Art. 23a

1. Punkt kontaktowy, przy użyciu systemu teleinformatycznego, prowadzi system zarządzania sprawami, dotyczący co najmniej:

1) wniosków o udzielenie informacji składanych przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1 i 2, odmowy udzielenia informacji na taki wniosek, wniosków w sprawie uzupełnienia wniosku o udzielenie informacji lub przekazania wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku;

2) wymiany korespondencji między punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi w sprawie wniosku o udzielenie informacji składanego przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, lub podmioty uprawnione;

3) informacji udzielonych podmiotom, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1.

2. System zarządzania sprawami zawiera minimalne wymogi funkcjonalne, obejmujące co najmniej:

1) datę i godzinę złożenia wniosku o udzielenie informacji;

2) numer referencyjny wniosku o udzielenie informacji;

3) nazwę i dane kontaktowe podmiotu, o którym mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, składającego wniosek o udzielenie informacji; W brzmieniu ustalonym przez art. 1 pkt 19 lit. c ustawy, o której mowa w odnośniku 2.

W brzmieniu ustalonym przez art. 1 pkt 20 lit. a ustawy, o której mowa w odnośniku 2.

Przez art. 1 pkt 20 lit. b ustawy, o której mowa w odnośniku 2.

Przez art. 1 pkt 21 ustawy, o której mowa w odnośniku 2.

Dodany przez art. 1 pkt 22 ustawy, o której mowa w odnośniku 2.

4) termin udzielenia odpowiedzi na wniosek o udzielenie informacji, w tym informację dotyczącą wniosków, które mają charakter pilny;

5) oznaczenie postępowania, w związku z którym złożono wniosek o udzielenie informacji;

6) przedmiot wniosku o udzielenie informacji;

7) wskazanie daty oraz sposobu rozpatrzenia wniosku o udzielenie informacji;

8) informacje dotyczące korespondencji punktu kontaktowego z podmiotami uprawnionymi, w tym datę i godzinę przekazania wniosku o udzielenie informacji oraz datę i godzinę uzyskania odpowiedzi na wniosek złożony przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1;

9) podstawę odmowy przekazania informacji;

10) wskazanie daty wystąpienia o uzupełnienie wniosku o udzielenie informacji lub przekazanie wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku o udzielenie informacji;

11) wskazanie daty i godziny wystąpienia do organu prowadzącego postępowanie karne o wyrażenie zgody na udzielenie informacji oraz daty i godziny przekazania informacji po uzyskaniu zgody;

12) numer referencyjny prowadzonej w systemie sprawy.

3. System zarządzania sprawami spełnia wymogi funkcjonalne pozwalające na tworzenie statystyk do celów oceny i monitorowania wymiany informacji z państwami członkowskimi Unii Europejskiej.

4. System teleinformatyczny, przy użyciu którego punkt kontaktowy prowadzi system zarządzania sprawami, zapewnia w szczególności:

1) zabezpieczenia techniczne i organizacyjne uniemożliwiające dostęp osobie nieuprawnionej;

2) możliwość ustalenia osoby uzyskującej dostęp do systemu zarządzania sprawami oraz wykonanych operacji przetwarzania zgromadzonych w nim danych;

3) interoperacyjność z kanałem komunikacji wykorzystującym aplikację sieci bezpiecznej wymiany informacji SIENA, kanałem komunikacji udostępnianym przez Międzynarodową Organizację Policji Kryminalnej – Interpol oraz przez Krajowy System Informatyczny (KSI);

4) możliwość weryfikacji wniosków o udzielenie informacji składanych przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, z informacjami zgromadzonymi w systemie zarządzania sprawami;

5) monitorowanie wymaganych terminów udzielenia informacji na wniosek podmiotu, o którym mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, lub podmiotu uprawnionego.

5. Punkt kontaktowy przetwarza dane osobowe zgromadzone w systemie zarządzania sprawami tak długo, jak jest to konieczne, i proporcjonalnie do realizacji zadań, o których mowa w art. 5, a następnie nieodwracalnie usuwa te dane. 6. Punkt kontaktowy systematycznie, nierzadziej niż co 2 lata, weryfikuje dane zgromadzone w systemie zarządzania sprawami, usuwając dane zbędne. Pierwszą weryfikację punkt kontaktowy przeprowadza niepóźniej niż 6 miesięcy po zakończeniu wymiany informacji.