Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 25 lipca 2023 r. w sprawie trybu i sposobu przydzielania, zmiany i cofania uprawnień do dostępu do krajowego zbioru rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych

§ 1.

Rozporządzenie określa:

1) tryb i sposób przydzielania, zmiany i cofania uprawnień do dostępu do krajowego zbioru rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców, zwanego dalej „krajowym zbiorem rejestrów”, za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych oraz warunki techniczne tego dostępu;

2) wzór upoważnienia do dostępu do krajowego zbioru rejestrów oraz wykorzystywania danych z tego rejestru;

3) wzór wniosku o wyrażenie zgody na udostępnienie danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych;

4) wzór wniosku o wyrażenie zgody na udostępnienie danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych, składanego w trybie art. 453 ust. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, zwanej dalej „ustawą”;

5) wzór oświadczenia podmiotu, o którym mowa w art. 453 ust. 3 ustawy.

§ 2.

Wzór wniosku o wyrażenie zgody na udostępnienie danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

§ 3.

Wzór wniosku o wyrażenie zgody na udostępnienie danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych, składanego w trybie art. 453 ust. 2 ustawy, jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

§ 4.

Wzór oświadczenia podmiotu, o którym mowa w art. 453 ust. 3 ustawy, jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

§ 5.

1. Dostęp do krajowego zbioru rejestrów następuje wyłącznie przez wydzielone sieci teleinformatyczne MAN i WAN odseparowane od sieci Internet, w szczególności sieci będące we właściwości ministra właściwego do spraw wewnętrznych, z uwzględnieniem szyfrowania ruchu w tunelu VPN poprzez protokół IPsec przy wykorzystaniu metody szyfrowania co najmniej AES -256.

2. Stacje robocze przeznaczone do komunikowania się z krajowym zbiorem rejestrów:

1) pracują w lokalnej sieci komputerowej bez możliwości dostępu do Internetu;

2) posiadają aktualne oprogramowanie antywirusowe zabezpieczające przed złośliwym oprogramowaniem;

3) są chronione przed dostępem osób nieuprawnionych.

§ 6.

1. Podmiot, o którym mowa w art. 453 ust. 1 ustawy, może uzyskać dostęp do krajowego zbioru rejestrów z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego służącego do komunikowania się z krajowym zbiorem rejestrów lub bez wykorzystania takiego systemu.

2. Podmiot składający wniosek w trybie art. 453 ust. 2 ustawy oraz podmiot lub podmioty, których ten wniosek dotyczy, mogą uzyskać dostęp do krajowego zbioru rejestrów tylko z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego służącego do komunikowania się z krajowym zbiorem rejestrów.

§ 7.

1. W celu przydzielenia uprawnień do dostępu do krajowego zbioru rejestrów bez wykorzystania systemu teleinformatycznego służącego do komunikowania się z krajowym zbiorem rejestrów:

1) podmiot, o którym mowa w art. 453 ust. 1 ustawy, po uzyskaniu zgody Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców, zwanego dalej „Szefem Urzędu”, na udostępnienie danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów:

a) wyznacza, w drodze upoważnienia, co najmniej jednego lokalnego administratora, który w jego imieniu będzie występować w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony krajowy zbiór rejestrów, z wnioskami o przydzielenie, zmianę lub cofnięcie użytkownikowi indywidualnemu w ramach podmiotu uprawnień do dostępu do krajowego zbioru rejestrów, zmianę danych użytkownika oraz wygenerowanie nowego hasła jednorazowego,

b) informuje Szefa Urzędu o wyznaczeniu lokalnego administratora, wskazując jego następujące dane: imię, nazwisko i numer PESEL; można wskazać również indywidualny służbowy adres poczty elektronicznej lub indywidualny służbowy numer telefonu komórkowego;

2) Szef Urzędu przydziela lokalnemu administratorowi uprawnienia w systemie teleinformatycznym, w którym prowadzony jest krajowy zbiór rejestrów, w celu realizacji czynności, o których mowa w pkt 1 lit. a;

3) w celu przydzielenia użytkownikowi indywidualnemu w ramach podmiotu uprawnień do dostępu do krajowego zbioru rejestrów lokalny administrator występuje w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony krajowy zbiór rejestrów, z wnioskiem w tej sprawie zawierającym: imię, nazwisko, numer PESEL, płeć użytkownika indywidualnego oraz zakres wnioskowanych dla niego uprawnień; we wniosku można wskazać również indywidualny służbowy adres poczty elektronicznej użytkownika indywidualnego.

2. Jeżeli wniosek, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, spełnia wymogi formalne, Szef Urzędu przydziela użytkownikowi indywidualnemu w ramach podmiotu uprawnienia do dostępu do krajowego zbioru rejestrów.

3. Szef Urzędu informuje w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony krajowy zbiór rejestrów, podmiot o przydzielonych użytkownikom indywidualnym w ramach tego podmiotu uprawnieniach do dostępu do krajowego zbioru rejestrów.

4. W przypadku zmiany lokalnego administratora lub cofnięcia upoważnienia o wyznaczeniu lokalnego administratora podmiot informuje o tym pisemnie Szefa Urzędu.

