusza prawnie chronionych inte- resów państwa, jednostek organizacyjnych i oby- 1) uzależnić udostępnienie materiałów archiwalnych wateli, danych osobowych zawartych w tych ma- od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o okreśteriałach lub innych informacji podlegających lonej tematyce lub od przedłożenia przez zaintere- ograniczonemu dostępowi; sowanego pisma polecającego instytucji lub oso- www.rcl.gov.plby właściwej w zakresie prowadzenia prac doty-

5) jeżeli materiały archiwalne są niezbędne do wyko- czących danej tematyki; nywania określonych w ustawach zadań organu władzy publicznej lub jednostki organizacyjnej. 2) ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwal- nych, jaka może być udostępniona jednej osobie Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. w ciągu dnia, z uwzględnieniem wymogów bez- z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 34, poz. 187, z 1990 r. pieczeństwa zasobu archiwalnego.

Nr 29, poz. 173, z 1991 r. Nr 100, poz. 442, z 1996 r. Nr 114, poz. 542, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 121, poz. 770, § 10. 1. Udostępnianie materiałów archiwalnych z 1999 r. Nr 90, poz. 999, z 2001 r. Nr 112, poz. 1198, może zostać ograniczone ze względu na: z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 111, poz. 1181, z 2005 r. Nr 39, poz. 377, z 2007 r. Nr 89, poz. 590, z 2010 r. 1) ich zły stan fizyczny;

Nr 182, poz. 1228 i Nr 235, poz. 1551 oraz z 2011 r. Nr 85, poz. 459 i Nr 156, poz. 934. 2) brak środków ewidencyjno-informacyjnych;

3) potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych § 14. Jeżeli zainteresowany podjął lub podejmuje przez jednostkę organizacyjną, w której funkcjonu- czynności zagrażające bezpieczeństwu lub integralno- je archiwum wyodrębnione, przy wykonywaniu jej ści udostępnionych materiałów archiwalnych, organ, ustawowych zadań; któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, może pisemnie:

4) ubieganie się o dostęp do tych samych materia- łów archiwalnych jednocześnie przez kilku zainte- 1) wyłączyć możliwość korzystania z materiałów ar- resowanych. chiwalnych przez zainteresowanego, o którym mowa w § 4 ust. 1;

2. W przypadku ograniczenia, o którym mowa w ust. 1, organ, któremu podlega archiwum lub który 2) cofnąć zainteresowanemu, o którym mowa w § 5 je nadzoruje, informuje o przyczynach ograniczenia ust. 1 i § 6 ust. 2, zgodę na korzystanie z materia- zainteresowanego lub zainteresowanych, wskazując łów archiwalnych. równocześnie przybliżony termin udostępnienia ma- teriałów archiwalnych. § 15. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwal- nych, udostępnianych na podstawie danego zgłosze-

§ 11.

1. Za pisemną zgodą organu, któremu podle- nia lub wniosku, nastąpi przerwa dłuższa niż 6 miesię- ga archiwum lub który je nadzoruje, zainteresowany, cy, ponowne wykorzystanie tych materiałów archi- o którym mowa w § 4 ust. 1 i § 6 ust. 2, może samo- walnych wymaga złożenia nowego zgłoszenia lub dzielnie sporządzać reprodukcje udostępnionych ma- wniosku. teriałów archiwalnych w archiwum, z wyjątkiem ma- teriałów archiwalnych zawierających informacje sta- § 16. 1. Wysokość opłat wnoszonych przez zainte- nowiące tajemnice prawnie chronione. resowanego w przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem 2. Organ, któremu podlega archiwum lub który je materiałów archiwalnych oraz za sporządzanie repro- nadzoruje, może wyłączyć lub ograniczyć możliwość dukcji materiałów archiwalnych określa załącznik do sporządzania reprodukcji przez archiwum lub zainte- rozporządzenia. resowanego udostępnionych materiałów archiwal- nych ze względu na: 2. Zainteresowany wnosi opłatę, o której mowa w ust. 1, przed udostępnieniem mu materiałów archi-

1) zły stan fizyczny materiałów archiwalnych; walnych lub przed wydaniem zamówionych repro-

2) żądanie sporządzenia reprodukcji materiałów ar- dukcji materiałów. chiwalnych oczywiście zbędnych do osiągnięcia celu udostępniania lub wykorzystania materiałów § 17. Do udostępniania materiałów archiwalnych archiwalnych, wskazanego odpowiednio w zgło- na podstawie zgłoszenia lub wniosku złożonego przed szeniu lub wniosku, o którym mowa w § 6 ust. 2. dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia sto- suje się przepisy dotychczasowe.

§ 12.

1. Oryginalne materiały archiwalne udostęp- nia się po nadaniu im numeracji stron lub kart. § 18. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

2. Wymogi, o których mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio do kopii materiałów archiwalnych, jeżeli archiwum nie dysponuje oryginalnymi materiałami archiwalnymi. Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

§ 13.

