§ 17

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2015 r.

1. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną materiałów archiwalnych.

2. Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

1) symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;

2) symbolem „BE” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt 1, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione;

3) symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt 1.

Część A

Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu podziału dla klas oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi od „0” do „3”

Część B

Wzór budowy wykazu akt

1. Standard porządkowania materiałów archiwalnych obejmuje:

1.1. ustalenie przynależności zespołowej i przyporządkowanie materiałów archiwalnych do zespołu (zbioru) archiwalnego;

1.2. sprawdzenie sposobu utworzenia jednostek archiwalnych i w miarę potrzeby dokonanie korekty;

1.3. ułożenie materiałów archiwalnych aktowych w obrębie jednostek archiwalnych w kolejności wynikającej ze spisu spraw, przy czym pierwsza sprawa powinna zostać umieszczona na górze teczki. Dokumenty w obrębie danej sprawy układa się chronologicznie, począwszy od najwcześniejszego pisma wszczynającego sprawę;

1.4. opisanie jednostek archiwalnych na ich opakowaniu przez podanie:

1.4.1. pełnej nazwy organu lub jednostki organizacyjnej, która materiały archiwalne wytworzyła lub zgromadziła,

1.4.2. pełnej nazwy komórki organizacyjnej, która materiały archiwalne wytworzyła lub zgromadziła,

1.4.3. oznaczenia kancelaryjnego, to jest znaku akt albo znaku sprawy, jeżeli było stosowane,

1.4.4. oznaczenia kategorii archiwalnej,

1.4.5. tytułu jednostki archiwalnej złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt - o ile był stosowany; tytuł może zostać uszczegółowiony przez dodanie typu akt tworzących jednostkę archiwalną,

1.4.6. rocznych dat skrajnych materiałów archiwalnych tworzących jednostkę archiwalną,

1.4.7. sygnatury jednostki archiwalnej, wynikającej z ewidencji archiwum państwowego;

1.5. nadanie układu jednostkom archiwalnym w obrębie zespołu (zbioru) archiwalnego, przy czym wyodrębnieniu powinny podlegać poszczególne rodzaje materiałów archiwalnych.

2. Wykonanie czynności, o których mowa w pkt 1, odbywa się z uwzględnieniem układu nadanego przez organ lub jednostkę organizacyjną w momencie wytworzenia lub zgromadzenia dokumentacji.

3. Standard ewidencjonowania materiałów archiwalnych obejmuje:

3.1. ustalenie, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, czy przedmiotem jednej pozycji spisu będzie jedna jednostka archiwalna;

3.2. sporządzenie spisu odrębnie dla każdego rodzaju materiałów archiwalnych zawierającego:

3.2.1. nazwę organu lub jednostki organizacyjnej posiadającej materiały archiwalne podlegające przekazaniu do archiwum państwowego,

3.2.2. nazwę zespołu (zbioru) archiwalnego,

3.2.3. określenie rodzaju materiałów archiwalnych, np.: aktowe, techniczne, kartograficzne, geologiczne, fotograficzne, audiowizualne, audialne, wizyjne,

3.2.4. roczne daty skrajne przekazywanych akt,

3.2.5. dla każdej pozycji spisu podaje się:

3.2.5.1. liczbę porządkową, odpowiadającą kolejnej numeracji jednostek archiwalnych w obrębie zespołu (zbioru) archiwalnego,

3.2.5.2. oznaczenie kancelaryjne, to jest znak akt lub znak sprawy, jeżeli było stosowane,

3.2.5.3. sygnaturę archiwalną, jeżeli była stosowana,

3.2.5.4. tytuł jednostki archiwalnej przeniesiony w dosłownym brzmieniu z opakowania,

3.2.5.5. roczne daty skrajne materiałów archiwalnych tworzących jednostkę archiwalną,

3.2.6. informację o liczbie jednostek archiwalnych w spisie.

4. Standard technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych obejmuje:

4.1. poddanie zabiegom konserwatorskim w przypadku uszkodzenia mechanicznego, biologicznego lub chemicznego materiałów archiwalnych;

4.2. usunięcie elementów metalowych i plastikowych (np.: spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek, okładek), o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej;

4.3. umieszczenie materiałów archiwalnych, w formie w jakiej zostały wytworzone, w opakowaniu dostosowanym do ich rozmiaru;

4.4. ponumerowanie zapisanych stron materiałów archiwalnych aktowych przez naniesienie kolejnego numeru w górnym, prawym rogu strony (w uzasadnionych przypadkach zamiast numeracji stron stosuje się numerację kart); ostateczną liczbę stron/kart podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki opakowania w formie zapisu: Niniejsze... [rodzaj opakowania] zawiera... stron/kart kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby numerującej akta]4;

4.5. umieszczenie jednostek archiwalnych w opakowaniach zbiorczych (np.: pudło, teka); opakowania zbiorcze opisuje się przez umieszczenie na grzbiecie: nazwy zespołu (zbioru) archiwalnego i sygnatur jednostek archiwalnych umieszczonych wewnątrz;

4.6. opakowania, o których mowa w pkt 4.3., powinny być wykonane z materiału litego bezkwasowego o wskaźniku pH od 7,5 do 10, rezerwie alkalicznej > 0,4 mol/kg, liczbie Kappa < 5 i gramaturze od 160 do 800 g/m²;

4.7. opakowania, o których mowa w pkt 4.5., powinny być wykonane z materiału litego bezkwasowego o wskaźniku pH od 7,5 do 10, rezerwie alkalicznej > 0,4 mol/kg i gramaturze od 1100 g/m².