§ 7

1. Ewidencję chroni się przed:

1) utratą;

2) uszkodzeniem lub zniszczeniem;

3) kradzieżą;

4) dostępem osób nieuprawnionych.

2. Wpisu do ewidencji dokonuje się niezwłocznie po dokonaniu obrotu towarami o znaczeniu strategicznym. W przypadku gdy obrót obejmuje więcej niż jedną wysyłkę, wpisu dokonuje się oddzielnie dla każdej wysyłki.

3. W przypadku gdy obrót polega na niematerialnym transferze oprogramowania lub technologii realizowanym w ramach ciągłej lub wielokrotnej współpracy, podmiot obowiązany do prowadzenia ewidencji może dokonywać wpisów opisowych, zawierających w szczególności opis sposobu dokonania transferu oraz okres, w jakim był on dokonywany.

4. W przypadku obrotu, o którym mowa w ust. 3, który trwa dłużej niż 14 dni, pierwszego wpisu do ewidencji dokonuje się niepóźniej niż 14. dnia od rozpoczęcia tego obrotu. Kolejne wpisy do ewidencji są dokonywane niezwłocznie po upływie 14 dni.

5. Wpisu do ewidencji dokonuje podmiot dokonujący obrotu towarami o znaczeniu strategicznym lub osoba upoważniona przez ten podmiot na piśmie. Wpisy do ewidencji są dokonywane na podstawie:

1) oświadczenia końcowego użytkownika;

2) certyfikatu importowego;

3) zezwolenia na obrót towarami o znaczeniu strategicznym;

4) dokumentu, na podstawie którego dokonano obrotu, w szczególności umowy dotyczącej obrotu, listu przewozowego lub faktury;

5) numeru zgłoszenia celnego;

6) zgłoszenia zamiaru dokonania przywozu lub transferu wewnątrzunijnego produktów podwójnego zastosowania wykorzystywanych w telekomunikacji lub do ochrony informacji;

7) innego dokumentu, na podstawie którego dokonano obrotu.

6. Dokument będący podstawą dokonania wpisu lub odpis tego dokumentu przechowuje się w miejscu prowadzenia ewidencji. Jeżeli podstawą wpisu do ewidencji jest dokument elektroniczny, przechowuje się go w siedzibie podmiotu dokonującego obrotu towarami o znaczeniu strategicznym lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej przez ten podmiot.

7. W przypadku ewidencji prowadzonej w sposób, o którym mowa w § 5, dokument będący podstawą dokonania wpisu jest przechowywany w systemie, w którym jest prowadzona ewidencja.