§ 5

1. Czynnością będącą podstawą wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, dotyczących sprawy o wykroczenie, osób i podmiotów pokrzywdzonych, sprawców wykroczeń, osób podejrzanych o popełnienie wykroczenia, obwinionych i ukaranych za te wykroczenia do rejestru wykroczeń jest:

1) sporządzenie notatki urzędowej przez policjanta, który ujawnił wykroczenie albo uzyskanie informacji, w tym w postaci obrazu lub dźwięku, pozwalającej na stwierdzenie popełnienia wykroczenia, utrwalonej za pomocą dostępnych środków lub urządzeń technicznych, w tym rejestrujących obraz lub dźwięk, w szczególności obrazu lub zdjęcia z monitoringu;

2) przyjęcie pisemnego zawiadomienia pochodzącego od instytucji, pokrzywdzonego lub innej osoby, zawierającego informację o popełnieniu wykroczenia;

3) sporządzenie przez policjanta protokołu ustnego przyjęcia zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia albo notatki urzędowej w przypadku przyjęcia ustnego zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia;

4) wydanie postanowienia o wyłączeniu materiałów do odrębnego postępowania, w sprawie o wykroczenie, wraz z otrzymaniem materiałów dotyczących tego wykroczenia, wyłączonych z prowadzonego postępowania karnego, bądź innego postępowania przewidzianego przez ustawę;

5) nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego na podstawie art. 97 k.p.o.w.;

6) zastosowanie środków oddziaływania wychowawczego.

2. Do rejestru wykroczeń wprowadza się informacje o wykroczeniach, osobach i podmiotach pokrzywdzonych, osobach podejrzanych o ich popełnienie i ich sprawcach ujawnionych przez:

1) stwierdzenie popełnienia wykroczenia przez policjanta, w szczególności za pomocą przyrządu kontrolno-pomiarowego lub urządzenia rejestrującego;

2) schwytanie sprawcy wykroczenia na gorącym uczynku jego popełnienia lub bezpośrednio po jego popełnieniu;

3) otrzymanie informacji o popełnionym wykroczeniu od organu uprawnionego do prowadzenia postępowania wyjaśniającego w sprawach o wykroczenia, postępowania w sprawach nieletnich lub postępowania karnego albo od osoby lub instytucji pokrzywdzonej wykroczeniem.

3. Czynnością będącą podstawą do wprowadzania do rejestru wykroczeń informacji, w tym danych osobowych, dotyczących:

1) zakończenia czynności wyjaśniających w sprawie o wykroczenie stanowi:

a) skierowanie wniosku o ukaranie do sądu,

b) odstąpienie od skierowania wniosku o ukaranie do sądu,

c) nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego,

d) przekazanie materiałów czynności innemu organowi albo komórce uprawnionej do prowadzenia czynności wyjaśniających zgodnie z właściwością rzeczową i miejscową,

e) przekazanie przez właściwy sąd informacji o prawomocnym postanowieniu o odmowie wszczęcia lub umorzeniu postępowania z przyczyn określonych w art. 61 k.p.o.w.,

f) zastosowanie środków oddziaływania wychowawczego;

2) obwinionego o popełnienie wykroczenia stanowi wniesienie do sądu wniosku o ukaranie;

3) ukaranego za popełnienie wykroczenia stanowi:

a) przekazanie przez właściwy sąd informacji o prawomocnym wyroku uznającym obwinionego za winnego popełnienia wykroczenia,

b) nałożenie mandatu karnego.

4. Czynnością będącą podstawą do wprowadzania do rejestru wykroczeń pozostałych informacji, w tym danych osobowych, stanowi uzyskanie lub zgromadzenie przez Policję informacji podczas oraz w wyniku wykonywania czynności określonych w art. 14 ust. 1 pkt 1 ustawy o Policji lub czynności określonych w k.p.o.w., a także otrzymanie informacji od organów lub od sądu na podstawie art. 20f ust. 5 i 6 ustawy o Policji.

5. W przypadku gdy osoba podejrzana o popełnienie wykroczenia nie jest znana albo nie można ustalić jej tożsamości do rejestru wykroczeń wprowadza się uzyskane oraz posiadane informacje o stwierdzonym wykroczeniu i jego sprawcy dokonując uzupełnienia przetwarzanych informacji po ustaleniu tożsamości sprawcy.

6. Sporządzenie notatki urzędowej stanowi czynność będącą podstawą do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń w przypadku, gdy:

1) zgłoszenie popełnienia wykroczenia zostało złożone przez osobę, która nie ma pełnego rozeznania co do podejmowanych czynności oraz nie ma możliwości przesłuchania osoby i protokolarnego przyjęcia zawiadomienia, w takim przypadku należy wykonać czynności niecierpiące zwłoki, a w szczególności ustalić tożsamość sprawcy wykroczenia i świadków zdarzenia oraz zabezpieczyć ślady i dowody przed ich utratą;

2) przyjęte zawiadomienie zostało złożone na piśmie i wyczerpująco przedstawia okoliczności zdarzenia albo gdy policjant samodzielnie ujawnił wykroczenie i okoliczności zdarzenia nie budzą wątpliwości, jednakże, jeżeli uznaje się to za niezbędne ze względów dowodowych osobę, która złożyła zawiadomienie, można w takich przypadkach przesłuchać w charakterze świadka.