Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 9 listopada 2022 r. w sprawie kontroli korzystania z dostępu do danych zgromadzonych w Rejestrze Dokumentów Paszportowych

§ 1.

Rozporządzenie określa:

1) tryb przeprowadzania kontroli, o której mowa w art. 91 ustawy z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych, zwanej dalej „ustawą”;

2) wzór upoważnienia do przeprowadzania kontroli;

3) wzór protokołu kontroli.

§ 2.

1. Kontrola jest wykonywana zgodnie z rocznym planem kontroli.

2. W razie potrzeby, niezależnie od rocznego planu kontroli, minister właściwy do spraw informatyzacji, zwany dalej „ministrem”, może zarządzić przeprowadzenie kontroli doraźnej.

§ 3.

1. Roczny plan kontroli sporządza dyrektor komórki organizacyjnej urzędu obsługującego ministra właściwej do spraw kontroli, w porozumieniu z dyrektorem komórki organizacyjnej tego urzędu właściwej do prowadzenia spraw związanych z udostępnianiem danych z Rejestru Dokumentów Paszportowych.

2. Roczny plan kontroli zatwierdza minister.

3. Roczny plan kontroli określa:

1) zakres przedmiotowy kontroli;

2) nazwę podmiotu kontrolowanego;

3) przewidywany termin wszczęcia i zakończenia kontroli.

§ 4.

1. Minister wyznacza zespół kontrolny, w którego skład wchodzą co najmniej dwie osoby, o których mowa w art. 91 ust. 3 ustawy, zwane dalej „kontrolującymi”, wskazując spośród nich kierownika zespołu kontrolnego.

2. Kontrolujący składają ministrowi oświadczenie na piśmie o braku albo istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli.

3. Wzór upoważnienia do przeprowadzania kontroli określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 5.

1. Kontrolujący dokumentują przebieg i wyniki czynności kontrolnych, zakładając i prowadząc w tym celu akta kontroli, które obejmują:

1) wykaz ich zawartości, z wymienieniem nazw dokumentów i wskazaniem odpowiednich stron;

2) uwierzytelnione kopie dokumentów potwierdzających uprawnienie do przetwarzania danych przekazanych w celu weryfikacji;

3) sporządzone na piśmie stanowisko ministra, o którym mowa w § 7 ust. 4;

4) inne dokumenty związane z przedmiotem kontroli.

2. Akta kontroli służą wyłącznie do użytku służbowego.

3. Akta kontroli mogą być prowadzone w postaci elektronicznej.

§ 6.

1. Kontrolujący sporządzają protokół z przeprowadzonej kontroli, który zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, w tym ujawnione nieprawidłowości, z uwzględnieniem przyczyn ich powstania, zakresu, skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.

2. Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kierownika podmiotu kontrolowanego i ministra.

3. Wzór protokołu kontroli określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

4. W przypadku prowadzenia akt kontroli w postaci elektronicznej przepisu ust. 2 nie stosuje się.

§ 7.

1. Po zakończeniu czynności kontrolnych protokół kontroli podpisują kontrolujący i przekazują protokół kierownikowi podmiotu kontrolowanego, a w przypadku nieobecności kierownika - osobie pełniącej jego obowiązki, wyznaczając jednocześnie termin 10 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu kontroli do złożenia podpisu i zwrotu podpisanego protokołu kontroli kontrolującym albo wniesienia do niego umotywowanych zastrzeżeń.

2. W przypadku wniesienia zastrzeżeń na piśmie do protokołu kontroli kontrolujący dokonują ich analizy i, w miarę potrzeby, podejmują dodatkowe czynności kontrolne.

3. W przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń kontrolujący zmieniają lub uzupełniają odpowiednią część protokołu kontroli.

4. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości albo w części kierownik zespołu kontrolnego uzupełnia protokół kontroli o stanowisko ministra, w którym są wskazane przyczyny nieuwzględnienia zastrzeżeń.

5. Zmieniony lub uzupełniony w wyniku czynności, o których mowa w ust. 3, protokół kontroli bądź protokół kontroli wraz ze stanowiskiem, o którym mowa w ust. 4, kontrolujący niezwłocznie przekazują kierownikowi podmiotu kontrolowanego albo osobie pełniącej jego obowiązki w celu jego podpisania i zwrotu podpisanego protokołu kontroli kontrolującym, w terminie, o którym mowa w ust. 1.

6. Kierownik podmiotu kontrolowanego albo osoba pełniąca jego obowiązki może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając ministrowi wyjaśnienie odmowy na piśmie, w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu kontroli. O odmowie podpisania protokołu kontroli kontrolujący czynią wzmiankę w protokole.

7. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego albo osobę pełniącą jego obowiązki nie stanowi przeszkody do wystąpienia do ministra z wnioskiem, o którym mowa w § 8.

8. W przypadku prowadzenia akt kontroli w postaci elektronicznej protokół kontroli podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

9. W przypadku prowadzenia akt kontroli w postaci elektronicznej czynność dokonana w postaci elektronicznej jest równoważna czynności dokonanej w postaci papierowej.

§ 8.

W przypadku stwierdzenia niespełnienia warunków, o których mowa w art. 87 ust. 1 ustawy, w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania protokołu kontroli przez wszystkie osoby, o których mowa w § 7 ust. 1, z zastrzeżeniem § 7 ust. 7, kierownik zespołu kontrolnego występuje do ministra z wnioskiem o wydanie decyzji, o której mowa w art. 87 ust. 4, art. 88 ust. 6 lub art. 89 ust. 6 ustawy.

§ 9.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem określonym w komunikacie wydanym na podstawie art. 110a ustawy z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych.