Artykuł 37

1. Państwa członkowskie odpowiadają za organizację wydziałów wizowych swoich konsulatów.

Aby zapobiec spadkowi czujności i chronić pracowników przed presją na szczeblu lokalnym, należy w odpowiednich przypadkach wprowadzić systemy rotacji pracowników mających bezpośredni kontakt z osobami ubiegającymi się o wizę. Szczególną uwagę zwraca się na jasną strukturę służbową i wyraźny przydział oraz podział obowiązków związanych z podejmowaniem ostatecznych decyzji w sprawie wniosków. Prawo dostępu do systemów VIS i SIS oraz innych informacji poufnych ogranicza się do niewielkiej liczby odpowiednio upoważnionych stałych pracowników. Podejmuje się stosowne działania w celu uniemożliwienia osobom nieupoważnionym dostępu do takich baz danych.

2. Aby zapobiec oszustwom lub utracie naklejek wizowych, należy je przechowywać i posługiwać się nimi zgodnie z odpowiednimi zasadami bezpieczeństwa. Każdy konsulat prowadzi ewidencję zapasów naklejek wizowych i odnotowuje sposób wykorzystania każdej naklejki wizowej. Wszelkie istotne przypadki utraty niewypełnionych naklejek wizowych są zgłaszane Komisji.

3. Konsulaty lub organy centralne przechowują wnioski w swoich archiwach w formie papierowej lub elektronicznej. Akta każdego wniosku zawierają odpowiednie informacje umożliwiające w razie potrzeby odtworzenie podstawy decyzji podjętej w sprawie wniosku.

Akta każdego wniosku przechowuje się przez okres co najmniej roku, licząc od dnia wydania decyzji w sprawnie wniosku, o której mowa w art. 23 ust. 1, lub – w przypadku odwołania – do dnia zakończenia postępowania odwoławczego, w zależności od tego, który termin jest dłuższy. Jeżeli ma to zastosowanie, akta indywidualnych wniosków elektronicznych przechowuje się przez okres ważności wydanej wizy.