Załącznik XII

CZĘŚĆ A

Wzór opisu systemów zarządzania i kontroli

1. OGÓLNE INFORMACJE

1.1. Informacje przedłożone przez:

— państwo członkowskie:

— nazwa programu i nr CCI:

— nazwisko głównej osoby wyznaczonej do kontaktów, włącznie z adresem e-mail i faksem: (organ odpowiedzialny za koordynację opisów)

1.2. Dostarczone informacje przedstawiają stan faktyczny na dzień: (dd/mm/rr)

1.3. Struktura systemu (ogólne informacje i wykres ilustrujący powiązania organizacyjne pomiędzy organami uczestniczącymi w systemie zarządzania i kontroli)

1.3.1.

Instytucja zarządzająca (nazwa, adres i osoba wyznaczona do kontaktów w instytucji zarządzającej)

1.3.2.

Organy pośredniczące (nazwa, adres i osoba wyznaczona do kontaktów w organie pośredniczącym)

1.3.3.

Instytucja certyfikująca (nazwa, adres i osoba wyznaczona do kontaktów w instytucji certyfikującej)

1.3.4.

Instytucja audytowa i organy prowadzące audyt, podlegające instytucji audytowej (nazwa, adres i osoba wyznaczona do kontaktów w instytucji audytowej oraz innych organach audytowych)

1.4. Wytyczne dostarczone instytucjom zarządzającym, certyfikującym i organom pośredniczącym w celu zagwarantowania należytego zarządzania finansami EFR (data i odniesienie)

2. INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA

2.1. Instytucja zarządzająca i jej główne funkcje

2.1.1.

Data i forma oficjalnego wyznaczenia instytucji zarządzającej upoważniającego do pełnienia funkcji

2.1.2.

Wyszczególnienie funkcji i zadań pełnionych bezpośrednio przez instytucję zarządzającą

2.1.3.

Funkcje oficjalnie oddelegowane przez instytucję zarządzającą (funkcje, organy pośredniczące, forma delegacji)

2.2. Organizacja instytucji zarządzającej

2.2.1.

Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (włącznie z orientacyjną liczbą przydzielonych stanowisk)

2.2.2.

Procedury pisemne opracowane na potrzeby pracowników instytucji zarządzającej/organów pośredniczących (data i odniesienie)

2.2.3.

Opis procedur dotyczących wyboru i zatwierdzania operacji oraz odnoszących się do zapewniania, że w całym okresie realizacji spełniają one wymogi obowiązujących przepisów wspólnotowych i krajowych (art. 59 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 1198/2006)

2.2.4.

Weryfikacja operacji (art. 59 lit. b) rozporządzenia nr 1198/2006)

— Opis procedur dotyczących weryfikacji

— Organy przeprowadzające weryfikacje

— Procedury pisemne (odesłania do podręczników) wydane na potrzeby realizacji tych prac

2.2.5.

Rozpatrywanie wniosków o zwrot

— Opis procedur, w wyniku których otrzymywane, weryfikowane i zatwierdzane są wnioski o zwrot oraz na mocy których zatwierdzane, wykonywane i księgowane są płatności na rzecz beneficjentów (włącznie z wykresem wskazującym wszystkie zaangażowane organy)

— Organy odpowiedzialne za każdy etap rozpatrywania wniosków o zwrot

— Procedury pisemne (odesłania do podręczników) wydane na potrzeby realizacji tych prac

2.2.6.

Opis sposobu przekazania informacji instytucji certyfikującej przez instytucję zarządzającą

2.2.7.

Zasady kwalifikowalności ustanowione przez państwa członkowskie i mające zastosowanie do programów operacyjnych

2.3. Jeżeli instytucja zarządzająca i certyfikująca zostały wyznaczone w ramach tego samego organu należy opisać, w jaki sposób zapewniono rozdzielenie funkcji

2.4. Zamówienia publiczne, pomoc państwa, równość szans i przepisy dotyczące ochrony środowiska

2.4.1.

Instrukcje i wytyczne wydane na temat obowiązujących przepisów (data i odniesienie)

2.4.2.

Środki mające na celu zapewnienie spełnienia wymogów obowiązujących przepisów, np. kontrole zarządzania, kontrole, audyt

2.5. Ścieżka audytu

2.5.1.

