Artykuł 1

1. Niniejsze rozporządzenie ma na celu zapewnienie, że dokumenty o wartości historycznej lub administracyjnej zostaną zachowane i udostępnione do wglądu publicznego, jeśli będzie to możliwe.

W tym celu każda instytucja Wspólnoty Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej, a także Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Komitet Regionów, agencje i podobne organy powołane przez prawodawcę (zwane dalej instytucjami) określają historyczne materiały archiwalne i udostępniają je do wglądu publicznego na warunkach przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu po upływie okresu 30 lat rozpoczynającego się z dniem utworzenia dokumentu.

2. Do celów niniejszego rozporządzenia:

a) „materiały archiwalne instytucji Wspólnot Europejskich” oznaczają wszelkie dokumenty niezależnie od ich rodzaju i postaci, które zostały sporządzone lub otrzymane przez jedną z instytucji, jej przedstawicielstwo lub pracowników w wykonywaniu swoich funkcji, związane z działaniami Wspólnoty Europejskiej i/lub Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (zwanych dalej „Wspólnotami Europejskimi”);

b) „historyczne materiały archiwalne instytucji Wspólnot Europejskich” stanowią tę część materiałów archiwalnych instytucji Wspólnot Europejskich, która została wyselekcjonowana, z uwzględnieniem warunków ustalonych w art. 7, w celu ich trwałego zachowania.

3. Wszelkie dokumenty udostępnione do wglądu publicznego przed upływem okresu przewidzianego w ust. 1 pozostają nadal dostępne do wglądu publicznego bez ograniczeń.

4. Po upływie okresu trzydziestu lat, określonego w ust. 1, historyczne materiały archiwalne mogą być udostępnione każdej ubiegającej się osobie, która wyrazi zgodę na podporządkowanie się wewnętrznym zasadom ustalonym do tych celów przez każdą z instytucji.

5. Historyczne materiały archiwalne udostępniane są w postaci kopii. Instytucje mogą jednakże wydawać oryginały dokumentów lub zapisów, jeśli użytkownik wykaże szczególne i właściwie uzasadnione zainteresowanie.