§ 4

1. Akta osobowe składają się z okładki oraz czterech wyodrębnionych części o charakterze stałym: A, B, C i D. 2. Na przedniej zewnętrznej stronie okładki akt osobowych wpisuje się:

1) w górnej części: nazwę jednostki organizacyjnej, w której akta osobowe zostały założone, oraz rok założenia akt osobowych;

2) w środkowej części: nazwisko, imię (imiona) funkcjonariusza, imię ojca i numer ewidencyjny akt osobowych.

3. W celu ułatwienia identyfikacji akt osobowych na grzbiecie akt można wpisać wielkimi literami nazwisko i imię funkcjonariusza, którego akta dotyczą.

4. Na przedniej wewnętrznej stronie okładki przykleja się co najmniej raz na 10 lat fotografię funkcjonariusza w umundurowaniu służbowym (według wzoru fotografii do legitymacji służbowej) oraz wpisuje się rok, w którym fotografia została wykonana. W przypadkach uzasadnionych zmianą wyglądu funkcjonariusza przełożony może żądać umieszczenia jego aktualnej fotografii we wcześniejszym terminie.