Opis sposobu, w jaki wymogi określone w art. 41 rozporządzenia (WE) nr 498/2007 będą wdrażane w odniesieniu do programu i/lub poszczególnych priorytetów

2.5.2.

Wydane instrukcje w sprawie przechowywania dokumentów uzupełniających przez beneficjentów (data i odniesienie)

— Wskazanie okresu przechowywania

— Format, w jakim dokumenty mają być przechowywane

2.6. Nieprawidłowości i kwoty odzyskane

2.6.1.

Wydane instrukcje w sprawie sprawozdawczości i korekty nieprawidłowości oraz rejestracji długów i odzyskanych nadpłaconych kwot (data i odniesienie)

2.6.2.

Opis procedury (wraz z wykresem) mającej na celu wypełnienie wymogu dotyczącego złożenia sprawozdania Komisji na temat nieprawidłowości zgodnie z art. 55 rozporządzenia (WE) nr 498/2007

3. ORGANY POŚREDNICZĄCE

Uwaga: Niniejszą sekcję należy wypełnić odrębnie dla każdego organu pośredniczącego. Należy wskazać instytucję, która oddelegowała swoje funkcje organom pośredniczącym.

3.1. Organ pośredniczący i jego główne funkcje

3.1.1.

Wyszczególnienie głównych funkcji/zadań organów pośredniczących

3.2. Organizacja każdego organu pośredniczącego

3.2.1.

Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (włącznie z orientacyjną liczbą przydzielonych stanowisk)

3.2.2.

Procedury pisemne opracowane na potrzeby pracowników organu pośredniczącego (data i odniesienie)

3.2.3.

Opis procedur dotyczących wyboru i zatwierdzania operacji (jeżeli nie opisano w pkt 2.2.3)

3.2.4.

Weryfikacja operacji (art. 59 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1198/2006) (jeżeli nie opisano w pkt 2.2.4)

3.2.5.

Opis procedur dotyczących rozpatrywania wniosków o zwrot (jeżeli nie opisano w pkt 2.2.5)

4. INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA

4.1. Instytucja certyfikująca i jej główne funkcje

4.1.1.

Data i forma oficjalnego wyznaczenia instytucji certyfikującej upoważniającego do pełnienia funkcji

4.1.2.

Wyszczególnienie funkcji pełnionych przez instytucję certyfikującą

4.1.3.

Funkcje oficjalnie oddelegowane przez instytucję certyfikującą (funkcje, organy pośredniczące, forma delegacji)

4.2. Organizacja instytucji certyfikującej

4.2.1.

Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (włącznie z orientacyjną liczbą przydzielonych stanowisk)

4.2.2.

Procedury pisemne opracowane na potrzeby pracowników instytucji certyfikującej (data i odniesienie)

4.3. Poświadczanie deklaracji wydatków

4.3.1.

Opis procedury, zgodnie z którą deklaracje wydatków są sporządzane, poświadczane i przedkładane Komisji

4.3.2.

Opis kroków podejmowanych przez instytucję certyfikującą w celu zapewnienia zgodności z wymogami określonymi w art. 60 rozporządzenia (WE) nr 1198/2006\

4.3.3.

Uzgodnienia dotyczące dostępu instytucji certyfikującej do szczegółowych informacji na temat operacji, weryfikacji i audytu będących w posiadaniu instytucji zarządzającej, organów pośredniczących i instytucji audytowej

4.4. System księgowy

4.4.1.

Opis systemu księgowego, który należy wprowadzić i stosować jako podstawę służącą poświadczaniu wydatków przed Komisją

— Uzgodnienia dotyczące przesyłania danych sumarycznych do instytucji certyfikującej w przypadku istnienia systemu zdecentralizowanego

— Powiązanie między systemem księgowym i systemem informacji, który należy ustanowić (pkt 6)

4.4.2.

Poziom szczegółowości systemu księgowego:

— Łączne wydatki w podziale na osie priorytetowe

4.5. Kwoty odzyskane

4.5.1.

Opis systemu służącego zapewnianiu szybkiego odzyskania pomocy wspólnotowej

4.5.2.

Uzgodnienia dotyczące prowadzenia księgi dłużników oraz odpisywania odzyskanych kwot od wydatków, które maja być zadeklarowane

5. INSTYTUCJA AUDYTOWA I ORGANY AUDYTOWE

5.1.

Opis głównych zadań i wzajemne powiązania instytucji audytowej i organów prowadzących audyt na odpowiedzialność instytucji audytowej

5.2. Organizacja instytucji audytowej i podlegających jej organów

5.2.1.

