Artykuł 13

1. W zaproszeniach do składania ofert oraz zaproszeniach do składania wniosków – a w razie braku zaproszenia, przed udzieleniem zamówienia lub dotacji – instytucje, a także instytucje lub organy wykonawcze informują osoby trzecie o dotyczących ich danych, które mogą zostać zamieszczone w bazie danych o wykluczeniach, oraz o podmiotach, którym dane te mogą zostać przekazane Jeżeli osobami trzecimi są osoby prawne, instytucje, a także instytucje lub organy wykonawcze informują także osoby upoważnione do reprezentowania tych osób prawnych lub podejmowania decyzji w ich imieniu bądź sprawowania nad nimi kontroli.

2. Instytucja, która wystąpiła o rejestrację ostrzeżenia o wykluczeniu, odpowiada za stosunki z osobami fizycznymi lub prawnymi, których dane wprowadzono do bazy danych o wykluczeniach (dalej: „osoba zainteresowana, której dane dotyczą”).

Instytucja informuje osobę zainteresowaną, której dane dotyczą, o wnioskach o aktywację, aktualizację i usunięcie wszelkich ostrzeżeń o wykluczeniu, które dotyczą jej bezpośrednio, wraz z podaniem przyczyn wstąpienia ze stosownym wnioskiem.

Instytucja odpowiada także na wnioski od osób zainteresowanych, których dane dotyczą, o sprostowanie nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych oraz na wszelkie inne wnioski lub pytania tych osób.

Wnioski lub zapytania od osób zainteresowanych, których dane dotyczą, odnoszące się do informacji przekazanych przed instytucje lub organy wykonawcze, są rozpatrywane przez te instytucje lub organy. Odpowiednia służba Komisji przekazuje takie wnioski i zapytania do odpowiedniego punktu łącznikowego oraz informuje o tym fakcie osobę zainteresowaną, której dane dotyczą.

3. Bez uszczerbku dla wymogów dotyczących przekazywania informacji określonych w ust. 2 należycie zidentyfikowana osoba fizyczna może wystąpić o udzielenie jej informacji na temat tego, czy dane jej dotyczące zostały zarejestrowane w bazie danych o wykluczeniach.

Księgowy Komisji informuje tę osobę na piśmie lub drogą elektroniczną o tym, czy jest ona zarejestrowana w bazie danych o wykluczeniach. Jeżeli osoba ta jest zarejestrowana, księgowy Komisji załącza dane dotyczące tej osoby, które są przechowywane w bazie danych o wykluczeniach. Informuje o tym fakcie instytucję, która wystąpiła o rejestrację danego ostrzeżenia.

4. Bez uszczerbku dla wymogów dotyczących przekazywania informacji określonych w ust. 2 należycie umocowany przedstawiciel osoby prawnej może wystąpić o udzielenie mu informacji na temat tego, czy ta osoba prawna jest zarejestrowana w bazie danych o wykluczeniach.

Księgowy Komisji informuje tego przedstawiciela na piśmie lub drogą elektroniczną o tym, czy dana osoba prawna jest zarejestrowana w bazie danych o wykluczeniach. Jeżeli osoba ta jest zarejestrowana, księgowy Komisji załącza dane dotyczące tej osoby, które są przechowywane w bazie danych o wykluczeniach. Informuje o tym fakcie instytucję, która wystąpiła o rejestrację danego ostrzeżenia.

5. Ostrzeżenia usunięte nie są widoczne dla użytkowników bazy danych, a dostęp do tych ostrzeżeń można uzyskać jedynie na potrzeby kontroli lub dochodzenia.

Natomiast dane osobowe zawarte w bazie danych o wykluczeniach odnoszących się do osób fizycznych pozostają dostępne w tych celach jedynie przez okres pięciu lat od czasu usunięcia ostrzeżenia.