Załącznik

1. Zasady ogólne

1.1.

Dane wejściowe procesu monitorowania obejmują wszystkie procesy i procedury zawarte w systemie zarządzania, w tym techniczne, operacyjne i organizacyjne środki kontroli ryzyka.

1.2.

Działania, o których mowa w art. 3 ust. 2 procesu monitorowania, są opisane w sekcjach 2–6.

1.3.

Proces monitorowania jest powtarzalny i wielokrotny, co ukazano na schemacie zamieszczonym poniżej w dodatku.

2. Określenie strategii, priorytetów i planu (planów) monitorowania

2.1.

Każde przedsiębiorstwo kolejowe, zarządca infrastruktury i podmiot odpowiedzialny za utrzymanie odpowiada za określenie swojej strategii, priorytetów i planu (planów) monitorowania na podstawie własnego systemu zarządzania.

2.2.

Podejmując decyzję dotyczącą wyznaczenia priorytetów, uwzględnia się informacje pochodzące z obszarów stwarzających największe zagrożenia, które przy braku skutecznego monitorowania mogą prowadzić do negatywnych skutków dla bezpieczeństwa. Należy ustalić hierarchię priorytetów w zakresie monitorowania i wskazać potrzebny czas, wysiłek i zasoby. Przy ustalaniu priorytetów uwzględnia się ponadto rezultaty uzyskane wcześniej podczas stosowania procesu monitorowania.

2.3.

W procesie monitorowania możliwie najwcześniej należy określić przypadki braku zgodności w stosowaniu systemu zarządzania, które mogą powodować wypadki, incydenty, sytuacje grożące wypadkiem lub inne niebezpieczne wydarzenia. Takie postępowanie powinno prowadzić do wdrożenia środków mających na celu naprawę tego rodzaju przypadków braku zgodności.

2.4.

W strategii i planie (planach) monitorowania należy określić wskaźniki ilościowe lub jakościowe, lub ich kombinację, które mogą:

a) ostrzegać na wczesnym etapie o każdym odchyleniu od oczekiwanego rezultatu lub zapewnić o jego osiągnięciu zgodnie z planem;

b) przekazywać informacje o niepożądanych rezultatach;

c) być pomocne w procesie decyzyjnym.

3. Gromadzenie i analiza informacji

3.1.

Informacje należy gromadzić i analizować zgodnie ze strategią, priorytetami i planem (planami) określonymi dla celów monitorowania.

3.2.

W odniesieniu do każdego wskaźnika wymienionego w pkt 2.4 przeprowadza się następujące działania:

a) gromadzenie niezbędnych informacji;

b) ocena prawidłowości wdrożenia procesów, procedur, technicznych, operacyjnych i organizacyjnych środków kontroli ryzyka;

c) kontrola skuteczności procesów, procedur, technicznych, operacyjnych i organizacyjnych środków kontroli ryzyka oraz osiągnięcia oczekiwanych rezultatów;

d) ocena prawidłowości stosowania systemu zarządzania jako całości i osiągnięcia oczekiwanych rezultatów;

e) analiza i ocena stwierdzonych przypadków braku zgodności z wymogami określonymi w lit. b), c) i d) oraz ustalenie ich przyczyn.

4. Opracowanie planu działania

4.1.

W razie stwierdzenia przypadków braku zgodności, które zostały uznane za niedopuszczalne, sporządza się plan działania. Plan ten przyczynia się do:

a) wzmocnienia prawidłowo wdrożonych procesów, procedur, technicznych, operacyjnych i organizacyjnych środków kontroli ryzyka w określony sposób; lub

b) poprawy istniejących procesów, procedur, technicznych, operacyjnych i organizacyjnych środków kontroli ryzyka; lub

c) określenia i wdrożenia dodatkowych środków kontroli ryzyka.

4.2.

W szczególności plan działania powinien zawierać następujące informacje:

a) cele i oczekiwane wyniki;

b) wymagane środki naprawcze lub zapobiegawcze bądź oba te rodzaje środków;

c) dane osoby odpowiedzialnej za realizację działań;

d) wymagane daty realizacji działań;

e) dane osoby odpowiedzialnej za ocenę skuteczności środków przewidzianych w planie działania, zgodnie z sekcją 6;

f) przegląd wpływu planu działania na strategię, priorytety i plan(-y) monitorowania.

