Załącznik

1. ZADANIA

Agencja SAPARD realizuje następujące główne zadania w odniesieniu do wydatków SAPARD:

1.1. zatwierdzenie zobowiązań i płatności: celem niniejszego zadania jest ustalenie kwoty, która jest wypłacana na rzecz wnioskującego lub dostawcy zgodnie z zasadami umowy finansowej, w szczególności zasadami dotyczącymi dopuszczalności wniosków o zatwierdzenie i wniosków o płatność, przestrzeganie zobowiązań w odniesieniu zatwierdzeń dotyczących projektów, procedur dotyczących udziału w przetargach i zawierania umów oraz weryfikację wykonywanych prac lub dostarczanych usług;

1.2. realizacja płatności: celem tej funkcji jest wydawanie poleceń bankowi agencji lub we właściwych przypadkach rządowemu urzędowi płatniczemu, wypłacenia zatwierdzonej kwoty wnioskującemu lub dostawcy (lub jego cesjonariuszowi);

1.3. księgowanie zobowiązań i płatności: celem tego zadania jest zapisywanie zobowiązań i płatności w oddzielnych księgach rachunkowych wydatków agencji SAPARD, głównie w formie systemu elektronicznego przetwarzania danych, oraz przygotowywania okresowych zestawień wydatków, włącznie z miesięcznymi i rocznymi deklaracjami kierowanymi do Komisji. Księgi rachunkowe rejestrują również szczegóły dotyczące należnych kwot pozostających do windykacji;

1.4. kontrola: celem tego sprawozdania jest sprawdzenie faktów, na których opierają się wnioski o zatwierdzenie i o płatność, w celu przejrzenia ich zgodności z zasadami umowy finansowej oraz warunków zobowiązania. Kontrola ta w danym przypadku, obejmuje kontrolę wyboru projektu, ponowny pomiar, kontrole ilości i jakości dostarczonych towarów lub usług, analizę lub kontrolę wyrywkową, kontrolę przed dokonaniem płatności i wszelkie szczególne przepisy określone w umowie finansowej w odniesieniu do dopuszczalności wydatków itd. W celu ustalenia dopuszczalności kontrole te wymagają w danym przypadku, badań o charakterze technicznym, które obejmują gospodarcze oceny finansowe i kontrole o szczególnym rolniczym, technicznym lub naukowym charakterze;

1.5. sprawozdawczość: celem tego zadania jest zapewnienie, aby sprawozdania z postępów poszczególnych projektów i działań prowadzono w sposób zapewniający ich rzeczywistą i efektywną realizację.

2. KRYTERIA

2.1.

Struktura administracyjna agencji SAPARD powinna zapewniać rozdzielenie trzech funkcji - zatwierdzania, realizacji i księgowania - z których każda powinna należeć do zadań oddzielnej podjednostki administracyjnej, której zadania są określone w schemacie organizacyjnym.

2.2.

Agencja SAPARD przyjmuje następujące procedury lub procedury dające podobne gwarancje:

2.2.1. agencja SAPARD ustanawia na piśmie szczegółowe procedury dotyczące przyjmowania, rejestracji i przetwarzania wniosków o zatwierdzenie, wniosków o płatność, faktury oraz dokumenty uzupełniające i sprawozdania kontrolne włącznie z opisem wszystkich dokumentów, które mają zostać użyte.

Procedury te powinny zapewniać, by rozpatrywane były wyłącznie te wnioski o płatność lub wybrane projekty, które spełniają kryteria;

2.2.2. podział obowiązków przeprowadza się w taki sposób, aby żaden urzędnik nie ponosił odpowiedzialności za więcej niż jeden z obowiązków zatwierdzania projektów, zatwierdzenia płatności, wypłacania lub księgowania sum i aby żaden urzędnik nie wykonywał tych zadań bez nadzoru jego pracy przez innego urzędnika. Obowiązki każdego urzędnika powinny być określone na piśmie, włącznie z wyznaczeniem limitów finansowych jego uprawnień. Prowadzi się odpowiednie szkolenia pracowników oraz politykę rotacji pracowników na wrażliwych stanowiskach albo alternatywnie do celów wzmocnionego nadzoru;

2.2.3. każdy urzędnik odpowiedzialny za zatwierdzenie ma do swojej dyspozycji szczegółowy wykaz kontrolny weryfikacji, które jest obowiązany przeprowadzić, i poświadcza w dokumentach uzupełniających stwierdzenie, że weryfikacje te zostały przeprowadzone. Poświadczenie to może być dokonane w formie elektronicznej, jeśli spełnione są warunki określone w pkt 2.2.6.

