§ 4

1. Metadanymi, będącymi niezbędnymi elementami struktury utrwalonego zapisu, są:

1) identyfikator - jednoznaczny znacznik zapisu, który umożliwia jego identyfikację;

2) twórca - podmiot odpowiedzialny za treść zapisu, określony w szczególności nazwą sądu, wydziału, sekcji, o ile występuje, oraz danymi identyfikującymi protokolanta sporządzającego zapis albo osobę upoważnioną do dokonania zmiany, z podaniem ich roli w procesie tworzenia lub akceptacji zapisu albo jego zmiany;

3) tytuł - nazwa nadana zapisowi, obejmująca także oznaczenie sprawy i sygnaturę akt;

4) data - data sporządzenia zapisu;

5) format - nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych do zapisu;

6) dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić zapis;

7) typ - określenie podstawowego typu zapisu (np. dźwięk, obraz ruchomy) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative;

8) kwalifikacja - kategoria archiwalna, do której zalicza się akta sprawy, w której sporządzono zapis albo jego uprawnioną zmianę;

9) grupowanie - wskazanie przynależności zapisu do akt sprawy, określone w szczególności sygnaturą tych akt;

10) relacja - określenie bezpośredniego powiązania z innym zapisem lub adnotacjami oraz wskazanie rodzaju tego powiązania.

2. Dla każdego zapisu podaje się wszystkie metadane określone w ust. 1.

3. Zapis utrwala się w sposób umożliwiający jego automatyczne wyodrębnienie oraz poszczególnych metadanych.