Artykuł 4

1. Do celów stosowania art. 2 ust. 2 przed wydaniem pozwolenia na przywóz właściwe organy Państw Członkowskich powiadamiają Komisję o liczbie otrzymanych wniosków o wydanie pozwolenia na przywóz popartych oryginałami pozwoleń na wywóz. W odpowiedzi Komisja przekazuje potwierdzenie, że ilość(-ci), o którą(-e) wnioskodawca się ubiega jest (są) dostępna(-e) w ramach limitów przywozowych. Potwierdzenia przekazywane są według kolejności zgłoszeń od Państw Członkowskich.

2. Wnioski dołączane do zgłoszeń dla Komisji są ważne wówczas, gdy każdorazowo w wyraźny sposób określają kraj wywozu, daną grupę wyrobów, ilości objęte przywozem, numer pozwolenia na wywóz, rok kontyngentowy oraz Państwo Członkowskie, w którym planowane jest wprowadzenie wyrobów do swobodnego obrotu.

3. O ile jest to możliwe, Komisja przekazuje organom Państw Członkowskich potwierdzenie całkowitej ilości, wskazanej przez nie we wnioskach złożonych dla poszczególnych grup wyrobów. Ponadto Komisja niezwłocznie kontaktuje się z właściwymi organami ukraińskimi w wypadkach, gdy przedstawione wnioski przekraczają limity, w celu uzyskania wyjaśnienia i szybkiego znalezienia rozwiązania.

4. Właściwe organy Państw Członkowskich niezwłocznie powiadamiają Komisję w przypadku uzyskania informacji o każdej ilości niewykorzystanej w okresie ważności pozwolenia na przywóz. Takie niewykorzystane ilości są automatycznie przenoszone na poczet pozostałych do wykorzystania ilości w ramach łącznego wspólnotowego limitu ilościowego dla każdej grupy wyrobów.

5. Zgłoszenia, o których mowa w ust. 1, 2, 3 i 4, są dokonywane w formie elektronicznej w ramach zintegrowanej sieci utworzonej w tym celu, z wyjątkiem sytuacji, w których z przyczyn technicznych konieczne jest czasowe użycie innych środków łączności.

6. Pozwolenia na przywóz lub dokumenty równoważne wydawane są zgodnie z przepisami rozdziału II.

7. Właściwe organy Państw Członkowskich powiadamiają Komisję o wszelkich przypadkach unieważnienia uprzednio wydanych pozwoleń na przywóz lub równoważnych dokumentów w następstwie cofnięcia bądź unieważnienia przez właściwe organy ukraińskie odpowiadających im pozwoleń na wywóz. Jeżeli jednak Komisja lub właściwe organy Państwa Członkowskiego zostały poinformowane przez właściwe organy ukraińskie o cofnięciu lub unieważnieniu pozwolenia na wywóz już po przywozie do Wspólnoty wyrobów objętych danym pozwoleniem, odpowiednie ilości zostają zaliczone na poczet limitów ilościowych obowiązujących na rok, w którym miała miejsce wysyłka wyrobów.