Materiały archiwalne udostępnia się po oka-

Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządze- zaniu przez zainteresowanego dokumentu potwier- niem Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie dzającego tożsamość, a w przypadku materiałów ar- sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych chiwalnych zawierających informacje niejawne także znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. oryginału poświadczenia bezpieczeństwa upoważnia-

Nr 107, poz. 679), które traci moc z dniem wejścia w życie jącego do dostępu do informacji niejawnych i za- niniejszego rozporządzenia, na podstawie art. 189 ust. 2 świadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w za- ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji nie- kresie ochrony informacji niejawnych. jawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228). www.rcl.gov.pl WYSOKOŚĆ OPŁAT Z TYTUŁU PONOSZENIA PRZEZ ARCHIWUM DODATKOWYCH KOSZTÓW ZWIĄZANYCH Z UDOSTĘPNIANIEM MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ORAZ ZA SPORZĄDZANIE REPRODUKCJI

MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

1 . O p ł a t y z t y t u ł u d o d a t k o w y c h k o s z t ó w z w i ą z a n y c h z u d o s t ę p n i a n i e m m a t e r i a ł ó w a r c h i w a l n y c h

Lp. Czynność Jednostka miary Opłata w zł Uwagi

1 2 3 4 5

1 Przygotowanie jednostki archiwalnej 1 jednostka archiwalna 20 do filmowania przy świetle dziennym przez zainteresowanego

2 Przygotowanie jednostki archiwalnej 1 jednostka archiwalna 20 do filmowania przy użyciu dodatkowego oświetlenia przez zainteresowanego

3 Przygotowanie jednostki archiwalnej 1 jednostka archiwalna 60 do fotografowania przy użyciu dodatkowego oświetlenia przez zainteresowanego

4 Poszukiwanie informacji zawartych 1 godzina pracy 20 Opłatę pobiera w materiałach archiwalnych w odpowiedzi się niezależnie na zapytanie od wyników poszukiwania

5 Poszukiwanie informacji zawartych 1 godzina pracy 40 Opłatę pobiera w materiałach archiwalnych obcojęzycznych się niezależnie lub trudno czytelnych od wyników poszukiwania

2 . O p ł a t y z a s p o r z ą d z a n i e r e p r o d u k c j i m a t e r i a ł ó w a r c h i w a l n y c h

Technika wykonania Opłata

Lp. Jednostka miary Uwagi lub czynność w zł

1 2 3 4 5

1 Odbitki kserograficzne 1 sztuka, format A4, czarno-białe 2

1 sztuka, format A4, kolorowe 10

1 sztuka, format A3, czarno-białe 4

1 sztuka, format A3, kolorowe 15

2 Fotokopie 1 sztuka, format 9´14 cm, czarno-białe 11 Przy zamówieniu przekraczającym wykonanie

10 sztuk fotokopii — www.rcl.gov.pljest pobierana zaliczka w wysokości

50% wartości zamówienia

1 sztuka, format 13x18 cm, czarno-białe 14

1 sztuka, format 18x24 cm, czarno-białe 17

1 sztuka, format 24x30 cm, czarno-białe 22

1 sztuka, format 30x40 cm, czarno-białe 29

1 sztuka, format 40x50 cm, czarno-białe 39

1 sztuka, format 50x60 cm, czarno-białe 53

1 2 3 4 5

3 Mikrofilmy 1 klatka negatywu 2,50 Wykonanie mikrofilmu jest możliwe pod warunkiem zamówienia co najmniej 20 klatek metr bieżący pozytywu na taśmie srebrowej 20 metr bieżący pozytywu na taśmie diazo 15

4 Reprodukcje w postaci 1 megabajt każdego wykonanego obrazu 1 Reprodukcje są plików rastrowych udostępniane zapisanych na w jednym z formatów informatycznych określonych nośnikach danych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia

17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U.

Nr 64, poz. 565, z późn. zm. ) do stosowania dla danych zawierających informację graficzną.

Ilość megabajtów stanowiącą podstawę do obliczenia wysokości opłaty ustala się na podstawie wielkości pliku obrazu w formacie TIFF bez kompresji

5 Wykonanie nagrania 1 minuta 5 Na nośniku analogowego zamawiającego z montażem

6 Wykonanie nagrania 1 minuta 2,50 Na nośniku cyfrowego z montażem zamawiającego

7 Transfer danych na 1 megabajt 0,1 Opłata nie uwzględnia przenośne wartości nośnika. informatyczne nośniki Opłata za nośnik danych lub za pomocą w zależności od systemów użytego nośnika teleinformatycznych

8 Wydruki z reprodukcji 1 sztuka, format A4, czarno-białe 2 w postaci plików 1 sztuka, format A4, kolorowe 10 rastrowych zapisanych 1 sztuka, format A3, czarno-białe 4 na informatycznych 1 sztuka, format A3, kolorowe 15 www.rcl.gov.pl nośnikach danych

Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654 i Nr 185, poz. 1092.