Dostarczany jest dowód sprawdzenia wykonanej pracy przez pracownika na wyższym stanowisku. Analiza, ocena i zatwierdzenie projektów powinny być przedstawione na piśmie. Analiza projektu powinna być wykonywana według zasad dobrego i skutecznego zarządzania;

2.2.4. wniosek o zatwierdzenie/płatność zatwierdza się tylko po przeprowadzeniu wystarczających kontroli w celu sprawdzenia czy jest on zgodny z zasadami umowy finansowej i istotą programu SAPARD. Kontrole te obejmują kontrole wymagane w ramach zasad regulujących szczególne środki, w ramach których występuje się z wnioskiem o pomoc oraz kontroli, które wymagane są do celów zapobiegania i wykrywania nadużyć finansowych i nieprawidłowości, szczególnie w odniesieniu do wskazanych zagrożeń.

W ramach zadania zatwierdzenia, wnioski podlegają kontroli stwierdzającej ich zgodność z warunkami, dopuszczalność, kompletność dokumentacji, poprawność dokumentów uzupełniających, datę otrzymania itd.

Wszystkie kontrole, które należy przeprowadzić, są wyszczególnione na wykazie kontrolnym a ich przeprowadzenie poświadcza się w odniesieniu do każdego wniosku o zatwierdzenie/płatność lub dla każdej partii wniosków o zatwierdzenie/płatność.

W odniesieniu do dostarczonych usług/towarów kontrola powinna składać się z:

— kontroli dokumentów: w celu zapewnienia zgodności danych dotyczących ilości, jakości i ceny towarów lub usług na fakturze z danymi zawartymi w zamówieniu,

— kontroli bezpośredniej: w celu zapewnienia zgodności ilości i jakości towarów lub usług tymi wspomnianymi w fakturze/formularzu wniosku o płatność.

Kontrola ta może być również wykonywana w sposób ciągły podczas dostarczania usług, tj. gdy dokonywane są płatności wstępne lub tymczasowe;

2.2.5. procedury powinny zapewniać dokonywanie płatności wyłącznie na rzecz wnioskującego, na jego rachunek bankowy lub na rzecz jego cesjonariusza. Płatności dokonuje się poprzez bank agencji lub, gdy właściwe, poprzez rządowy urząd płatniczy, lub poprzez wysłany czek w ciągu pięciu dni roboczych od daty obciążenia rachunku bankowego SAPARD. Przyjmuje się procedury zapewniające zapisywanie na rzecz rachunku SAPARD w EUR wszystkich nie zrealizowanych przelewów lub nie zainkasowanych czeków. Żadne płatności nie mogą być dokonywane w gotówce. Zatwierdzenie przez urzędnika zatwierdzającego/jego zwierzchnika może odbywać się przy użyciu środków elektronicznych pod warunkiem że istnieje właściwy poziom bezpieczeństwa tych środków i że tożsamość osoby podpisującej jest wpisana do rejestrów elektronicznych;

2.2.6. w przypadku przetwarzania wniosków o zatwierdzenie, wniosków o płatność lub faktur przy użyciu systemu komputerowego, dostęp do tego systemu jest chroniony i kontrolowany w taki sposób, że:

— wszystkie informacje wprowadzane, zmieniane lub zatwierdzane wyłącznie przez upoważnionych urzędników, którym przydzielono indywidualne hasła,

— wszelkie dane mogą być wprowadzane, zmieniane lub zatwierdzane są wyłącznie przez upoważnionych urzędników, którym przydzielono indywidualne hasła,

— tożsamość każdego urzędnika wprowadzającego lub zmieniającego dane lub programy jest rejestrowana w rejestrze operacji. Hasła są regularnie zmieniane w celu uniknięcie niewłaściwego użycia. Systemy komputerowe są chronione przed nieupoważnionym dostępem poprzez kontrole bezpośrednie, a dane są zapisywane w kopiach przechowywanych w oddzielnym, chronionym miejscu. Wprowadzanie danych podlega sprawdzaniu poprzez kontrole logiczne mające na celu wykrywanie niespójnych lub nietypowych danych;

2.2.7. procedury powinny zapewniać, aby zmiany stawek pomocy lub warunków przyznania pomocy były zapisywane, a instrukcje, bazy danych i listy kontrolne uaktualniane w odpowiednim czasie.

2.3.

