Załącznik IV

1. UWAGI OGÓLNE

Właściwe organy mogą stosować poniższy ujednolicony format do gromadzenia informacji na potrzeby wydawania, przedłużania, aktualizowania lub zmieniania licencji maszynisty lub wydawania wtórnika licencji maszynisty. Ponadto mogą one dostarczyć użytkownikom wzoru niezbędnych wyjaśnień i podanych poniżej instrukcji.

Treść wniosku

Ujednolicony wniosek składa się z następujących części:

a) Wniosek o wydanie licencji, który wypełnia się, kiedy wnioskodawca lub jednostka występująca w jego imieniu wnosi o wydanie, przedłużenie, aktualizację lub zmianę licencji maszynisty lub wydanie wtórnika licencji maszynisty. Ujednolicony wniosek przedstawiono w sekcji 3.

b) Oświadczenie o ochronie danych osobowych. Procedura uzyskania licencji uwzględnia konieczność ochrony danych osobowych. Przykład oświadczenia o ochronie danych osobowych przedstawiono w sekcji 4. Państwa członkowskie mogą dostosować je do przepisów krajowych na mocy dyrektywy 95/46/WE (

6

).

c) Wykaz załączonych dokumentów, który będzie wykorzystywany jako lista kontrolna przedstawionych świadectw lub wszelkich innych dokumentów zawierających informacje dotyczące wymogów niezbędnych do ubiegania się o licencję lub do jej przedłużenia. Jest on przedstawiony w sekcji 5.

d) Wytyczne dotyczące wniosku dla wnioskodawców i właściwych organów. Zostały one przedstawione w sekcji 5.

2. UJEDNOLICONY WNIOSEK

3. PRZYKŁADY OŚWIADCZEŃ O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH

3.1. Należy dostosować zgodnie z obowiązującym prawodawstwem krajowym na mocy dyrektywy 95/46/WE

Wszelkie dane osobowe przetwarzane do celów wydawania licencji maszynisty oraz spełnienia wymogów dyrektywy 2007/59/WE w sprawie przyznawania uprawnień maszynistom prowadzącym lokomotywy i pociągi w obrębie systemu kolejowego Wspólnoty przetwarzane są zgodnie z [prawodawstwo krajowe wdrażające dyrektywę 95/46/WE] w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w wyżej wymienionych celach oraz na potrzeby prowadzenia rejestru przez jednostkę działającą w charakterze prowadzącego rejestr. Osobie, której dotyczą dane, przysługuje prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz do wnoszenia do nich poprawek, jeżeli są one niepoprawne lub niepełne.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących przetwarzania danych osobowych osoba, której dotyczą dane, powinna skontaktować się z jednostkę działającą w charakterze kontrolera danych:

…

(należy wpisać nazwisko kontrolera(-ów) danych osobowych we właściwym organie/upoważnionej jednostce)

W zależności od praw dostępu do danych do określonych celów osobie, której dotyczą dane, przysługuje w każdej chwili prawo odwołania do inspektora ochrony danych:

…

(należy wpisać nazwisko inspektora (-ów) danych osobowych we właściwym organie/upoważnionej jednostce)

***

3.2. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych (przykład)

Osoba, której dotyczą dane, została poinformowana o celu i procedurze przetwarzania danych osobowych i wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych związane z wydawaniem licencji maszynisty oraz rejestracją danych w krajowym rejestrze licencji maszynisty zgodnie z dyrektywą 2007/59/WE.

Data

…

Podpis wnioskodawcy

…

***

4. WYKAZ DOKUMENTÓW, KTÓRE NALEŻY ZAŁĄCZYĆ DO WNIOSKU O WYDANIE LICENCJI MASZYNISTY

DOKUMENTY, KTÓRE NALEŻY PRZEDŁOŻYĆ W PRZYPADKU WNIOSKU O:

Data przyjęcia

 1. NOWĄ LICENCJĘ

1.1.

Podpisany wniosek.

1.2.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych (dyrektywa 95/46/WE)

1.3.

Potwierdzenie najwyższego poziomu wykształcenia

1.4.

Świadectwo sprawności fizycznej

1.5.

Świadectwo sprawności psychicznej

1.6.

Zaświadczenie dotyczące ogólnych kwalifikacji zawodowych

1.7.

Kopia paszportu/krajowego dokumentu tożsamości/innego uznanego dokumentu potwierdzającego tożsamość

 2. AKTUALIZACJĘ

2.1.

Aktualna licencja

2.2.

Potwierdzenie zmiany danych, których ma dotyczyć aktualizacja

2.3.

…

 3. ZMIANĘ

3.1.

Aktualna licencja

3.2.

Świadectwo sprawności fizycznej

3.3.

Potwierdzenie zmiany danych, które mają być poprawione

 4. WTÓRNIK

4.1.

Oświadczenie dotyczące przyczyny wystąpienia o wtórnik (zniszczenie/kradzież/zaginięcie/uszkodzenie danych)

4.2.

Licencja – wyłącznie w przypadku gdy podanie o wydanie wtórnika uzasadnione jest uszkodzeniem/zniszczeniem

 5. PRZEDŁUŻENIE

5.1.

Świadectwo sprawności fizycznej

5.2.

Kopia ostatniej licencji

5.3.

Potwierdzenie utrzymania kwalifikacji (w stosownych przypadkach)

Wewnętrzny numer referencyjny

Data wypełnienia wniosku

Miejsce zarezerwowane na PIECZĘĆ ORGANU, DO KTÓREGO KIEROWANY JEST WNIOSEK

5. WYTYCZNE DOTYCZĄCE WNIOSKU

Uwagi ogólne

a) Niniejszy wniosek ma zostać włączony do procedury ubiegania się o licencję w państwach członkowskich. Ujednolicony wzór został opracowany na podstawie wymogów ustanowionych w dyrektywie 2007/59/WE (zwanej dalej „dyrektywą”).

Do niniejszego wniosku załącza się stosowne dokumenty potwierdzające, że wnioskodawca spełnia wymogi wymienione w art. 11 dyrektywy 2007/59/WE.

b) Niniejszy wniosek jest wydawany we wszystkich językach Wspólnoty Europejskiej, a system numeracji jest zachowany niezależnie od języka.

c) Dane wpisuje się w określonym poniżej formacie w celu zachowania spójności z formatem danych w rejestrze. W miarę możliwości daty podaje się w formacie RRRR-MM-DD zgodnie z normą ISO 8601:2004 „Elementy danych i formaty wymiany – Wymiana informacji – Zapis daty i czasu dnia”.

d) W przypadkach gdy zgromadzenie danych w ramach dyrektywy jest nieobowiązkowe i nie zostały one zgromadzone, w odpowiedniej rubryce wpisuje się wyrazy „nie dotyczy”.

e) Na mocy prawodawstwa krajowego w celu sprawdzenia identyfikacji osoby mogą być wymagane informacje dodatkowe. Wszelkie dodatkowe dane wymagane przez właściwe organy dodawane są na końcu ujednoliconych wymogów. Miejsce na wymagania szczególne zostało przewidziane w rubrykach o numerach 2.24, 2.25 oraz 2.26, jednak aby nie udaremnić stworzenia ujednoliconego dokumentu, ich liczbę ogranicza się do niezbędnego minimum.

1. Sekcja pierwsza dotyczy organu wydającego licencję

1.1.

Ma zostać dostosowana do potrzeb organu wydającego licencję (krajowe organy ds. bezpieczeństwa, przedsiębiorstwa kolejowe lub inne jednostki zawierające umowę)

1.2.

Wpisać informacje dotyczące organu wydającego licencję

2. Sekcja druga dotyczy statusu licencji

2.1.

Zakreślić jedną z czterech rubryk przeznaczonych na powód złożenia wniosku.

2.2.

Zakreślić tę rubrykę, jeżeli wniosek dotyczy wydania nowej licencji. W takim przypadku należy przedstawić dokumenty wymienione w sekcji 4.1.

2.3.

Zakreślić tę rubrykę, jeżeli wniosek dotyczy aktualizacji lub zmiany licencji, jednocześnie podając powód aktualizacji lub zmiany w polu tekstowym.

Aktualizacja: potrzeba aktualizacji zachodzi na przykład jeżeli zaszła zmiana w elementach nieobowiązkowych, jak adres zamieszkania maszynisty lub numer referencyjny pracownika.

