Artykuł 17

1. Do przekazywania dokumentów lub innych informacji, o których mowa w art. 32 i 33 rozporządzenia (WE) nr 834/2007 i w niniejszym rozporządzeniu, Komisji lub państwom członkowskim, właściwe organy krajów trzecich, organy kontroli lub jednostki certyfikujące wykorzystują środki przekazu elektronicznego. W przypadku udostępnienia przez Komisję lub państwa członkowskie specjalnych informatycznych systemów przekazywania danych, wykorzystują one te systemy. Komisja i państwa członkowskie wykorzystują również te systemy do wzajemnego przekazywania przedmiotowej dokumentacji.

2. W odniesieniu do formy i treści dokumentów i informacji, o których mowa w art. 32 i 33 rozporządzenia (WE) nr 834/2007 i w niniejszym rozporządzeniu, Komisja sporządza wytyczne, wzory i kwestionariusze w odpowiednich przypadkach i udostępnia je za pośrednictwem systemu komputerowego, o którym mowa w ust. 1 niniejszego artykułu. Komisja dostosowuje i aktualizuje te wytyczne, wzory i kwestionariusze po poinformowaniu państw członkowskich i właściwych organów krajów trzecich oraz organów kontroli i jednostek certyfikujących uznanych zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

3. System komputerowy przewidziany w ust. 1 umożliwia gromadzenie wniosków, dokumentów i informacji, o których mowa w niniejszym rozporządzeniu, w odpowiednich przypadkach włącznie z zezwoleniami udzielanymi na podstawie art. 19.

4. Właściwe organy krajów trzecich, organy kontroli lub jednostki certyfikujące przechowują dokumentację uzupełniającą, o której mowa w art. 32 i 33 rozporządzenia (WE) nr 834/2007 i w niniejszym rozporządzeniu, w szczególności w art. 4, 8 i 11, do wglądu Komisji i państw członkowskich przez okres co najmniej trzech lat następujących po roku, w którym miała miejsce kontrola lub wydanie świadectwa kontroli i dokumentu potwierdzającego.

5. W przypadku, w którym dokument lub procedura, o których mowa w art. 32 i 33 rozporządzenia (WE) nr 834/2007 lub w szczegółowych zasadach stosowania, wymagają podpisu lub zatwierdzenia przez upoważnioną osobę na co najmniej jednym etapie procedury, systemy informatyczne ustanowione do przekazywania tych dokumentów muszą umożliwiać identyfikację każdej osoby w sposób jednoznaczny i dawać wystarczającą pewność, że treść dokumentów, również w odniesieniu do etapów procedury, nie może być zmieniona – zgodnie z prawodawstwem wspólnotowym, w szczególności zgodnie z decyzją Komisji 2004/563/WE, Euratom.