Funkcje zatwierdzenia i kontroli mogą być przekazane w całości lub części innym jednostkom, jeśli spełnione są następujące warunki:

2.3.1. odpowiedzialność i obowiązki innych jednostek, w szczególności w zakresie kontroli i weryfikacji zgodności z zasadami umowy finansowej są jasno określone;

2.3.2. jednostki te posiadają skuteczne systemy zapewniającymi wypełnianie przez nie swoich obowiązków w zadowalający sposób;

2.3.3. jednostki potwierdzają agencji faktycznie wypełniane przez nie obowiązki i opisują użyte środki;

2.3.4. agencja SAPARD jest systematycznie i terminowo informowana o skutkach przeprowadzonych kontroli tak, by skuteczność tych kontroli mogła zawsze być brana pod uwagę przed zatwierdzeniem wniosku o płatność, rozliczeniem lub zapłaceniem faktury. Wykonane prace są szczegółowo opisywane w sprawozdaniu towarzyszącym każdemu wnioskowi o zatwierdzenie lub wniosku o płatność, partii wniosków o zatwierdzenie lub o wniosku o płatność lub w stosownych przypadkach w sprawozdaniu obejmującym jeden rok. Sprawozdaniu powinno towarzyszyć poświadczenie dotyczące dopuszczalności zatwierdzonych wniosków o zatwierdzenie lub wniosku o płatność oraz charakter, zakresu i limitów wykonanych prac. Sprawozdanie określi przeprowadzone kontrole bezpośrednie i administracyjne, opisze zastosowaną metodę, przedstawi wyniki wszystkich inspekcji i działań podjętych wobec niezgodności i nieprawidłowości. Dokumenty uzupełniające przedkładane agencji powinny być wystarczające dla zapewnienia, że wykonane zostały wszystkie wymagane kontrole dopuszczalności wniosków o płatność lub faktur zatwierdzonych do przeprowadzenia płatności;

2.3.5. agencja SAPARD powinna przed zatwierdzeniem projektu lub pokryciem wydatków upewnić się, że inne jednostki działały według procedur, które spełniają kryteria określone w niniejszym Załączniku;

2.3.6. kryteria oceny wniosków i ich pierwszeństwo winny być wyraźnie określone i udokumentowane;

2.3.7. jeśli dokumenty dotyczące zatwierdzonych wniosków o płatność, wydatków objętych zobowiązaniem i przeprowadzonych kontroli znajdują się w posiadaniu innych jednostek, zarówno te jednostki jak i agencja wprowadzają procedury zapewniające, że miejsce, w którym znajdują się wszystkie dokumenty dotyczące poszczególnych płatności dokonanych przez agencję jest zarejestrowane i że dokumenty te mogą być udostępnione do celów inspekcji w biurach agencji na żądanie osób lub jednostek zwykle uprawnionych do kontroli takich dokumentów, w tym:

— pracowników agencji zajmujących się wnioskami o płatność,

— służb audytu wewnętrznego agencji,

— jednostki certyfikującej, która poświadcza roczne deklaracje agencji,

— upoważnionych urzędników Komisji Europejskiej;

2.3.8. między agencją SAPARD a jednostkami, którym przekazano funkcje agencji SAPARD powinny być zawarte pisemne umowy. Umowy te powinny wyraźnie określać funkcje, które mają być wykonywane przez upoważnioną jednostkę oraz rodzaj dokumentów uzupełniających i sprawozdań, które należy przesyłać do agencji SAPARD w określonych terminach. Ogólny system włącznie z przekazanymi funkcjami wykonywanymi przez inne jednostki powinien być przedstawiony w schemacie organizacyjnym.

Umowa powinna zapewniać dostęp urzędnikom Komisji i Trybunału Obrachunkowego do informacji znajdujących się w posiadaniu upoważnionych jednostek oraz do przeprowadzenia przez nich analizy wniosków włącznie z kontrolą projektów i osób uzyskujących pomoc.

2.4.

Procedury księgowe zapewniają kompletność, dokładność (właściwy projekt i pozycja księgowa) i terminowość deklaracji wydatków kierowanych do Komisji oraz wykrywanie i korygowanie wszelkich błędów i przeoczeń, w szczególności poprzez kontrole i uzgadnianie w przedziałach czasowych nie przekraczających trzech miesięcy.

Procedury księgowania agencji SAPARD zapewniają możliwość sporządzania w ramach systemu rachunkowości, w euro i walucie krajowej zestawień całkowitych kosztów wydatków objętych zobowiązaniem, płatności częściowych i bilansu płatniczego dla każdego biura regionalnego według projektów, kontraktów lub działań/poddziałań. Ustala się terminy unieważnienia zobowiązań w przypadkach, w których prace nie zostały zakończone w uzgodnionym harmonogramie. Unieważnienia te są odpowiednio rejestrowane w systemie rachunkowości.

2.5.