Zmiana: potrzeba wprowadzenia zmiany do licencji może wynikać z potrzeby wprowadzenia zmian w wyniku badań lekarskich w informacjach dodatkowych lub ograniczeniach, albo kiedy jakaś rubryka zawiera błąd, który wymaga sprostowania.

2.4.

Zakreślić tę rubrykę, jeżeli wniosek dotyczy przedłużenia licencji. Co 10 lat licencja wymaga przedłużenia; należy w tym celu dostarczyć nowe zdjęcie.

2.5.

Zakreślić tę rubrykę, jeżeli wniosek dotyczy wydania wtórnika licencji, jednocześnie podając powód w polu tekstowym (np. zguba, kradzież lub nieumyślne zniszczenie). Właściwy organ sprawdza, czy licencja, której dotyczy podanie o wydanie wtórnika, jest wciąż ważna i czy nie została zawieszona lub wycofana.

2.6.

Przy pierwszym wydaniu licencji nadawany jest europejski numer identyfikacyjny (EIN). Nie wypełniać tej rubryki, jeżeli podanie dotyczy pierwszej licencji.

Wpisać numer EIN w przypadku wniosku o zmianę, aktualizację, przedłużenie lub zastąpienie (wydanie wtórnika).

2.7.

Wypełnić tę rubrykę w przypadku wniosku o zmianę, aktualizację, przedłużenie lub zastąpienie (wydanie wtórnika).

2.8.

Należy wskazać, czy wniosek został złożony przez wnioskodawcę czy przez inną jednostkę w jego imieniu. Informacje te mogą być wykorzystane w toku postępowania oraz do skontaktowania się z maszynistą, którego adres pocztowy przestał być aktualny.

2.9.

Zakreślić tę rubrykę, jeżeli wniosek jest składany przez wnioskodawcę.

2.10.

Zakreślić tę rubrykę, jeżeli wniosek jest składany przez inną jednostkę.

2.11.

Wypełnić tę sekcję (2.11 do 2.13) w przypadku jeżeli wniosek jest składany przez jednostkę w imieniu wnioskodawcy i podać jej nazwę.

2.12.

Wypełnić status jednostki składającej wniosek (pracodawca/jednostka zawierająca umowę/inne). Informacja ta umożliwia zapis kontroli dotyczących szkolenia ustawicznego prowadzonych np. w ramach systemów zarządzania bezpieczeństwem przedsiębiorstw kolejowych lub zarządców infrastruktury.

2.13.

Wypełnić w tym miejscu adres pocztowy jednostki składającej wniosek w następującym porządku:

numer (w stosownych przypadkach)/ulica;

kod pocztowy/miejscowość;

państwo

2.14.

W następnej sekcji wypełnić dane osobowe wnioskodawcy (od 2.15 do 2.23). Rubryki 2.2.1 oraz 2.2.2 są nieobowiązkowe.

2.15.

Wpisać nazwisko (nazwisko rodowe) lub nazwiska dokładnie w takiej formie, w jakiej wpisane zostały w paszporcie, krajowym dokumencie tożsamości lub innym uznanym dokumencie potwierdzającym tożsamość.

2.16.

Wpisać imię lub imiona dokładnie w takiej formie, w jakiej wpisane zostały w paszporcie, krajowym dokumencie tożsamości lub innym uznanym dokumencie potwierdzającym tożsamość.

2.17.

Zakreślić odpowiednią rubrykę dotyczącą płci wnioskodawcy.

2.18.

Wpisać datę urodzenia wnioskodawcy.

2.19.

Wpisać miejsce urodzenia wnioskodawcy (miasto lub miejscowość), jak następuje:

oznaczenie państwa członkowskiego (dwuliterowe) (zob. załącznik I sekcja 3) – kod pocztowy – miejscowość.

Wpisać:

— obywatelstwo wnioskodawcy przy urodzeniu lub jego państwo urodzenia w zależności od krajowych wymogów prawnych w tym zakresie,

— język ojczysty wnioskodawcy.

2.20.

Wpisać numer referencyjny nadany pracownikowi przez pracodawcę (informacja nieobowiązkowa na mocy dyrektywy 2007/59/WE).

2.21.