Schemat organizacyjny (włącznie z liczbą przydzielonych stanowisk)

5.2.2.

Uzgodnienia dotyczące zapewnienia niezależności

5.2.3.

Wymagane kwalifikacje lub doświadczenie

5.2.4.

Opis procedur dotyczących monitorowania wdrażania zaleceń i działań naprawczych wynikających ze sprawozdań z audytu

5.2.5.

Opis procedur (w stosownych przypadkach) dotyczących nadzoru prac innych organów przez instytucję audytowi

5.3. Roczne sprawozdanie z kontroli, roczna opinia i deklaracja zamknięcia

Opis procedur dotyczących sporządzania rocznych sprawozdań z kontroli, rocznych opinii i deklaracji zamknięcia.

6. SYSTEM INFORMATYCZNY (ART. 59 LIT. c) ROZPORZĄDZENIA (WE) NR 1198/2006)

6.1. Opis systemu informatycznego włącznie z wykresem (system centralny lub wspólny system sieciowy lub system zdecentralizowany z połączeniami między systemami)

6.2. Wskazanie, czy system jest już na tyle operacyjny, aby gromadzić wiarygodne informacje finansowe i statystyczne na temat realizacji programów 2007–2013

— W przeciwnym razie należy wskazać, kiedy taki system będzie operacyjny.

CZĘŚĆ B

Wzór opinii wydanej zgodnie z art. 71 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1198/2006 i art. 50 niniejszego rozporządzenia w sprawie zgodności systemów zarządzania i kontroli

Komisja Europejska – Dyrekcja Generalna […]

Wprowadzenie

Ja, niżej podpisany, reprezentujący (nazwa instytucji audytowej lub niezależnego organu wyznaczonego przez państwo członkowskie zgodnie z art. 71 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1198/2006, jako organ odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania określającego ocenę systemów zarządzania i kontroli ustanowionych dla programu … (nazwa programu operacyjnego, nr kodu CCI, okres) oraz za wydanie opinii w kwestii ich zgodności z art. 57 do 61 rozporządzenia (WE) nr 1198/2006, przeprowadziłem badanie zgodnie z art. 50 rozporządzenia (WE) nr 498/2007

Zakres badania

Badanie oparto na podstawie opisu systemów zarządzania i kontroli otrzymanego w dniu dd/mm/rrrr od (nazwa podmiotu lub podmiotów składającego(-ych) opis). Ponadto sprawdziliśmy dalsze informacje dotyczące (przedmiot badania) i przeprowadziliśmy wywiady z pracownikami (organy, z których pracownikami przeprowadzono wywiady).

Badanie objęło instytucje zarządzające, certyfikujące i audytowe, organ wyznaczony do otrzymywania płatności dokonywanych przez Komisję i do dokonywania płatności na rzecz beneficjenta oraz następujące instytucje pośredniczące (wykaz……..…).

Opinia (

37

)

Albo

(Opinia bez zastrzeżenia)

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, uważam, że systemy zarządzania i kontroli ustanowione dla programu … (nazwa programu operacyjnego, nr kodu CCI, okres) spełniają wymogi art. 57 do 61 rozporządzenia (WE) nr 1198/2006 i rozdziału VII rozporządzenia (WE) nr 498/2007

Albo

(Opinia z zastrzeżeniem)

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, uważam, że systemy zarządzania i kontroli ustanowione dla programu … (nazwa programu operacyjnego, nr kodu CCI, okres) spełniają wymogi art. 57 do 61 rozporządzenia (WE) nr 1198/2006 i rozdziału VII rozporządzenia (WE) nr 498/2007 z wyjątkiem następujących aspektów … (

38

):

Moje powody dla uznania, że ten/te aspekt(-y) systemów nie spełnia(-ją) wymogów oraz moja ocena wagi problemu są następujące (

39

):

Albo

(Opinia negatywna)

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, uważam, że systemy zarządzania i kontroli ustanowione dla programu(-ów) … (nazwa programu operacyjnego, nr kodu CCI, okres) nie spełniają wymogów art. 57 do 61 rozporządzenia Rady (WE) nr 1198/2006 i rozdziału VII rozporządzenia (WE) nr 498/2007

Niniejsza negatywna opinia opiera się na… (

40

).

Data:

Podpis: