Załącznik III

1. Program audytu i częstotliwość audytu

1.1.

Program audytu

Program audytu zapewnia dostarczanie kierownictwu organizacji informacji potrzebnych mu do dokonywania przeglądu efektów działalności środowiskowej organizacji i skuteczności systemu zarządzania środowiskowego, oraz do wykazania, że są one pod kontrolą.

1.2.

Cele programu audytu

Cele obejmują w szczególności ocenę istniejących systemów zarządzania oraz ocena zgodności z polityką i programem organizacji, z uwzględnieniem zgodności ze stosownymi wymogami prawnymi i innymi wymogami z zakresu ochrony środowiska.

1.3.

Zakres programu audytu

Jasno określa się ogólny zakres poszczególnych audytów, lub, w stosownych przypadkach, każdego etapu cyklu audytu, oraz wyraźnie wskazuje:

1) obszary tematyczne objęte audytem;

2) działania, które mają zostać objęte audytem;

3) kryteria środowiskowe, które mają być uwzględnione;

4) okres objęty audytem.

Audyt środowiskowy obejmuje ocenę danych faktograficznych niezbędnych do oceny efektów działalności środowiskowej.

1.4.

Częstotliwość audytu

Audyt lub cykl audytu, obejmujące wszystkie działania organizacji, zostają zakończone, stosownie do okoliczności, w odstępach czasu nie dłuższych niż trzy lata lub cztery lata, jeżeli ma zastosowanie odstępstwo określone w art. 7. Częstotliwość audytów dla każdego działania różni się w zależności od:

1) charakteru, skali i złożoności działalności;

2) znaczenia powiązanych wpływów na środowisko;

3) wagi i pilności problemów wykrytych w trakcie wcześniejszych audytów, oraz

4) historii problemów związanych ze środowiskiem.

Bardziej złożone działania o bardziej znaczącym wpływie na środowisko są częściej poddawane audytowi.

Organizacja przeprowadza audyty co najmniej raz w roku, gdyż pomaga to w wykazaniu jej kierownictwu i weryfikatorowi środowiskowemu, że organizacja kontroluje swoje znaczące aspekty środowiskowe.

Organizacja przeprowadza audyty w odniesieniu do:

1) efektów działalności środowiskowej organizacji; oraz

2) przestrzegania przez organizację mających zastosowanie wymogów prawnych dotyczących środowiska.

2. Działania w ramach audytu

Działania w ramach audytu obejmują rozmowy z personelem dotyczące efektów działalności środowiskowej, inspekcję warunków działania i sprzętu oraz przegląd rejestrów, pisemnych procedur i innych stosownych dokumentów. Działania te prowadzi się w celu dokonania oceny efektów działalności środowiskowej w odniesieniu do działania podlegającego kontroli w celu ustalenia, czy spełnia ono mające zastosowanie normy, przepisy lub cele i zadania środowiskowe.

Działania mają także na celu ustalenie, czy stosowany system zarządzania środowiskowymi obowiązkami i efektami działalności jest skuteczny i odpowiedni, i będą w związku z tym obejmować między innymi stosowanie wyrywkowych kontroli na miejscu dotyczących zgodności z tymi kryteriami w celu oceny skuteczności całego systemu zarządzania.

W procesie audytu uwzględnia się w szczególności następujące etapy:

1) zrozumienie systemów zarządzania;

2) ocenę mocnych i słabych stron systemów zarządzania;

3) gromadzenie dowodów w celu wskazania, gdzie system zarządzania funkcjonuje, a gdzie nie;

4) ocenę ustaleń audytu;

5) przygotowanie wniosków z audytu;

6) sporządzenie sprawozdania z ustaleń i wniosków z audytu.

3. Sporządzenie sprawozdania z ustaleń i wniosków z audytu.

Podstawowe cele pisemnego sprawozdania z audytu są następujące:

1) udokumentowanie zakresu audytu;

2) dostarczenie kierownictwu informacji na temat stanu zgodności z polityką środowiskową danej organizacji oraz postępów organizacji w dziedzinie ochrony środowiska;

3) dostarczenie kierownictwu informacji o stanie zgodności z wymogami prawnymi i innymi wymogami w zakresie środowiska oraz na temat środków podjętych w celu zapewnienia, aby zgodność tę można było wykazać;

4) dostarczenie kierownictwu informacji na temat skuteczności i rzetelności środków podjętych w celu monitorowania i łagodzenia wpływu organizacji na środowisko;

5) w stosownych przypadkach, wskazanie potrzeby podjęcia działań naprawczych.

Pisemne sprawozdanie z audytu zawiera informacje niezbędne do spełnienia tych celów.