Podać adres pocztowy, na który licencja ma zostać wysłana (adres podany przez wnioskodawcę lub jednostkę, która składa wniosek w jego imieniu), jeżeli różni się od podanego w rubryce 2.13 lub 2.22, w następującej kolejności:

numer (w stosownych przypadkach)/ulica;

kod pocztowy/miejscowość;

państwo.

Niniejsza informacja jest istotna, ponieważ umożliwia właściwemu organowi wystąpienie o wyjaśnienia dotyczące przedstawionych dokumentów lub informacji do maszynisty lub jednostki, która składa wniosek w jego imieniu.

2.22.

Stały adres zamieszkania wnioskodawcy, który może zostać umieszczony na licencji (informacja nieobowiązkowa na mocy dyrektywy 2007/59/WE), w następującej kolejności:

numer (w stosownych przypadkach)/ulica;

kod pocztowy/miejscowość;

państwo.

Można dodawać dalsze rubryki na dodatkowe informacje, np. numer telefonu lub adres e-mail:.

2.23.

Załączyć zdjęcie wnioskodawcy, najlepiej w formacie cyfrowym (preferowany format: jpeg; bmp; tiff), który umożliwia dobrą rozdzielczość przy niewielkich rozmiarach. Do wniosków o przedłużenie załącza się aktualne zdjęcie.

Jeżeli wymogi poszczególnych państw w zakresie rozmiarów zdjęć do dokumentów oficjalnych są różne, należy odnieść się do specyfikacji dotyczącej jakości, o której mowa w polityce UE, w dodatku 11 do sekcji IV dokumentu Międzynarodowej Organizacji Lotnictwa Cywilnego nr 9303 dotyczącego dokumentów podróży odczytywanych maszynowo (wyd. 2006). Zawiera on szczegółowe wytyczne, które można podsumować jak następuje:

— zdjęcie obejmuje całą twarz, jest zrobione na wprost, oczy otwarte,

— zdjęcie pokazuje całą głowę, od wierzchołka głowy do górnej części barków,

— zdjęcie zrobione jest na białym lub jasnym tle,

— należy unikać cieni na twarzy oraz tle,

— wyraz twarzy jest naturalny (zamknięte usta),

— twarz nie może być przesłonięta okularami słonecznymi z przyciemnionymi szkłami, okulary nie mogą mieć grubej oprawki, na szkłach nie mogą pojawiać się jakiekolwiek refleksy świetlne,

— osoba bez nakrycia głowy, z wyjątkiem dopuszczonych przez władze krajowe,

— normalny kontrast i oświetlenie zdjęcia.

2.24. 2.25. 2.26.

(miejsce na dodatkowe informacje zgromadzone na podstawie prawodawstwa krajowego)

Miejsca zarezerwowane na wpisy państwa członkowskiego, które wydaje licencję, przeznaczone na informacje obowiązkowe na mocy prawodawstwa krajowego (np. można tu uwzględnić osobisty numer identyfikacyjny wydany na mocy prawodawstwa krajowego; obowiązuje on wyłącznie w państwie, w którym wydano licencję).

2.27.

Wnioskodawcy składają podpisane przez kandydata/maszynistę pisemne oświadczenie potwierdzające prawdziwość podanych informacji, w formie papierowej lub elektronicznej. Oświadczenie podlega przepisom w sprawie składania fałszywych deklaracji w państwie, w którym zostało złożone. Można dostosować je do krajowych przepisów w celu spełnienia wymogów prawnych w zakresie konsekwencji składania fałszywych informacji, fałszowania dokumentów, oszustw itd.

2.28.

Wpisać datę podpisania wniosku.

2.29.

W tym miejscu należy umieścić podpis wnioskodawcy w oryginale, kopii lub zgodnie z dyrektywą 1999/93/WE (

7

).

2.30.

Właściwy organ może dodać w tym miejscu wewnętrzny numer referencyjny (np. numer poczty przychodzącej).

2.31.

Wpisuje się tu datę otrzymania wniosku celem sprawdzenia, czy licencja zostanie wydana w terminie określonym w art. 14 ust. 4 dyrektywy 2007/59/WE.

2.32.

Miejsce zarezerwowane dla organu, do którego kierowany jest wniosek (przeznaczone np. na pieczęć lub wszelkie informacje potrzebne do archiwizacji).

