Artykuł 134

1. Nie naruszając zasad obowiązujących w odniesieniu do pomocy państwa na mocy art. 87 Traktatu, instytucja zarządzająca dba, aby dokumenty uzupełniające dotyczące wydatków i audytów w ramach danego programu transgranicznego były przechowywane do wglądu Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu przez okres trzech lat następujących po zamknięciu programu transgranicznego zgodnie z art. 133 ust. 5.

Termin ten zostanie zawieszony w przypadku postępowania prawnego lub na należycie uzasadniony wniosek Komisji.

2. Dokumenty przechowuje się w postaci oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem na powszechnie akceptowanych nośnikach danych.

3. Instytucja zarządzająca prowadzi rejestr podmiotów będących w posiadaniu dokumentów uzupełniających dotyczących wydatków i kontroli obejmujących:

a) dokumenty odnoszące się do poniesionych i zgłoszonych wydatków szczególnych oraz płatności dokonanych w ramach pomocy i wymaganych do wystarczającej ścieżki audytu wraz z dokumentami stanowiącymi dowód dostawy współfinansowanych produktów lub usług;

b) sprawozdania i dokumenty odnoszące się do kontroli przeprowadzonych przez podmioty, o których mowa w art. 102.

4. Instytucja zarządzająca dba, aby dokumenty, o których mowa w ust. 1, były udostępniane do kontroli, a odpowiednie wyciągi i kopie dostarczane osobom i podmiotom upoważnionym do ich otrzymywania, między innymi upoważnionemu personelowi instytucji zarządzającej, instytucji certyfikującej, instytucji pośredniczących i instytucji audytowej oraz upoważnionym urzędnikom Wspólnoty i ich upoważnionym przedstawicielom.

5. Co najmniej niżej wymienione nośniki uznaje się za powszechnie akceptowane nośniki danych, o których mowa w ust. 2:

a) kserokopie dokumentów oryginalnych;

b) mikrofisze dokumentów oryginalnych;

c) wersje elektroniczne dokumentów oryginalnych;

d) dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej.

6. Procedura poświadczania zgodności dokumentów przechowywanych wyłącznie na powszechnie akceptowanych nośnikach danych z dokumentem oryginalnym jest ustanawiana przez organy krajowe i gwarantuje, że wersje te są zgodne z krajowymi wymogami prawnymi i można się na nich oprzeć do celów audytu.

7. Jeżeli dokumenty istnieją wyłącznie w wersji elektronicznej, systemy komputerowe, w których przechowywane są wersje elektroniczne, muszą spełniać normy bezpieczeństwa gwarantujące, że dokumenty te są zgodne z krajowymi wymogami prawnymi i można się na nich oprzeć do celów audytu.