§ 12

1. Dokumenty przedstawione do rejestracji lub wyrejestrowania, których zgodnie z rozporządzeniem nie zwraca się właścicielowi pojazdu, oraz odpowiednio kserokopie dokumentów organ rejestrujący zatrzymuje i tworzy indywidualne teczki, zwane dalej „aktami pojazdu”, które przechowuje się według numerów rejestracyjnych pojazdów.

2. Dla dokumentów, o których mowa w ust. 1, organ rejestrujący może prowadzić archiwizację elektroniczną zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - w takim przypadku w aktach pojazdu gromadzi się tylko dokumenty, które nie są zwracane właścicielowi pojazdu.

3. Dla dokumentów dołączonych do wniosków o rejestrację, czasową rejestrację lub wyrejestrowanie pojazdu, składanych drogą elektroniczną, organ rejestrujący prowadzi archiwizację elektroniczną, o której mowa w ust. 2 - w takim przypadku w aktach pojazdu gromadzi się tylko dokumenty, które nie są zwracane właścicielowi pojazdu.

4. Dla dokumentów dołączonych do wniosku o rejestrację pojazdu złożonego na formularzu, o którym mowa w art. 73c ust. 3 ustawy, organ rejestrujący prowadzi archiwizację elektroniczną, o której mowa w ust. 2.

5. Kserokopie dokumentów, których obowiązek wykonania wynika z przepisów rozporządzenia, wykonuje i uwierzytelnia organ rejestrujący. Uwierzytelnienie kserokopii polega na dokonaniu na niej adnotacji o treści: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, którą należy potwierdzić datą, podpisem oraz pieczątką organu rejestrującego.

6. Organ rejestrujący unieważnia dokument, jeżeli jest to wymagane przepisami rozporządzenia, przez odcięcie prawego górnego rogu, o powierzchni co najmniej 1 cm², wszystkich stron dokumentu.

7. Akta pojazdu przechowuje się przez okres 5 lat od dnia wyrejestrowania pojazdu lub zmiany właściwości miejscowej organu rejestrującego.