Art. 17

1. Zarządca rozliczeń wykonuje zadanie, o którym mowa w art. 16 ust. 2 pkt 3, z wykorzystaniem rejestru prowadzonego w systemie teleinformatycznym. W rejestrze gromadzi się, odrębnie dla każdego z podmiotów, o których mowa w art. 3, dane obejmujące:

1) aktualną liczbę pracowników i strukturę zatrudnienia;

2) aktualną liczbę pracowników, którym przysługują uprawnienia, o których mowa w art. 4 ust. 1;

3) aktualną liczbę pracowników, którzy skorzystali z uprawnień, o których mowa w art. 4 ust. 1, począwszy od dnia rozpoczęcia okresu wyłączania jednostek wytwórczych albo systemowej redukcji, ograniczenia lub zakończenia wydobycia węgla brunatnego, określonych zgodnie z art. 4 ust. 2 i 4;

4) aktualny imienny wykaz pracowników, którzy skorzystali z uprawnień i świadczeń określonych w ustawie, obejmujący dane, o których mowa w art. 10 ust. 3 pkt 3 i 4, rodzaj przyznanego uprawnienia, wysokość przyznanego świadczenia, a w przypadku świadczeń socjalnych dodatkowo okres ich wypłacania na rzecz pracownika;

5) aktualny imienny wykaz osób wykonujących pracę zarobkową na podstawie stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej lub na innej podstawie w podmiocie, o którym mowa w art. 3. 2. W celu realizacji ustawowych zadań zarządcy rozliczeń, o których mowa w art. 16 ust. 2 pkt 3–6, w rejestrze, o którym mowa w ust. 1, przetwarza się dane osobowe pracodawcy, o których mowa w art. 10 ust. 3 pkt 1 i 2, oraz dane osobowe pracowników określone w ust. 1 pkt 4.

3. Zarządca rozliczeń jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w rejestrze, o którym mowa w ust. 1. 4. Dane osobowe gromadzone w rejestrze, o którym mowa w ust. 1, przechowuje się przez okres niezbędny do realizacji zadań zarządcy rozliczeń, o których mowa w art. 16 ust. 2 pkt 3–6, jednak niedłużej niż do dnia 31 grudnia 2055 r. Po tym okresie dane osobowe niezwłocznie usuwa się.

5. Zarządca rozliczeń prowadzi rejestr, o którym mowa w ust. 1, w sposób, który:

1) uniemożliwia dokonywanie ingerencji oraz zmian w sposobie działania tego rejestru bez zapisania w nim informacji o tym zdarzeniu;

2) umożliwia dokonanie w tym rejestrze korekty wpisanych w nim danych, o których mowa w ust. 2;

3) zapewnia funkcję odnotowania i generowania elektronicznego potwierdzenia zawierającego informacje o dacie i godzinie wprowadzenia danych, o których mowa w ust. 2, ich zmiany lub korekty, oraz o zakresie tych danych, a także dane podmiotu oraz upoważnionego użytkownika, który wprowadził dane lub dokonał ich zmiany lub korekty.

6. Korekta, o której mowa w ust. 5 pkt 2, wymaga akceptacji administratora danych osobowych przetwarzanych w rejestrze, o którym mowa w ust. 1.

7. Realizując zadania, o których mowa w art. 16 ust. 1, zarządca rozliczeń może zlecać wykonanie poszczególnych czynności specjalistom lub podmiotom zatrudniającym pracowników posiadających wiedzę i odpowiednie doświadczenie, niezbędne do wykonywania tych czynności.

8. Zarządca rozliczeń może występować do Zakładu o udzielenie informacji niezbędnych do realizacji zadań wynikających z art. 16 ust. 1 oraz o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego lub kontroli wypłat dokonywanych na podstawie ustawy. Zakład przeprowadza postępowanie wyjaśniające lub kontrolę na podstawie ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350, z późn. zm. ). Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontroli Zakład niezwłocznie informuje zarządcę rozliczeń o ich wynikach.

9. Zarządca rozliczeń, wykonując zadania związane z weryfikacją i kontrolą realizacji uprawnień pracowników do świadczeń socjalnych oraz jednorazowej odprawy pieniężnej, o których mowa w art. 16 ust. 1, w tym dotyczące prowadzenia rejestru, o którym mowa w ust. 1, wypełnia w stosunku do osób fizycznych, których dane osobowe będą przetwarzane w związku z wykonywaniem przepisów ustawy, obowiązki informacyjne określone w art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. ), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, przez zamieszczenie odpowiednich informacji na swoich stronach internetowych.

10. Podmioty obowiązane inne niż zarządca rozliczeń wypełniają w stosunku do osób fizycznych, których dane osobowe będą przetwarzane w związku z wykonywaniem przepisów ustawy, obowiązki informacyjne określone w art. 13 i art. 14 rozporządzenia 2016/679, przez zamieszczenie odpowiednich informacji na swoich stronach internetowych lub w Biuletynie Informacji Publicznej, o ile są obowiązane do ich prowadzenia, oraz w swoich siedzibach w widocznym miejscu.

11. Realizacja żądań, o których mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, następuje przez złożenie wniosku przez osobę fizyczną, której dane osobowe są przetwarzane w związku z wykonywaniem przepisów ustawy, do właściwego podmiotu, o którym mowa w art. 3, i przekazanie przez ten podmiot sprostowanych lub uzupełnionych informacji do zarządcy rozliczeń. Do zarządcy rozliczeń nie stosuje się art. 16 rozporządzenia 2016/679 w zakresie dotyczącym danych osobowych przekazanych do zarządcy rozliczeń przez podmioty, o których mowa w art. 3.

Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2025 r. poz. 620, 622, 769, 820, 1083, 1160, 1216, 1409, 1413 i 1423 oraz z 2026 r. poz. 26.

Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35.

12. W przypadku realizacji żądań, o których mowa w art. 15 ust. 3 rozporządzenia 2016/679, w zakresie dostarczenia kopii danych osobowych w formie papierowej przez zarządcę rozliczeń, zakres danych osobowych obejmuje zgromadzone przez zarządcę rozliczeń dane przekazane mu przez podmioty, o których mowa w art. 3.

13. Zarządca rozliczeń zamieszcza informacje o sposobie realizacji obowiązków, o których mowa w ust. 9, ust. 11 zdanie drugie i ust. 12, na swoich stronach internetowych.

14. Podmioty obowiązane inne niż zarządca rozliczeń zamieszczają informacje o sposobie realizacji obowiązków, o których mowa w ust. 10, na swoich stronach internetowych lub w Biuletynie Informacji Publicznej, o ile są obowiązane do ich prowadzenia, oraz w swoich siedzibach w widocznym miejscu.

15. Zarządca rozliczeń zabezpiecza dane osobowe przetwarzane w związku z wykonywaniem przepisów ustawy w sposób zapobiegający nadużyciom i niezgodnemu z prawem dostępowi lub przekazywaniu tych danych, polegający w szczególności na:

1) dopuszczeniu do przetwarzania tych danych osobowych wyłącznie takich osób, które posiadają pisemnie lub elektronicznie nadane upoważnienie do przetwarzania tych danych;

2) zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania tych danych osobowych do zachowania ich w poufności.

16. Przy przetwarzaniu danych osobowych zarządca rozliczeń wdraża odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne praw i wolności osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane, w szczególności przez nadawanie uprawnień do przetwarzania tych danych minimalnej liczbie osób oraz opracowanie procedury określającej sposób zabezpieczenia danych.