§ 25

1. W przypadku stwierdzenia w dokumentach ubezpieczeniowych nieprawidłowości uniemożliwiających dokonanie prawidłowego rozliczenia na koncie płatnika składek i zewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego, Zakład przeprowadza postępowanie wyjaśniające mające na celu wyeliminowanie tych nieprawidłowości, zwane dalej „postępowaniem wyjaśniającym”.

2. Raporty prawidłowe służą do sporządzenia przez Zakład wewnętrznego dokumentu rozliczeniowego będącego podstawą do przekazywania za ubezpieczonych składek do otwartych funduszy emerytalnych.

3. Postępowanie wyjaśniające kończy odpowiednio uzyskanie oświadczenia płatnika składek na piśmie w sprawie stwierdzonych błędów, dokonanie przez Zakład ustaleń w drodze kontroli lub przesłanie przez płatnika składek prawidłowo sporządzonych dokumentów ubezpieczeniowych, które były przedmiotem postępowania, oraz sporządzenie lub skorygowanie dokumentów ubezpieczeniowych z urzędu przez Zakład.

4. W przypadku gdy nieprawidłowość, o której mowa w ust. 1, jest spowodowana błędem instytucji obsługującej wpłaty składek, postępowanie wyjaśniające kończy oświadczenie woli tej instytucji, do której powinna być załączona poświadczona kserokopia oryginalnego dokumentu płatniczego.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, przekazanie należności z tytułu składek do otwartych funduszy emerytalnych i Narodowego Funduszu Zdrowia za dany miesiąc kalendarzowy następuje niezwłocznie po zakończeniu postępowania wyjaśniającego.

6. W przypadku wystąpienia różnic między kwotami składek wykazanymi przez płatnika składek w deklaracji o najwyższym numerze identyfikatora a kwotami wyliczonymi w wewnętrznym dokumencie rozliczeniowym, wszczyna się postępowanie wyjaśniające, jeżeli łączna kwota różnic przekracza 2 zł.