§ 6

1. Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania, podając dane o:

1) nazwie organu lub jednostki organizacyjnej, która materiały archiwalne wytworzyła i zgromadziła;

2) zmianach nazwy organu lub jednostki organizacyjnej wraz z okresem działania pod daną nazwą;

3) zmianach struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej;

4) podstawie prawnej utworzenia organu lub jednostki organizacyjnej;

5) podstawie prawnej ustania działalności organu lub jednostki organizacyjnej;

6) właściwości rzeczowej i miejscowej organu lub jednostki organizacyjnej;

7) systemie kancelaryjnym stosowanym w organie lub jednostce organizacyjnej;

8) systemie wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym wskazanie, czy był to system elektronicznego zarządzania dokumentacją;

9) składzie chronologicznym, w którym były gromadzone materiały archiwalne, i jego rozmiarze;

10) składzie informatycznych nośników danych, w którym były gromadzone materiały archiwalne, i jego rozmiarze;

11) wyrażonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzą materiały archiwalne;

12) rodzajach materiałów archiwalnych;

13) rozmiarze materiałów archiwalnych wyrażonym we właściwy dla danego rodzaju materiałów archiwalnych sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych, metrach bieżących;

14) stanie zachowania materiałów archiwalnych, w tym o podejmowanych dotychczas działaniach w zakresie profilaktyki konserwatorskiej lub konserwacji właściwej;

15) stopniu zewidencjonowania lub uporządkowania materiałów archiwalnych.

2. W przypadku niemożliwości podania danych, o których mowa w ust. 1, kierownik jednostki udziela stosownych pisemnych wyjaśnień.

3. Danych, o których mowa w ust. 1, nie podaje się podczas kolejnego przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, jeżeli od ostatniego przekazania nie uległy one zmianie.