Załącznik

Standardowy wykaz obszarów i związanych z nimi wymogów, o których mowa w art. 11 ust. 2

1. Kontrola środowiska (utworzenie organizacji oraz zarządzanie nią i pracownikami)

a) polityka w zakresie etyki i rzetelności

— zapewnienie przestrzegania w całej organizacji kultury organizacji wymaganej przez kierownictwo;

b) zarządzanie nieprawidłowościami i ich zgłaszanie

— zapewnienie odpowiedniego zgłaszania i korygowania ewentualnych zauważonych nieprawidłowości uchybiających organizacji, w tym zapewnienie ochrony osób zgłaszających informacje o nieprawidłowościach;

c) sporządzanie planów dotyczących zatrudnienia, rekrutacja, szkolenia i ocena (łącznie z zarządzaniem stanowiskami „wrażliwymi”)

— zapewnienie odpowiedniej liczby pracowników posiadających wysokie kompetencje na wszystkich szczeblach;

d) „wrażliwe” stanowiska i konflikty interesów

— ustalenie wykazu osób zajmujących „wrażliwe” stanowiska (tj. stanowiska, na których pracownicy mogą być podatni na nadmierne wpływy z uwagi na charakter kontaktów z osobami trzecimi oraz posiadane informacje),

— zapewnienie właściwych kontroli w odniesieniu do „wrażliwych stanowisk” (w tym, w miarę potrzeb, polityki rotacji pracowników),

— zapewnienie funkcjonowania procedur mających na celu rozpoznawanie przypadków konfliktu interesów i zapobieganie im;

e) zapewnienie podstaw prawnych dla funkcjonowania podmiotów i poszczególnych osób

— zapewnienie poszczególnym podmiotom i osobom pełnych uprawnień do wywiązywania się z powierzonych im obowiązków;

f) wprowadzenie formalnej odpowiedzialności, zakresu obowiązków, przydzielonych zadań oraz wszelkich uprawnień, koniecznych do realizacji wszystkich zadań i piastowania wszystkich stanowisk w całej organizacji:

— zadbanie, aby żaden pracownik nie miał wątpliwości co do zakresu jego obowiązków. W przypadku zobowiązań wobec osób trzecich lub płatności na rzecz tych osób, za wszystkie aspekty transakcji powinien odpowiadać jeden i ten sam członek kadry kierowniczej,

— zadbanie, aby mandat i opisy poszczególnych stanowisk były zawsze aktualne i znane w organizacji.

2. Planowanie/zarządzanie ryzykiem (planowanie interwencji)

a) stwierdzenie i ocena ryzyka oraz zarządzanie nim

— zadbanie, aby ryzyko było zawsze rozpoznawane i objęte zarządzaniem, zwłaszcza zapewnienie stosowania odpowiednich środków kontroli we wszystkich obszarach, stosownie do znaczenia różnych rodzajów ryzyka, którego zmniejszeniu służą dane środki;

b) ustalenie celów i przydział zasobów na potrzeby tych celów

— zapewnienie wyznaczenia odpowiednich (oraz wymiernych) cele, zarówno na poziomie efektów, jak i oddziaływania, oraz ich znajomości w całej organizacji,

— zapewnienie odpowiedniego przydziału zasobów na potrzeby tych celów, z uwzględnieniem przejrzystych i prawidłowych zasad zarządzania finansowego,

— zapewnienie zrozumienia odpowiedzialności za te cele;

c) planowanie i proces realizacji

— zadbanie, aby poszczególne działania ukierunkowane na realizację celów były zrozumiałe – łącznie z harmonogramem i odpowiedzialnością za każde działanie, jak również, w razie konieczności, analizami „ścieżki krytycznej”.

3. Czynności kontrolne (interwencje)

a) procedury weryfikacji

— zapewnienie podwójnej kontroli na wszystkich etapach transakcji (ex ante oraz w miarę potrzeb ex post);

b) procedury nadzoru w formie odpowiedzialnego zarządzania zadaniami powierzonymi podwładnym (w tym coroczne poświadczenia wiarygodności od podwładnych)

— zadbanie, aby odpowiedzialności towarzyszył aktywny nadzór, tj. aby nie była ona traktowana tylko jako pojęcie „martwe” czy teoretyczne;

c) zasady w odniesieniu do każdego rodzaju udzielania zamówień i składania wniosków o dotacje

— zapewnienie odpowiednich ram prawnych dla wszystkich zobowiązań tego rodzaju;

d) procedury (w tym listy kontrolne) w odniesieniu do każdego etapu udzielania zamówień i składania wniosków o dotacje (np. specyfikacje techniczne, komisje oceniające, zgłaszanie wyjątków itd.)

