§ 4

1. Instytucja składa do ministra właściwego do spraw transportu wniosek o wypłatę kosztów refundowanych w terminie do końca ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, którego wniosek dotyczy.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) nazwę i adres instytucji;

2) informację na temat wysokości stosowanych stawek jednostkowych opłat dla lotów IFR;

3) informację na temat wysokości kosztu obsługi lotów VFR;

4) obliczoną należną kwotę dotacji w podziale na dotację należną za loty IFR oraz za loty VFR;

5) datę sporządzenia wniosku;

6) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe sporządzającego;

7) numer rachunku bankowego, na który dotacja ma być przekazana.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, dołącza się:

1) wypis z odpowiedniego rejestru potwierdzający status prawny instytucji, jeżeli instytucja podlega wpisowi do takiego rejestru - w przypadku wniosku składanego po raz pierwszy lub w przypadku zmiany statusu prawnego instytucji;

2) w przypadku lotów, o których mowa w art. 130 ust. 6 pkt 3-7 ustawy - zestawienie kwartalne lotów podlegających zwolnieniu, dla których zapewniono służby żeglugi powietrznej, wraz z informacjami dotyczącymi:

a) wysokości dotacji należnej z tytułu obsługi każdego z lotów,

b) przynależności każdego z lotów do poszczególnych kategorii zwolnień określonych w art. 130 ust. 6 pkt 3-7 ustawy,

c) maksymalnej masy startowej statku powietrznego (MTOM),

d) czynnika masy obliczonego zgodnie z wymogami rozporządzenia nr 391/2013,

e) dodatkowo dla opłat trasowych:

3) w przypadku lotów, o których mowa w art. 130 ust. 6 pkt 1 i 2 ustawy - informacje o przypadającej na dany kwartał wysokości kosztu obsługi lotów VFR obliczonego jako iloraz kosztów dla zwolnionych z opłat nawigacyjnych lotów VFR dla roku, którego rozliczenie dotyczy, i liczby kwartałów w roku.

4. Rozliczenie kosztów refundowanych jest weryfikowane przez instytucję po zakończeniu roku kalendarzowego. W przypadku lotów, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, rozliczenie jest weryfikowane w oparciu o koszty rzeczywiste lotów VFR. Jeżeli w wyniku weryfikacji kwota kosztów refundowanych ulegnie zmianie, różnica podlega rozliczeniu w ramach dotacji należnej w kolejnym roku kalendarzowym, w ramach wniosku o dotację za drugi kwartał tego roku.

5. Rozliczenie, o którym mowa w ust. 4, zawiera:

1) wysokość kosztów dla zwolnionych z opłat nawigacyjnych lotów VFR za loty, o których mowa w art. 130 ust. 6 pkt 1 i 2 ustawy, dla roku, którego koszty dotyczą;

2) wysokość kosztów rzeczywistych za loty, o których mowa w art. 130 ust. 6 pkt 1 i 2 ustawy, dla roku, którego koszty dotyczą;

3) kwotę dotacji otrzymanej dla lotów IFR oraz dla lotów VFR;

4) kwotę dotacji należnej dla lotów IFR oraz dla lotów VFR;

5) różnicę pomiędzy dotacją należną i otrzymaną, przy założeniu, że nadpłata zmniejsza, a niedopłata zwiększa kwotę dotacji należnej za trzeci kwartał;

6) potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię sprawozdania z badania sprawozdania finansowego za rok obrotowy, którego dotyczy rozliczenie kosztów rzeczywistych za loty, o których mowa w art. 130 ust. 6 pkt 1 i 2 ustawy;

7) opinię Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego potwierdzającą prawidłowość sporządzenia przez instytucję rozliczenia, o którym mowa w ust. 4.

6. W przypadku możliwości zakwalifikowania lotu do więcej niż jednej kategorii lotów określonych w art. 130 ust. 6 ustawy przyjmuje się kategorię lotu określoną we wniosku, o którym mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem że w pierwszej kolejności uwzględnia się przypisanie lotu do kategorii lotów określonych w art. 130 ust. 6 pkt 3-5 ustawy.