Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 23 października 2015 r. w sprawie konkursu na organizację zbiorowego zarządzania prawami autorskimi uprawnioną do zawierania umów na korzystanie z utworów niedostępnych w obrocie handlowym

§ 1.

Rozporządzenie określa:

1) wymagany zakres informacji umieszczanych w ogłoszeniu o konkursie, którego celem jest wyłonienie organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi uprawnionej do zawierania umów na korzystanie z utworów niedostępnych w obrocie handlowym, zwanym dalej „konkursem”;

2) zakres dokumentacji konkursowej;

3) tryb postępowania konkursowego.

§ 2.

Z dniem ogłoszenia konkursu minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, zwany dalej „ministrem”, udostępnia dokumentację konkursową w siedzibie urzędu obsługującego ministra oraz zawiadamia o tym pisemnie wszystkie organizacje zbiorowego zarządzania prawami autorskimi.

§ 3.

W ogłoszeniu o konkursie określa się:

1) warunki uczestnictwa w konkursie;

2) miejsce i formę złożenia oferty;

3) termin złożenia oferty nie krótszy niż 30 dni od dnia ogłoszenia o konkursie;

4) miejsce udostępnienia dokumentacji konkursowej;

5) kryteria oceny oferty.

§ 4.

Dokumentacja konkursowa zawiera w szczególności:

1) warunki uczestnictwa w konkursie, w szczególności dotyczące:

a) złożenia oferty w miejscu, formie oraz terminie określonych w ogłoszeniu o konkursie oraz zachowania zgodności oferty z wymaganiami określonymi w pkt 2,

b) podania przez organizację składającą ofertę jej adresu właściwego do doręczeń;

2) wymagania, jakim powinna odpowiadać oferta, w szczególności dotyczące:

a) opisu sposobu przygotowania oferty,

b) określenia przedmiotu oferty zgodnie z ogłoszeniem o konkursie,

c) zawartości oferty, przez wskazanie informacji i dokumentów dołączanych do oferty;

3) listę i opis kryteriów oceny oferty;

4) określenie maksymalnej liczby punktów, jaką może uzyskać oferta w zakresie każdego z kryteriów oceny;

5) opis sposobu oceny oferty w zakresie każdego z kryteriów oceny ofert.

§ 5.

Uczestnik konkursu przed upływem terminu do złożenia ofert może wycofać swoją ofertę i złożyć nową.

§ 6.

1. Do przeprowadzenia konkursu minister powołuje komisję konkursową, zwaną dalej „komisją”.

2. Komisja składa się z co najmniej 5 członków, w tym przewodniczącego, zastępcy przewodniczącego oraz sekretarza.

3. Członków komisji powołuje się spośród pracowników urzędu obsługującego ministra posiadających wiedzę i doświadczenie niezbędne do oceny złożonych ofert.

4. Powołując członka komisji, minister określa pełnioną przez niego funkcję w komisji.

§ 7.

1. Członek komisji składa pisemne oświadczenie, że:

1) nie pozostaje w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz nie jest związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z członkami władz uczestnika konkursu lub z kierownikiem jednostki organizacyjnej uczestnika konkursu odpowiedzialnej za wykonywanie czynności z zakresu zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi;

2) przed upływem jednego roku od daty rozpoczęcia konkursu nie pozostawał w stosunku pracy, zlecenia lub umowy o dzieło z żadnym uczestnikiem konkursu;

3) przed upływem jednego roku od daty rozpoczęcia konkursu nie był członkiem władz uczestnika konkursu;

4) nie pozostaje z żadnym członkiem władz uczestnika konkursu lub z kierownikiem jednostki organizacyjnej uczestnika konkursu odpowiedzialnej za wykonywanie czynności z zakresu zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, stanowi część dokumentacji konkursowej.

3. Członek komisji do czasu zakończenia jej prac zawiadamia niezwłocznie ministra o każdej zmianie stanu objętego oświadczeniem, o którym mowa w ust. 1.

§ 8.

1. Minister odwołuje członka komisji w przypadku:

1) niezłożenia pisemnego oświadczenia, o którym mowa w § 7 ust. 1;

2) zmiany stanu objętego tym oświadczeniem, powodującej niemożność sprawowania funkcji członka komisji;

3) długotrwałej choroby uniemożliwiającej jego udział w pracach komisji;

4) niezdolności do pracy z przyczyn innych niż choroba.

2. Mandat członka komisji wygasa w przypadku:

1) jego śmierci;

2) ustania stosunku pracy w urzędzie obsługującym ministra.

3. Minister niezwłocznie uzupełnia skład komisji w trybie określonym w § 6 ust. 3. Przepisy ust. 1 i 2 oraz § 7 stosuje się odpowiednio.

§ 9.

1. Komisja pracuje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia komisji odbywają się w terminach i miejscach wskazanych przez przewodniczącego.

3. W posiedzeniach komisji biorą udział wyłącznie jej członkowie, przy minimalnym kworum 4 członków.

§ 10.

