Artykuł 16

1. Formularze stosowane przez właściwe organy państw członkowskich do wydawania pozwoleń na przywóz, o których mowa w art. 12, są zgodne ze wzorem pozwolenia na przywóz zawartym w załączniku III.

2. Pozwolenia na przywóz i wyciągi z nich sporządza się w dwóch egzemplarzach; jeden egzemplarz, oznaczony jako „Egzemplarz dla posiadacza” i noszący numer 1, wydawany jest wnioskodawcy, natomiast drugi, oznaczony jako „Egzemplarz dla organu wydającego” i nosząca numer 2, przeznaczona jest dla organu wydającego pozwolenie. Do celów administracyjnych właściwe organy mogą dołączyć dodatkowe egzemplarze do formularza 2.

3. Formularze drukowane są na białym papierze niezawierającym masy ściernej, o gramaturze od 55 do 65 g/m2. Ich rozmiar wynosi 210 × 297 mm; odstęp między wierszami wynosi 4,24 mm (jedna szósta cala); układ formularza jest dokładnie odwzorowany. Obie strony egzemplarza nr 1, który jest właściwym pozwoleniem, posiadają dodatkowo czerwony wzór giloszowany wydrukowany w tle, umożliwiający wykrycie fałszerstw za pomocą środków mechanicznych lub chemicznych.

4. Za drukowanie formularzy odpowiedzialne są państwa członkowskie. Formularze mogą być także drukowane przez drukarnie wyznaczone przez państwo członkowskie, w którym mają one siedzibę. W tym ostatnim przypadku na każdym formularzu umieszcza się wzmiankę o wyznaczeniu drukarni przez państwo członkowskie. Każdy formularz opatrzony jest nazwą i adresem drukarni lub znakiem umożliwiającym jej identyfikację.

5. Przy ich wydaniu, na pozwoleniach na przywóz i wyciągach z nich umieszcza się numer wydania określony przez właściwe organy państwa członkowskiego. Numer pozwolenia na przywóz przekazywany jest Komisji drogą elektroniczną w ramach zintegrowanej sieci utworzonej na mocy art. 4.

6. Pozwolenia i wyciągi wypełniane są w języku urzędowym lub w jednym z języków urzędowych państwa członkowskiego, w którym wydawane jest pozwolenie.

7. W rubryce 10 właściwe organy wskazują odpowiednią grupę wyrobów stalowych.

8. Oznaczenia agencji wydających i organów dokonujących odpisów stosowane są w formie pieczęci. Jednakże wytłoczony odcisk połączony z literami lub cyframi uzyskanymi poprzez perforację lub nadruk na pozwoleniu mogą zastępować pieczęć organu wydającego. Organy wydające stosują zabezpieczoną przed fałszerstwami metodę w celu rejestracji przydzielonych ilości w sposób uniemożliwiający wstawianie cyfr lub adnotacji.

9. Na odwrocie egzemplarza nr 1 i egzemplarza nr 2 umieszczona jest rubryka, w której organy celne podczas wypełniania formalności przywozowych albo właściwe organy administracyjne podczas sporządzania wyciągu mogą wpisywać ilości. Jeżeli miejsce pozostawione na odpisy na pozwoleniu lub wyciągu z niego jest niewystarczające, właściwe organy mogą dołączyć do niego jedną lub kilka dodatkowych stron zawierających rubryki odpowiadające rubrykom umieszczonym na odwrocie egzemplarza nr 1 i 2 pozwolenia lub wyciągu. Organy dokonujące odpisów umieszczają swoją pieczęć tak, aby jedna jej połowa znalazła się na pozwoleniu lub jej wyciągu, a druga połowa na dodatkowej stronie. W przypadku wykorzystania więcej niż jednej dodatkowej strony kolejna pieczęć powinna zostać przyłożona w ten sam sposób na każdej dodatkowej stronie i stronie ją poprzedzającej.

10. Wydane pozwolenia na przywóz i wyciągi oraz dokonane wpisy i potwierdzenia przez organy jednego państwa członkowskiego powodują w każdym z pozostałych państw członkowskich takie same skutki prawne, jak dokumenty wydane oraz wpisy i potwierdzenia dokonane przez organy tego państwa członkowskiego.

11. Właściwe organy zainteresowanych państw członkowskich mogą wymagać, jeżeli jest to niezbędne, aby treść pozwoleń lub wyciągów została przetłumaczona na język urzędowy lub jeden z języków urzędowych tego państwa członkowskiego.