Art. 403

1. Dokumentację dyscyplinarną stanowią:

1) dokumenty dotyczące odmowy wszczęcia postępowania dyscyplinarnego;

2) akta postępowania dyscyplinarnego;

3) dokumenty dotyczące nieprzyjęcia odwołania;

4) dokumenty dotyczące wykonania ukarania oraz likwidacji skutków ukarania, a także wcześniejszego zatarcia ukarania;

5) dokumenty dotyczące sprawy o wznowienie postępowania dyscyplinarnego;

6) dokumenty dotyczące zastosowania dyscyplinarnych środków zapobiegawczych;

7) dokumenty dotyczące wyróżniania;

8) inne dokumenty związane z reagowaniem dyscyplinarnym.

2. Ewidencja dyscyplinarna obejmuje:

1) ewidencję wyróżnień w formie karty wyróżnień żołnierza;

2) ewidencję ukarań dyscyplinarnych w formie karty ukarania żołnierza;

3) ewidencję postępowań dyscyplinarnych w formie rejestru postępowań dyscyplinarnych;

4) informacje o wypadkach wynikłych z naruszenia prawa przez żołnierzy, rodzajach naruszeń dyscypliny wojskowej, objęciu żołnierzy dyscyplinarnymi i karnymi środkami zapobiegawczymi, a także o rodzajach ukarań żołnierzy oraz wykonaniu tych ukarań.

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, są gromadzone, przetwarzane i przechowywane w ewidencji wojskowej. 4. W karcie wyróżnień żołnierza zamieszcza się:

1) dane wyróżnionego: stopień wojskowy, imię i nazwisko, imię ojca i numer PESEL;

2) opis zasługi, kryterium lub przesłanki będące podstawą albo warunkiem udzielenia wyróżnienia;

3) informację o rodzaju udzielonego wyróżnienia, z wyjątkiem informacji o udzieleniu wyróżnienia, o którym mowa w art. 424 ust. 1 pkt 1;

4) oznaczenie przełożonego, który udzielił wyróżnienia;

5) numer i datę wydania rozkazu lub decyzji, w których stwierdzono udzielenie wyróżnienia, oraz oznaczenie organu, który je wydał;

6) adnotacje o realizacji wyróżnienia udzielonego żołnierzowi i zapoznaniu żołnierza z kartą wyróżnień, a także podpis osoby dokonującej wpisu w karcie wyróżnień.

5. W karcie ukarania żołnierza zamieszcza się:

1) dane ukaranego: stopień wojskowy, imię i nazwisko, imię ojca, numer PESEL;

2) datę wydania prawomocnego orzeczenia o ukaraniu;

3) oznaczenie przewinienia dyscyplinarnego;

4) informację o rodzaju i wymiarze orzeczonej kary dyscyplinarnej lub zastosowanego środka dyscyplinarnego albo środków dyscyplinarnych;

5) dane o wykonaniu ukarania albo termin warunkowego zawieszenia wykonania ukarania oraz termin przedawnienia się wykonania ukarania;

6) termin zatarcia ukarania, o którym mowa w art. 416 ust. 2–5;

7) adnotację o niewniesieniu sprzeciwu przez ukaranego do orzeczenia w przypadku prowadzenia postępowania dyscyplinarnego w trybie uproszczonym.

6. Dostęp do danych oraz dokumentów, o których mowa w ust. 1 i 2, posiadają przełożeni dyscyplinarni, organy uprawnione do wymierzania kar oraz wyżsi przełożeni dyscyplinarni w stosunku do podległych żołnierzy, a także kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw dyscypliny wojskowej.

7. Do danych, o których mowa w ust. 1 i 2, ma zastosowanie przepis art. 2 ust. 2 lit. a RODO.

8. Minister Obrony Narodowej określi, w drodze rozporządzenia:

1) sposób i tryb prowadzenia ewidencji wyróżnień, wzór rozkazu lub decyzji, w których stwierdza się udzielenie wyróżnienia, wzór karty wyróżnień żołnierza oraz sposób zapoznawania z nią wyróżnionego żołnierza, a także okres jej przechowywania,

2) sposób prowadzenia i dokumentowania akt postępowania dyscyplinarnego oraz obieg dokumentacji dyscyplinarnej, a także okres ich przechowywania,

3) wzory dokumentów należących do ewidencji dyscyplinarnej innych niż wymienione w pkt 1 oraz kategorie osób upoważnionych do ich prowadzenia, ewidencjonowania oraz przetwarzania ze wskazaniem sposobu ich obiegu oraz gromadzenia

– zapewniając ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem danych zawartych w dokumentacji oraz z uwzględnieniem warunków pełnienia czynnej służby wojskowej, w tym po ogłoszeniu mobilizacji, w stanach nadzwyczajnych, w czasie wojny, a także podczas wykonywania zadań służbowych w strefie działań wojennych oraz w przypadku użycia Sił Zbrojnych poza granicami państwa, jak również udziału w sytuacjach kryzysowych.