§ 4

1. Kancelaria Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej, Kancelaria Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, kierownicy urzędów jednostek samorządu terytorialnego oraz pracodawcy, sporządzają - w ramach wyłączenia z urzędu - zawiadomienia i przesyłają je do szefa wojskowego centrum rekrutacji w terminie 30 dni od dnia powstania okoliczności uzasadniających wyłączenie.

2. Zawiadomienia sporządza się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pismo utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pismo utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

3. W zawiadomieniach ujmuje się następujące dane osób podlegających wyłączeniu: imię (imiona) i nazwisko, a w przypadku zmiany nazwiska również nazwisko rodowe, a także numer PESEL, stopień wojskowy, adres miejsca pobytu stałego lub pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, określenie zajmowanego stanowiska lub kwalifikacji albo pełnionej funkcji.

4. Osoby zajmujące stanowiska organów administracji publicznej, w rozumieniu art. 5 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego , wykonują czynności, o których mowa w ust. 1, we własnym imieniu.

5. Wzór zawiadomienia jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.