3. Ochrona danych osobowych

3.1.

Właściwe organy są zobowiązane zapewnić zgodność rejestrów określonych w art. 22 dyrektywy 2007/59/WE z dyrektywą 95/46/WE w sprawie przetwarzania danych osobowych (

8

). Obejmuje to wyłącznie dane podane we wniosku w celu umieszczenia ich na licencji.

3.2.

Sformułowanie dotyczące ochrony danych określone w sekcji 3.1 niniejszego załącznika oraz zgoda, która ma zostać podpisana przez wnioskodawcę, określona w sekcji 3.2, stanowią jedynie przykłady. Należy dostosować je do krajowego prawodawstwa stanowiącego transpozycję dyrektywy 95/46/WE w sprawie przetwarzania danych osobowych.

Techniczne środki uzyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych mogą zastąpić podpis wnioskodawcy.

4. Sekcja ta dotyczy dokumentów dostarczanych jako potwierdzenie informacji związanych ze statusem licencji

4.1.

W celu uzyskania nowej licencji zakreślić rubrykę 1 sekcji 4 (wykaz dokumentów do załączenia) oraz dostarczyć dokumenty wymienione w pkt 1.1 do 1.6 [zob. art. 14 ust. 4 dyrektywy].

[1.2] Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych zgodnie z prawodawstwem krajowym wdrażającym dyrektywę 95/46/WE w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych.

[1.3] Wymogi dotyczące wykształcenia zostały określone w art. 11 ust. 1 dyrektywy 2007/59/WE.

[1.4] Wymogi dotyczące warunków fizycznych zostały określone w art. 11 ust. 2 dyrektywy 2007/59/WE.

[1.5] Wymogi dotyczące warunków psychicznych zostały określone w art. 11 ust. 3 dyrektywy 2007/59/WE.

[1.6] Wymogi dotyczące ogólnych kompetencji zawodowych zostały określone w art. 11 ust. 4 dyrektywy 2007/59/WE.

4.2.

W przypadku podania o aktualizację licencji zakreślić rubrykę 2 sekcji 4 oraz dostarczyć dokumenty wymienione w pkt 2.1, 2.2 lub 2.3.

4.3.

W przypadku podania o zmianę licencji zakreślić rubrykę 3 sekcji 4 oraz dostarczyć dokumenty wymienione w pkt 3.1, 3.2 lub 3.3.

4.4.

Aby otrzymać wtórnik licencji, zakreślić rubrykę 4 oraz dostarczyć dokumenty wymienione w pkt 4.1 do 4.2.

4.5.

Aby przedłużyć licencję zakreślić rubrykę 4.5 oraz dostarczyć dokumenty wymienione w pkt 5.1 do 5.3.

[5.3] Potwierdzenie utrzymania kwalifikacji maszynistów może wykraczać poza system zarządzania bezpieczeństwem przedsiębiorstwa kolejowego/zarządcy infrastruktury lub program utrzymania kwalifikacji organizowany lub uznany przez właściwe organy.

Można dodać dalsze rubryki. Nie będą one jednak stanowić części ujednoliconego formatu.

(

1

) Dz.U. L 315 z 3.12.2007, s. 51.

(

2

) Dz.U. L 164 z 30.4.2004, s. 44.

(

3

) Dz.U. L 281 z 23.11.1995, s. 31.

(

4

) Obowiązki w zakresie transpozycji i wdrożenia niniejszej dyrektywy nie mają zastosowania do Cypru i Malty, do czasu gdy na ich terytorium stworzony zostanie system kolejowy (art. 36 ust. 3 dyrektywy 2007/59/WE).

(

5

) Dz.U. L 153 z 14.6.2007, s. 9.

(

6

) Dz.U. L 281 z 23.11.1995, s. 31. Dyrektywa 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych. Dyrektywa zmieniona rozporządzeniem (WE) nr 1882/2003 (Dz.U. L 284 z 31.10.2003, s. 1).

(

7

) Dz.U. L 13 z 19.1.2000, s. 12.

(

8

) Dz.U. L 281 z 23.11.1995, s. 31. Dyrektywa 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych. Dyrektywa zmieniona rozporządzeniem (WE) nr 1882/2003 (Dz.U. L 284 z 31.10.2003, s. 1).