Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 5 października 2016 r. w sprawie dokumentów związanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia sporządzanych w postaci elektronicznej

§ 1.

Rozporządzenie określa szczegółowy sposób tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania, przy zastosowaniu podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej, dokumentów związanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia.

§ 2.

Przepisy rozporządzenia stosuje się do dokumentów związanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia, sporządzanych w postaci elektronicznej, z wyjątkiem dokumentów:

1) zapisywanych na informatycznych nośnikach danych, związanych z operacjami dokonywanymi przy użyciu kart płatniczych, kart służących wyłącznie do dokonywania wypłaty gotówki oraz instrumentów pieniądza elektronicznego;

2) oznaczonych kategorią archiwalną A i podlegających trwałemu przechowywaniu na mocy odrębnych przepisów.

§ 3.

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) dokumencie - oznacza to dokument w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ;

2) informatycznym nośniku danych - oznacza to nośnik danych w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy, o której mowa w pkt 1;

3) integralności dokumentu - oznacza to właściwość polegającą na braku zniekształcenia, uszkodzenia lub zmiany dokumentu podczas odczytu, zapisu lub magazynowania, od chwili jego utworzenia;

4) podpisaniu - oznacza to czynność polegającą na złożeniu podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej.

§ 4.

Utworzenie dokumentu polega na zapisaniu sekwencji danych tworzących jego treść na informatycznym nośniku danych i podpisaniu tych danych.

§ 5.

1. Utrwalenie dokumentu polega na jego zapisaniu na informatycznym nośniku danych w sposób zapewniający zachowanie jego integralności i możliwość odczytania wszystkich informacji zawartych w tym dokumencie aż do zakończenia okresu przechowywania dokumentu.

2. W przypadku stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej należy zapewnić ich odpowiednią konserwację przez zastosowanie procedur i technologii umożliwiających przedłużenie wiarygodności kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej poza techniczny okres ważności.

§ 6.

1. Dokument uważa się za zabezpieczony, jeżeli w okresie jego przechowywania spełnione są łącznie następujące warunki:

1) zapewniona jest jego dostępność wyłącznie dla osób uprawnionych w określonym miejscu i czasie;

2) jest chroniony przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;

3) zastosowane są aktualnie dostępne metody i środki ochrony integralności dokumentu.

2. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów wymaga w szczególności:

1) systematycznego dokonywania analizy zagrożeń;

2) opracowania i stosowania procedur zabezpieczania dokumentów i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu;

3) stosowania systemów zabezpieczeń ze szczególnym uwzględnieniem zapewnienia kompletności i szczelności tych systemów;

4) opracowania sposobów działania w celu eliminacji naruszania bezpieczeństwa oraz bieżącego kontrolowania funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowego dokonywania oceny tych sposobów.

§ 7.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.