1. Z posiedzenia komisji sporządza się protokół.

2. Protokół sporządza sekretarz komisji.

3. Protokół posiedzenia komisji zawiera w szczególności:

1) datę i miejsce posiedzenia;

2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe każdego z uczestników posiedzenia;

3) ustalenia komisji;

4) treść podjętych uchwał.

4. Członkowie komisji obecni na posiedzeniu podpisują protokół z posiedzenia komisji oraz parafują każdą stronę protokołu i załączników do protokołu.

5. Sekretarz komisji, do dnia zakończenia prac komisji, przechowuje dokumentację prac komisji obejmującą w szczególności:

1) protokoły z posiedzeń komisji;

2) uchwały komisji;

3) informacje o pracach komisji sporządzane dla ministra;

4) dokumentację konkursową;

5) oferty.

6. Do czasu zakończenia konkursu dostęp do dokumentacji prac komisji posiadają: minister, członkowie komisji oraz upoważnieni przez ministra pracownicy obsługującego go urzędu.

§ 11.

1. Pracami komisji kieruje przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności - zastępca przewodniczącego.

2. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:

1) organizowanie prac komisji;

2) reprezentowanie komisji przed ministrem;

3) wyznaczanie terminu i miejsca posiedzeń komisji oraz przewodniczenie tym posiedzeniom;

4) wyznaczanie zadań poszczególnym członkom komisji.

§ 12.

Komisja podejmuje uchwały w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej czterech członków komisji. W przypadku równej liczby głosów o wyniku głosowania decyduje głos przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności - głos zastępcy przewodniczącego.

§ 13.

1. Niezwłocznie po upływie terminu do składania ofert przewodniczący zwołuje posiedzenie, podczas którego komisja otwiera oferty złożone w terminie i na ich podstawie sporządza listę uczestników konkursu z zachowaniem kolejności złożenia ofert.

2. Listę, o której mowa w ust. 1, przewodniczący przekazuje niezwłocznie ministrowi w celu ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra.

§ 14.

1. W przypadku złożenia oferty po upływie terminu do składania ofert przewodniczący przekazuje ofertę ministrowi bez jej otwierania.

2. Ofertę złożoną po terminie minister zwraca oferentowi bez jej otwierania.

§ 15.

Ocenę ofert przeprowadza się w dwóch etapach.

§ 16.

1. Etap pierwszy obejmuje sprawdzenie:

1) złożenia oferty w miejscu, formie oraz terminie określonych w ogłoszeniu;

2) zgodności złożonej oferty z warunkami i wymaganiami określonymi w § 4 pkt 1 i 2.

2. Po zakończeniu badania ofert w pierwszym etapie konkursu komisja podejmuje rozstrzygnięcie w drodze uchwały, w której wskazuje:

1) oferty zakwalifikowane do drugiego etapu;

2) oferty niezakwalifikowane do drugiego etapu, podając przyczyny ich niezakwalifikowania.

3. Warunkiem zakwalifikowania oferty do drugiego etapu konkursu jest spełnienie warunków i wymagań sprawdzanych w pierwszym etapie.

§ 17.

1. Drugi etap obejmuje ocenę spełnienia kryteriów oceny ofert.

2. Komisja dokonuje oceny punktowej ofert. Ocena oferty stanowi sumę punktów uzyskanych w drugim etapie konkursu.

3. Po zakończeniu drugiego etapu konkursu komisja podejmuje uchwałę, w której wskazuje liczbę punktów uzyskanych przez poszczególne oferty.

§ 18.

1. Niezwłocznie po zakończeniu drugiego etapu konkursu komisja sporządza protokół końcowy z przebiegu konkursu i przekazuje go ministrowi wraz z dokumentacją prac komisji.

2. Protokół końcowy zawiera w szczególności:

1) oznaczenie czasu i miejsca przeprowadzenia pierwszego i drugiego etapu oceny ofert;

2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe każdego z członków komisji ze wskazaniem czynności, w których brali udział;

3) listę ofert podlegających zwrotowi;

4) listę ofert poddanych ocenie w pierwszym etapie;

5) listę ofert zakwalifikowanych do oceny w drugim etapie oraz listę ofert niezakwalifikowanych do oceny w drugim etapie z podaniem przyczyn ich niezakwalifikowania;

6) uzasadnienie rozstrzygnięć i ocen dokonywanych w czasie konkursu;

7) listę ofert wraz z liczbą punktów, jaką każda oferta uzyskała, w zakresie spełnienia poszczególnych kryteriów oceny ofert w drugim etapie konkursu, uszeregowaną według kolejności od największej do najmniejszej liczby punktów;

8) podpisy wszystkich członków komisji, a w przypadku braku podpisu - wzmiankę o przyczynie jego braku.

3. Komisja kończy pracę z dniem przyjęcia protokołu końcowego przez ministra.

§ 19.

Minister niezwłocznie po otrzymaniu protokołu końcowego ogłasza wynik konkursu i wyznacza organizację, która uzyskała najwyższą liczbę punktów, lub organizacje, które uzyskały kolejno najwyższą liczbę punktów.

§ 20.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 20 listopada 2015 r.