— zadbanie, aby każdy pracownik wyraźnie rozumiał zakres swoich obowiązków w tych obszarach;

e) zasady i procedury w odniesieniu do działalności informacyjnej

— zapewnienie spełnienia wszystkich wymogów Komisji;

f) procedury płatności (w tym procedury potwierdzania osiągniętych wyników lub warunków kwalifikowalności, w razie konieczności – na miejscu)

— zapewnienie realizacji płatności wyłącznie na podstawie uzasadnionych wniosków o płatność, spełniających wszystkie wymogi umowne;

g) procedury monitorowania w odniesieniu do współfinansowania

— zapewnienie spełnienia wszystkich wymogów Komisji;

h) procedury budżetowe mające na celu zapewnienie dostępności środków finansowych (w tym środków finansowych koniecznych do kontynuowania procesu realizacji, w przypadku opóźnienia lub odmowy finansowania ze strony Komisji)

— zadbanie, aby instytucja krajowa mogła wywiązywać się ze zobowiązań umownych na poziomie lokalnym, bez względu na opóźnienia finansowania czy przerwy w finansowaniu ze strony Komisji;

i) procedury mające na celu kontynuację działań

— zapewnienie rozpoznawania poważnych zagrożeń dla kontynuacji (np. związanych z utratą danych, nieobecnością osób itp.) oraz, w miarę możliwości, opracowywania planów awaryjnych na wypadek takich sytuacji;

j) procedury w odniesieniu do rachunkowości

— zapewnienie pełnej i przejrzystej rachunkowości, zgodnej z przyjętymi zasadami rachunkowości;

k) procedury w zakresie uzgadniania rachunków

— w miarę możliwości, uzgadnianie rachunków zawsze po otrzymaniu informacji od osoby trzeciej;

l) zgłaszanie odstępstw, między innymi odstępstw od normalnych procedur zatwierdzonych na odpowiednim szczeblu, odstępstw, na które nie udzielono zezwolenia, oraz uchybień w zakresie kontroli, zawsze w przypadku stwierdzenia takiego faktu

— zapewnienie rejestracji i analizy odstępstw od normalnych procedur na odpowiednim szczeblu;

m) procedury bezpieczeństwa (między innymi informatycznego)

— zabezpieczenie majątku i danych przed ingerencją lub uszkodzeniem fizycznym;

n) procedury archiwizacji

— zapewnienie dostępności wszystkich dokumentów – przynajmniej do celów przeglądu przez Komisję przez cały okres, w którym muszą być przechowywane;

o) podział obowiązków

— zapewnienie automatycznych wzajemnych kontroli poprzez przydział różnych zadań różnym pracownikom w okresie realizacji jednej transakcji.

p) zgłaszanie słabych stron kontroli wewnętrznej

— rejestrowanie wszelkich słabych stron kontroli wewnętrznej, niezależnie od źródła ich stwierdzenia, oraz zapewnienie rejestracji reakcji kadry kierowniczej i śledzenia odpowiednich działań następczych.

4. Monitorowanie (nadzorowanie interwencji)

a) audyt wewnętrzny, w tym procedury postępowania w odniesieniu do sprawozdań z audytu i zaleceń (uwaga: niezależnie od kontroli i nadzoru ze strony kadry kierowniczej)

— zadbanie, aby osobom ze ścisłego kierownictwa przedstawiano niezależne przeglądy funkcjonowania ich systemów na podlegających im szczeblach. Działania mogą obejmować kontrole ex post w odniesieniu do niektórych transakcji, lecz powinny się w większym stopniu koncentrować na efektywności i skuteczności systemu i struktury organizacyjnej;

b) ocena

— zadbanie, aby osobom ze ścisłego kierownictwa przedstawiano informacje dotyczące oceny skutków interwencji (oprócz innych informacji, które te osoby otrzymują, dotyczących legalności, prawidłowości i procedur operacyjnych).

5. Komunikacja (zapewnienie wszystkim podmiotom informacji potrzebnych do wykonywania obowiązków)

regularne spotkania koordynacyjne z udziałem różnych podmiotów, w celu wymiany informacji o wszystkich aspektach planowania i realizacji, np.:

(i) regularne przedkładanie sprawozdań dotyczących aktualnej sytuacji w zakresie planowania programów i projektów;

(ii) regularne przedkładanie sprawozdań dotyczących stopnia zaawansowania projektu w porównaniu z planem realizacji

— procedury udzielania zamówień (między innymi),

— — postęp w zakresie każdej procedury udzielania zamówień w porównaniu z planem,

— systematyczna analiza błędów zgłoszonych niezależnie od etapu realizacji (np. przez weryfikatorów, osoby przeprowadzające kontrolę ex ante, audytorów itd.),

— realizacja zamówień,

— analiza kosztów i korzyści w odniesieniu do kontroli;

(iii) regularne przedkładanie sprawozdań dotyczących efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej

— zapewnienie pracownikom wszystkich szczebli regularnych informacji potrzebnych do wykonywania obowiązków.

(

1

) Dz.U. L 210 z 31.7.2006, str. 82.

(

2

) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1. Rozporządzenie zmienione rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1995/2006 (Dz.U. L 390 z 30.12.2006, str. 1).

(

3

) Dz.U. L 375 z 23.12.1989, str. 11.

(

4

) Dz.U. L 161 z 26.6.1999, str. 73.

(

5

) Dz.U. L 161 z 26.6.1999, str. 87.

(

6

) Dz.U. L 342 z 27.12.2001, str. 1.

(

7

) Dz.U. L 306 z 7.12.2000, str. 1.

(

8

) Dz.U. L 357 z 31.12.2002, str. 1.

(

9

) Dz.U. L 371 z 27.12.2006, str. 1.

(

10

) Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1

(

11

) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

(

12

) Dz.U. L 310 z 9.11.2006, s. 1.

(

13

) Dz.U. L 210 z 31.7.2006, str. 25.

(

14

) Dz.U. L 371 z 27.12.2006, str. 1.

(

15

) Dz.U. L 277 z 21.10.2005, str. 1.

(

16

) Dz.U. L 375 z 31.12.1991, str. 1.

(

17

) Dz.U. L 209 z 11.8.2005, str. 1.