Artykuł 5

1. Bez uszczerbku dla art. 6, podmioty gospodarcze zapewniają, że wszystkie transakcje zmierzające do wprowadzenia substancji sklasyfikowanych w kategoriach 1 i 2 załącznika I do obrotu są odpowiednio udokumentowane zgodnie z poniższymi ust. 2–5. Zobowiązanie to nie ma zastosowania do tych podmiotów gospodarczych, które posiadają zezwolenia specjalne lub podlegają rejestracji specjalnej stosownie do art. 3, odpowiednio ust. 2 i ust. 6.

2. Dokumenty handlowe, takie jak faktury, wykazy ładunków, dokumenty administracyjne, dokumenty przewozowe i inne dotyczące przewozu zawierają informacje pozwalające w jednoznaczny sposób zidentyfikować:

a) nazwę substancji sklasyfikowanej w kategoriach 1 lub 2 załącznika I;

b) ilość i wagę substancji sklasyfikowanej, a w przypadku mieszaniny lub produktu naturalnego ilość i wagę, jeżeli jest to możliwe, mieszaniny lub produktu naturalnego, jak również ilość i wagę lub procentową zawartość każdej substancji wymienionej w kategoriach 1 i 2 załącznika I, będącej składnikiem mieszaniny;

c) nazwę i adres dostawcy, jednostki rozprowadzającej, odbiorcy końcowego i, o ile to możliwe, innych podmiotów gospodarczych biorących bezpośredni udział w transakcji, jak to określono w art. 2 lit. c) i d).

3. Dokumentacja powinna ponadto zawierać deklarację klienta, jak to określono w art. 4.

4. Podmioty gospodarcze przechowują taką szczegółową dokumentację prowadzonej działalności w takim zakresie, jaki jest niezbędny do przestrzegania zobowiązań na mocy ust. 1.

5. Dokumentację określoną w ust. 1–4 przechowuje się przez okres nie krótszy niż trzy lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym miała miejsce operacja określona w ust. 1, i musi być ona udostępniana na wniosek właściwych organów w celu przeprowadzenia kontroli.

6. Dokumentację można również przechowywać w formie kopii na nośniku obrazu lub innych nośnikach danych. Należy zapewnić, że przechowywane dane:

a) w momencie odczytu odpowiadają pod względem wyglądu i treści dokumentacji; oraz

b) są dostępne w każdej chwili, można je natychmiast odczytać i przeanalizować za pomocą zautomatyzowanych środków przez okres określony w ust. 5.

7. Komisja jest uprawniona do przyjmowania aktów delegowanych zgodnie z art. 15a w odniesieniu do wymogów i warunków dotyczących dokumentacji mieszanin zawierających substancje sklasyfikowane.