§ 4

1. Jeżeli utrwalanie zapisu następuje za pomocą systemu teleinformatycznego, to dla każdego zapisu w metadanych należy podać następujące informacje:

1) dla metadanej - identyfikator - jednoznaczny znacznik zapisu nadawany przez system teleinformatyczny, który umożliwia jego identyfikację;

2) dla metadanej - twórca - nazwę organu prowadzącego postępowanie, wydziału, sekcji, o ile występuje, oraz dane identyfikujące protokolanta sporządzającego zapis albo osobę upoważnioną do dokonania zmiany, z podaniem ich roli w procesie tworzenia lub akceptacji zapisu albo jego zmiany;

3) dla metadanej - tytuł - oznaczenie sprawy i sygnaturę akt sprawy;

4) dla metadanej - data - datę sporządzenia zapisu;

5) dla metadanej - kwalifikacja - kategorię archiwalną, do której zalicza się akta sprawy, w której sporządzono zapis albo jego uprawnioną zmianę;

6) dla metadanej - grupowanie - wskazanie przynależności zapisu do akt sprawy, określone sygnaturą tych akt;

7) dla metadanej - format - wskazanie nazwy formatu albo formatów danych zastosowanych do zapisu;

8) dla metadanej - dostęp - określenie, komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić zapis;

9) dla metadanej - typ - określenie podstawowego typu zapisu.

2. Dla każdego zapisu podaje się wszystkie metadane określone w ust. 1.

3. Zapis utrwala się w sposób umożliwiający jego automatyczne wyodrębnienie oraz wyodrębnienie poszczególnych metadanych.

4. Przed przystąpieniem do utrwalania obrazu lub dźwięku za pomocą systemu teleinformatycznego protokolant identyfikuje się w systemie teleinformatycznym.

5. Protokolant wprowadza do systemu teleinformatycznego lub sprawdza i w razie potrzeby uzupełnia dane w postaci elektronicznej dotyczące oznaczenia organu prowadzącego postępowanie, miejsca i daty czynności procesowej, nazwiska osoby przeprowadzającej czynność, protokolanta, oskarżyciela, oskarżonego, jak również obecnych podczas czynności procesowej przedstawicieli ustawowych i obrońców, oznaczenia sprawy oraz wzmianki co do jawności.

6. Do zapisu utrwalonego za pomocą systemu teleinformatycznego można sporządzić adnotacje.

7. Adnotacjom sporządzonym dla danego zapisu przyporządkowuje się metadane, o których mowa w ust. 1.