§ 18

1. Dokumenty lub informatyczne nośniki danych zawierające dane geologiczne, o których mowa w § 1 pkt 2, zwane dalej „materiałami”, są przekazywane w sposób uporządkowany w bezpiecznym dla danego materiału opakowaniu zapewniającym ochronę przed uszkodzeniami mechanicznymi, chemicznymi oraz biologicznymi. Do przekazywanych materiałów dołącza się jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego.

2. Dokumenty w postaci papierowej składa się do formatu A4, zabezpiecza się przed zdekompletowaniem bez użycia elementów metalowych oraz przekazuje się w pudłach lub tekach wykonanych z materiału litego bezkwasowego o wskaźniku pH od 7,5 do 10, rezerwie alkalicznej > 0,4 mol/kg, liczbie Kappa < 5 i gramaturze od 160 do 800 g/m².

3. Przekazujący materiały opisuje je, umieszczając na ich wierzchniej stronie tytuł lub nazwę badania, nazwę wykonawcy, nazwę podmiotu, który sfinansował prace będące źródłem danych geologicznych, roczne daty krańcowe ich wytworzenia oraz numer pudła lub teki.

4. Materiały przekazywane państwowej służbie geologicznej wskazuje się w spisie zdawczo-odbiorczym w porządku zgodnym z nadanym im układem.

5. Przed przyjęciem materiałów państwowa służba geologiczna sprawdza stan oraz prawidłowość ich uporządkowania, a następnie potwierdza ich przyjęcie w spisie zdawczo-odbiorczym.

6. Jeżeli państwowa służba geologiczna stwierdzi nieprawidłowości dotyczące stanu lub uporządkowania materiałów, odmawia ich przyjęcia oraz powiadamia o tym fakcie organ właściwy do udzielenia koncesji albo wydania decyzji o zatwierdzeniu projektu robót geologicznych, albo przyjęcia zgłoszenia projektu robót geologicznych.