Artykuł 8

1. Każda instytucja – z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) i Europejskiego Banku Centralnego (EBC) – powierza Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji (EIU) dokumenty, które stanowią część jej historycznych materiałów archiwalnych i które udostępniła ona do wglądu publicznego zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Powierzanie materiałów odbywa się zgodnie z załącznikiem.

Bez uszczerbku dla akapitu pierwszego instytucje powierzające mogą z przyczyn prawnych lub administracyjnych wyłączyć spośród powierzanych EIU materiałów oryginały pewnych dokumentów. W takim wypadku powierzają mu ich mikroformę lub ich kopię cyfrową.

2. Każda instytucja dostarcza na wniosek Państw Członkowskich oraz innych instytucji, w przypadku gdy zainteresowane Państwo Członkowskie nie jest państwem, w którym znajduje się instytucja lub zainteresowane instytucje nie znajdują się w tym samym Państwie Członkowskim, kompletny zestaw kopii mikrofilmowych swoich historycznych materiałów archiwalnych, o ile są one udostępnione do wglądu publicznego na podstawie niniejszego rozporządzenia.

3. TSUE i EBC mogą powierzać EIU swoje historyczne materiały archiwalne na zasadzie dobrowolności.

4. Instytucje powierzające pozostają właścicielami swoich materiałów archiwalnych oraz zachowują wyłączną odpowiedzialność za wybór dokumentów i akt powierzanych EIU lub w inny sposób mu udostępnianych.

5. Powierzanie EIU historycznych materiałów archiwalnych instytucji nie narusza ochrony materiałów archiwalnych przewidzianej w art. 2 Protokołu nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

6. EIU zapewnia przechowywanie i ochronę powierzonych mu materiałów archiwalnych. Przechowywanie i ochrona muszą być zgodne z uznanymi międzynarodowymi standardami fizycznej ochrony materiałów archiwalnych i co najmniej spełniać zasady techniczne i zasady bezpieczeństwa odpowiadające zasadom przechowywania publicznych materiałów archiwalnych we Włoszech i zasadom zarządzania nimi. W związku z tym powierzone dokumenty są przechowywane w skonstruowanym w tym celu repozytorium.

7. EIU ponosi wyłączną odpowiedzialność za pracowników skierowanych do zarządzania powierzonymi mu historycznymi materiałami archiwalnymi Unii. EIU zapewnia, by pracownicy wyznaczeni do zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi posiadali wymagane kwalifikacje zawodowe niezbędne do wykonywania pracy w tej dziedzinie.

8. Każda instytucja powierzająca ma prawo uzyskać informacje na temat zarządzania przez EIU jej materiałami archiwalnymi i przeprowadzić inspekcję powierzonych przez siebie materiałów archiwalnych.

9. EIU udostępnia do wglądu publicznego historyczne materiały archiwalne, które otrzymuje na mocy ust. 1 i 3. Także instytucje mogą udostępniać do wglądu publicznego kopię tych samych historycznych materiałów archiwalnych.

10. Koszty zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi Unii są pokrywane ze składek na stosowną pozycję budżetową uiszczanych przez wszystkie instytucje powierzające – w granicach rocznych środków udostępnianych przez władzę budżetową zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (

6

). Ze składek tych nie pokrywa się kosztów związanych z udostępnianiem i adaptacją budynków i repozytoriów w celu przyjęcia materiałów archiwalnych i zajmujących się nimi pracowników.

Wymiar składek, o których mowa w akapicie pierwszym, jest proporcjonalny do wielkości odpowiednich planów zatrudnienia instytucji powierzających. Każda składka jest obliczana ponownie po powierzeniu EIU historycznych materiałów archiwalnych przez dodatkowe instytucje lub co najmniej raz na pięć lat.

11. EIU występuje w charakterze podmiotu przetwarzającego dane zgodnie z art. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i działa według wskazówek instytucji powierzających. EIU przetwarza dane osobowe zawarte w historycznych materiałach archiwalnych należących do instytucji zgodnie z gwarancjami przewidzianymi w tym rozporządzeniu.

12. Europejski Inspektor Ochrony Danych nadal posiada uprawnienia nadzorcze wobec instytucji w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych zawartych w historycznych materiałach archiwalnych powierzonych EIU.