§ 3

1. Wprowadzanie danych do rejestru lokalnego odbywa się za pośrednictwem aplikacji dedykowanej do obsługi elektronicznej spraw prowadzonych przez konsula lub wojewodę albo za pośrednictwem interfejsu wystawionego przez aplikację Centralnego Rejestru Kart Polaka.

2. Wprowadzając dane wnioskodawcy do rejestru lokalnego, konsul lub wojewoda wypełnia formularz, zwany dalej „wnioskiem”, zawierający rubryki przewidziane dla informacji wymaganych we wniosku o przyznanie lub przedłużenie ważności Karty Polaka oraz dotyczące spełnienia wymagań koniecznych do ubiegania się o przyznanie lub przedłużenie ważności Karty Polaka. Rejestracja sprawy jest możliwa po wypełnieniu wszystkich rubryk oznaczonych jako obligatoryjne.

3. Po wprowadzeniu danych wnioskodawcy do rejestru lokalnego są one przekazywane w postaci elektronicznej do rejestru centralnego celem weryfikacji, czy dane wnioskodawcy figurują w rejestrze centralnym.

4. Każdy wniosek otrzymuje niepowtarzalny numer, składający się z oznaczenia kraju, w którym złożony został wniosek o przyznanie lub przedłużenie ważności Karty Polaka, oznaczenia organu wydającego lub przedłużającego jej ważność i kolejnego numeru sprawy. Nadany numer wniosku jest jego numerem w rejestrze lokalnym i rejestrze centralnym.

5. Pierwszy wniosek zapisany w rejestrze centralnym tworzy zbiór dokumentów wnioskodawcy, do którego są dołączane kolejne wnioski.

6. W rejestrze lokalnym jest odnotowywana decyzja o przyznaniu, przedłużeniu ważności albo odmowie przyznania Karty Polaka przez konsula albo wojewodę.

7. Zapisywanie danych w rejestrze centralnym następuje automatycznie przez połączenie z aplikacją dedykowaną do obsługi elektronicznej spraw prowadzonych przez konsula lub wojewodę albo za pośrednictwem interfejsu wystawionego przez aplikację Centralnego Rejestru Kart Polaka.