4.3.

W celu zarządzania bezpieczeństwem w interfejsach przedsiębiorstwo kolejowe, zarządca infrastruktury lub podmiot odpowiedzialny za utrzymanie decyduje – w porozumieniu z pozostałymi zainteresowanymi podmiotami – o tym, kto będzie odpowiedzialny za realizację koniecznego planu działania lub jego części.

5. Realizacja planu działania

5.1.

Plan działania określony w sekcji 4 musi być realizowany w sposób zapewniający skorygowanie stwierdzonych przypadków braku zgodności.

6. Ocena skuteczności środków przewidzianych w planie działania

6.1.

Prawidłowe wdrożenie, zasadność i skuteczność środków określonych w planie działania kontroluje się przy użyciu tego samego procesu monitorowania, który został opisany w niniejszym załączniku.

6.2.

Ocena skuteczności planu działania obejmuje w szczególności następujące działania:

a) weryfikację prawidłowości realizacji planu działania i jego ukończenia zgodnie z harmonogramem;

b) weryfikację uzyskania oczekiwanego rezultatu;

c) sprawdzenie, czy warunki wstępne nie uległy tymczasem zmianie i czy w danych okolicznościach określone w planie działania środki kontroli ryzyka są nadal odpowiednie;

d) sprawdzenie konieczności stosowania innych środków kontroli ryzyka.

7. Dowody uzyskane w wyniku stosowania procesu monitorowania

7.1.

Proces monitorowania powinien być dokumentowany na potrzeby udowodnienia jego prawidłowego stosowania. Dokumentacja ta powinna być udostępniana przede wszystkim do celów oceny wewnętrznej. Na żądanie:

a) przedsiębiorstwa kolejowe i zarządcy infrastruktury udostępniają tę dokumentację krajowemu organowi ds. bezpieczeństwa;

b) podmioty odpowiedzialne za utrzymanie udostępniają tę dokumentację jednostce certyfikującej. Jeżeli zarządzanie interfejsami opiera się na umowach, podmioty odpowiedzialne za utrzymanie udostępniają tę dokumentację odpowiednim przedsiębiorstwom kolejowym i zarządcom infrastruktury.

7.2.

Dokumentacja opracowana zgodnie z pkt 7.1 powinna w szczególności zawierać:

a) opis organizacji i pracowników wyznaczonych do prowadzenia procesu monitorowania;

b) wyniki różnych działań wchodzących w zakres procesu monitorowania, wyszczególnionych w art. 3 ust. 2, a w szczególności podjętych decyzji;

c) w stwierdzonych przypadkach braku zgodności, które zostały uznane za niedopuszczalne – wykaz wszystkich środków, jakie należy wdrożyć, aby uzyskać oczekiwany rezultat.

Dodatek

Ramy procesu monitorowania

System utrzymania stosowany przez podmiot odpowiedzialny za utrzymanie

System zarządzania bezpieczeństwem stosowany przez zarządcę infrastruktury

System zarządzania bezpieczeństwem stosowany przez przedsiębiorstwo kolejowe

Proces identyfikacji i oceny ryzyka

Zagrożenia

Opracowanie powiązanych procesów, procedur i technicznych, operacyjnych i organizacyjnych środków kontroli ryzyka

PROCES MONITOROWANIA

OKREŚLENIE STRATEGII, PRIORYTETÓW I PLANÓW MONITOROWANIA

Określenie (lub przegląd) strategii, priorytetów i planów monitorowania wszystkich (odpowiednich) procesów, procedur oraz technicznych, operacyjnych i organizacyjnych środków kontroli ryzyka

Określenie (lub przegląd) powiązanych wskaźników jakościowych, ilościowych lub ich kombinacji

GROMADZENIE I ANALIZA INFORMACJI

Gromadzenie niezbędnych informacji

Analiza i ocena informacji

NIE

Czy stwierdzono brak zgodności?

TAK

Analiza i ocena przypadków braku zgodności

TAK

Czy brak zgodności jest dopuszczalny?

NIE

Opracowanie planu działania

Realizacja planu działania

Ocena skuteczności środków planu działania

Udoskonalenie procesów, procedur i technicznych, operacyjnych i organizacyjnych środków kontroli ryzyka oraz systemu zarządzania jako całości