Artykuł 45

1. Dla celów art. 87 rozporządzenia podstawowego instytucja zarządzająca zapewnia dostępność dokumentacji dotyczącej tożsamości i lokalizacji organów przechowujących dokumenty uzupełniające związane z wydatkami i audytami, które obejmują wszystkie dokumenty wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.

2. Instytucja zarządzająca zapewnia, że dokumenty, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, są dostępne do celów kontroli, a ich kopie lub wypisy są wydawane upoważnionym osobom i organom, w tym przynajmniej upoważnionym pracownikom instytucji zarządzającej, instytucji certyfikującej, instytucji pośredniczących, instytucji audytowej oraz organów, o których mowa w art. 61 ust. 3 rozporządzenia podstawowego, a także upoważnionym urzędnikom Wspólnoty i ich upoważnionym przedstawicielom.

3. Instytucja zarządzająca przechowuje informacje niezbędne do celów oceny i sprawozdawczości, w tym informacje, o których mowa art. 40, w odniesieniu do operacji, o których mowa art. 87 ust. 2 rozporządzenia podstawowego, przez cały okres, o którym mowa w ust. 1 lit. a) tego artykułu.

4. Za powszechnie uznawane nośniki danych w rozumieniu art. 87 rozporządzenia podstawowego uznaje się:

a) kserokopie dokumentów oryginalnych;

b) mikrofisze dokumentów oryginalnych;

c) elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych;

d) dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej.

5. Procedura poświadczania zgodności dokumentów przechowywanych na powszechnie uznawanych nośnikach danych z dokumentem oryginalnym jest ustanawiana przez organy krajowe i zapewnia zgodność przechowywanych wersji z krajowymi wymogami prawnymi, w związku z czym mogą one stanowić podstawę audytu.

6. W przypadku gdy dokumenty istnieją wyłącznie w formie elektronicznej, wykorzystywane systemy informatyczne muszą spełniać uznane normy bezpieczeństwa, które zapewniają zgodność przechowywanych dokumentów z krajowymi wymogami prawnymi, w związku z czym mogą one stanowić podstawę audytu.