5. Upoważnienie do dostępu do krajowego zbioru rejestrów oraz wykorzystywania danych z tego rejestru dla użytkownika indywidualnego w ramach podmiotu, który uzyskał dostęp do krajowego zbioru rejestrów bez wykorzystania systemu teleinformatycznego służącego do komunikowania się z tym krajowym zbiorem rejestrów, sporządza się zgodnie ze wzorem upoważnienia określonym w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

§ 8.

1. W celu przydzielenia uprawnień do dostępu do krajowego zbioru rejestrów z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego służącego do komunikowania się z krajowym zbiorem rejestrów, podmiot, o którym mowa w art. 453 ust. 1 ustawy, lub podmiot, który złożył wniosek w trybie art. 453 ust. 2 ustawy, po uzyskaniu zgody Szefa Urzędu na udostępnienie danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów:

1) występuje pisemnie do Szefa Urzędu o przekazanie opisu interfejsu;

2) przygotowuje własny system teleinformatyczny do komunikowania się z krajowym zbiorem rejestrów, w oparciu o przekazany opis interfejsu;

3) zestawia bezpieczne połączenie własnego systemu teleinformatycznego z krajowym zbiorem rejestrów - przy współpracy z Szefem Urzędu.

2. Po sprawdzeniu spełnienia wymagań, o których mowa w ust. 1, Szef Urzędu przydziela podmiotowi, o którym mowa w ust. 1, uprawnienia do dostępu do krajowego zbioru rejestrów.

3. Upoważnienie do dostępu do krajowego zbioru rejestrów oraz wykorzystywania danych z tego rejestru dla osoby fizycznej, która wykonuje uprawnienia do dostępu do krajowego zbioru rejestrów w imieniu podmiotu, który uzyskał dostęp do krajowego zbioru rejestrów z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego służącego do komunikowania się z tym krajowym zbiorem rejestrów, sporządza się zgodnie ze wzorem upoważnienia określonym w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

§ 9.

1. W przypadku zmiany przydzielonych uprawnień do dostępu do krajowego zbioru rejestrów bez wykorzystania systemu teleinformatycznego służącego do komunikowania się z krajowym zbiorem rejestrów lokalny administrator w danym podmiocie występuje w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony krajowy zbiór rejestrów, z wnioskiem o zmianę przydzielonych uprawnień danemu użytkownikowi indywidualnemu w ramach tego podmiotu.

2. Jeżeli wniosek, o którym mowa w ust. 1, spełnia wymogi formalne, Szef Urzędu cofa użytkownikowi indywidualnemu w ramach podmiotu wcześniejsze uprawnienia do dostępu do krajowego zbioru rejestrów i przydziela mu nowe uprawnienia.

3. Szef Urzędu informuje w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony krajowy zbiór rejestrów, podmiot o przydzielonych użytkownikom indywidualnym w ramach tego podmiotu nowych uprawnieniach do dostępu do krajowego zbioru rejestrów.

§ 10.

1. W przypadku zmiany przydzielonych uprawnień do dostępu do krajowego zbioru rejestrów z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego służącego do komunikowania się z krajowym zbiorem rejestrów, podmiot:

1) przygotowuje w razie konieczności zmiany we własnym systemie teleinformatycznym służącym do komunikowania się z krajowym zbiorem rejestrów, w oparciu o przekazany przez Szefa Urzędu opis interfejsu;

2) dokonuje w razie konieczności zmiany zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych odpowiednich do przetwarzania danych osobowych;

3) występuje pisemnie do Szefa Urzędu o zmianę uprawnień do dostępu do krajowego zbioru rejestrów.

2. Po sprawdzeniu, czy podmiot spełnił wymagania określone w ust. 1 pkt 1 i 2, Szef Urzędu cofa wcześniejsze uprawnienia do dostępu do krajowego zbioru rejestrów i przydziela nowe uprawnienia.

§ 11.

1. W przypadku cofnięcia przydzielonych uprawnień do dostępu do krajowego zbioru rejestrów bez wykorzystania systemu teleinformatycznego służącego do komunikowania się z krajowym zbiorem rejestrów lokalny administrator w danym podmiocie występuje w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony krajowy zbiór rejestrów, z wnioskiem o cofnięcie przydzielonych uprawnień danemu użytkownikowi indywidualnemu w ramach tego podmiotu.

2. Na podstawie wniosku, o którym mowa w ust. 1, Szef Urzędu cofa uprawnienia danemu użytkownikowi indywidualnemu do dostępu do krajowego zbioru rejestrów, którego wniosek dotyczył.

§ 12.

1. W przypadku cofnięcia przydzielonych uprawnień do dostępu do krajowego zbioru rejestrów z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego służącego do komunikowania się z krajowym zbiorem rejestrów, podmiot występuje pisemnie do Szefa Urzędu z wnioskiem w tej sprawie.

2. Na podstawie wniosku, o którym mowa w ust. 1, Szef Urzędu cofa uprawnienia do dostępu do krajowego zbioru rejestrów, którego wniosek dotyczył.

§ 13.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 28 lipca 2023 r.