Agencja SAPARD dysponuje służbami audytu wewnętrznego. Celem tej służby lub procedury równoważnej jest zapewnienie efektywnego działania systemu kontroli wewnętrznej; służby audytu wewnętrznego są niezależne od innych wydziałów agencji i podlegają bezpośrednio kierownictwu agencji. Służby audytu wewnętrznego sprawdzają, czy procedury przyjęte przez agencję są odpowiednie dla zapewnienia weryfikacji zgodności z programem i umową finansową oraz dokładności, kompletności i terminowości rachunków. Weryfikacja może ograniczać się do wybranych działań/poddziałań i wzorów transakcji pod warunkiem że plan audytu zapewnia objęcie nią w okresie nieprzekraczającym trzech lat wszystkich ważnych obszarów, włącznie z wydziałami/jednostkami odpowiedzialnymi za zatwierdzenie oraz wydziałami, którym przekazano funkcje. Prace służb są realizowane według międzynarodowych norm rewizji ksiąg i są rejestrowane w dokumentacji roboczej oraz przekazywane w sprawozdaniu i zaleceniach do kierownictwa agencji. Plany audytu i sprawozdania są udostępniane jednostce certyfikującej i urzędnikom Unii Europejskiej upoważnionym do przeprowadzania audytów finansowych oraz do oceny efektywności funkcji audytu wewnętrznego.

2.6

Zasady w zakresie zamówień dokonywanych przez instytucje publiczne, usług, robót lub dostaw w państwach ubiegających się o członkostwo są zgodne z zasadami wymienionymi w podręczniku Komisji (

13

) zatytułowanym „Umowa na usługi, roboty i dostawy zawierane w ramach współpracy wspólnotowej na rzecz państw trzecich” z wyjątkiem wymogu dotyczącego zatwierdzenia ex ante przez Komisję.

2.7.

Usługi, roboty, maszyny i dostawy realizowane przez przedsiębiorstwa prywatne muszą pochodzić ze Wspólnoty lub z państw określonych w art. 1 ust. 1 rozporządzenia (WE) 1268/1999. To samo odnosi się do dostaw i sprzętu zakupionego przez wykonawcę w ramach umów na roboty lub usługi, jeżeli dostawy i sprzęt przechodzą na własność projektu po zakończeniu umowy.

2.8.

W odniesieniu do utraconych gwarancji, zwróconych płatności itd. agencja wprowadza system uznawania wszelkich kwot na rzecz rachunku SAPARD w euro i rejestracji w księdze dłużników wszystkich takich długów przed ich odzyskaniem. Księga dłużników podlega kontroli w regularnych odstępach czasu w celu podjęcia ściągania zaległych długów.

2.9.

Agencja SAPARD rozpowszechnia informacje o dostępności pomocy finansowej dla wszystkich potencjalnych zarządzających projektem/wykonawców projektu tak, by uzyskała możliwość jak najszerszego wyboru potencjalnych zarządzających projektem/wykonawców projektów. Standardowe druki wniosków z wyraźnymi wytycznymi dotyczącymi ich wypełniania i warunkami dopuszczalności są sporządzane przed rozpoczęciem programu.

2.10.

Terminowe przetwarzanie wniosków składanych przez beneficjentów.

2.11.

Agencja SAPARD wprowadzi odpowiedni system sporządzania sprawozdań o postępach każdego projektu i środka na podstawie wcześniej określonych wskaźników. W razie potrzeby poddaje się te wskaźniki przeglądowi za zgodą komitetu monitorującego.

W razie pojawienia się opóźnień w osiąganiu wcześniej określonych celów należy podjąć odpowiednie działania. Prowadzi się rejestry wszystkich podjętych działań.

Właściwy system zarządzania informacjami powinien być wykorzystywany do szybkiego sporządzania właściwych sprawozdań dotyczących projektów i środków. Sprawozdania te udostępnia się na żądanie organu zarządzającego, komitetu monitorującego i na wniosek Komisji.

(

1

) Dz.U. L 161 z 26.6.1999, str. 87.

(

2

) Dz.U. L 161 z 26.6.1999, str. 68.

(

3

) Dz.U. L 356 z 31.12.1977, str. 1.

(

4

) Dz.U. L 160 z 26.6.1999, str. 103.

(

5

) Dz.U. L 158 z 8.7.1995, str. 6.

(

6

) Dz.U. L 273 z 23.10.1999, str. 5.

(

7

) Dz.U L 161 z 26.6.1999, str. 1.

(

8

) Dz.U. L 331 z 23.12.1999, str. 51.

(

9

) Dz.U. L 226 z 27.8.1999, str. 23.

(

10

) Dz.U. L 39 z 17.2.1996, str. 5.

(

11

) Dz.U. L 292 z 15.11.1996, str. 2.

(

12

) Dz.U. L 178 z 12.7.1994, str. 43.

(

13

) SEC(1999) 1801 wersja ostateczna: „Umowa na usługi, roboty i dostawy zawierane w ramach współpracy wspólnotowej na rzecz państw trzecich”.