Artykuł 4

1. Dochodzenia w instytucjach, organach, urzędach i agencjach w obszarach, o których mowa w art. 1, prowadzi się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem oraz decyzjami przyjętymi przez te instytucje, organy, urzędy lub agencje (zwane dalej „dochodzeniami wewnętrznymi”).

2. W toku dochodzeń wewnętrznych:

a) Urząd ma prawo uzyskać natychmiastowy i niezapowiedziany dostęp do wszelkich istotnych informacji i danych związanych ze sprawą będącą przedmiotem dochodzenia – niezależnie od rodzaju nośnika, na jakim są one przechowywane – będących w posiadaniu instytucji, organów, urzędów i agencji, jak również dostęp do ich pomieszczeń. W przypadku gdy urządzenia prywatne są wykorzystywane do celów służbowych, mogą one stanowić przedmiot inspekcji Urzędu. Urząd poddaje takie urządzenia inspekcji wyłącznie w zakresie, w jakim urządzenia te są wykorzystywane do celów służbowych, na warunkach określonych w decyzjach przyjętych przez te instytucje, organy, urzędy lub agencje oraz jeżeli Urząd ma uzasadnione podstawy, by podejrzewać, że zawartość urządzeń może być istotna dla danego dochodzenia.

Urząd jest upoważniony do kontrolowania ksiąg rachunkowych instytucji, organów, urzędów i agencji. Urząd może sporządzać kopie i uzyskiwać wyciągi z dowolnych dokumentów lub zawartości dowolnego nośnika danych będących w posiadaniu instytucji, organów, urzędów i agencji oraz, w razie potrzeby, zajmować te dokumenty lub dane w celu zapewnienia, aby nie były narażone na zaginięcie;

b) Urząd może zwrócić się do urzędników, innych pracowników, członków instytucji lub organów, szefów urzędów lub agencji lub członków personelu o udzielenie informacji ustnych – w tym również w ramach przesłuchań – oraz informacji pisemnych, przy czym informacje te muszą być dokładnie udokumentowane zgodnie z mającymi zastosowanie unijnymi zasadami poufności i zasadami ochrony danych.

3. Zgodnie z takimi samymi przepisami i warunkami, które ustanowiono w art. 3, Urząd może przeprowadzać kontrole na miejscu i inspekcje w pomieszczeniach podmiotów gospodarczych w celu uzyskania dostępu do informacji istotnych dla sprawy będącej przedmiotem dochodzenia w instytucjach, organach, urzędach i agencjach.

4. Instytucje, organy, urzędy i agencje są informowane za każdym razem, gdy pracownicy Urzędu prowadzą dochodzenie wewnętrzne w ich pomieszczeniach, zapoznają się z dokumentami lub danymi lub zwracają się o informacje będące w ich posiadaniu. Bez uszczerbku dla art. 10 i 11 Urząd może w dowolnym momencie przekazać zainteresowanej instytucji, organowi, urzędowi lub agencji informacje uzyskane w toku dochodzeń wewnętrznych.

5. Instytucje, organy, urzędy i agencje wprowadzają odpowiednie procedury i podejmują niezbędne środki w celu zapewnienia poufności dochodzeń wewnętrznych na wszystkich ich etapach.

6. W przypadku gdy w wyniku dochodzeń wewnętrznych okaże się, że urzędnik, inny pracownik, członek instytucji lub organu, szef urzędu lub agencji lub członek personelu może stać się osobą objętą dochodzeniem, o fakcie tym informowana jest instytucja, organ, urząd lub agencja, do której osoba ta przynależy.

W przypadkach gdy nie można zapewnić poufności dochodzenia wewnętrznego przy korzystaniu ze zwykłych kanałów komunikacji, Urząd korzysta z odpowiednich alternatywnych kanałów przekazywania informacji.

W wyjątkowych przypadkach przekazywanie takich informacji może zostać odroczone na podstawie uzasadnionej decyzji dyrektora generalnego, która jest przekazywana Komitetowi Nadzoru po zamknięciu dochodzenia.

7. W decyzji, którą instytucje, organy, urzędy lub agencje przyjmą zgodnie z ust. 1, określa się w szczególności zasadę dotyczącą spoczywającego na urzędnikach, innych pracownikach, członkach instytucji lub organów, szefów urzędów lub agencji lub członkach personelu obowiązku współpracy z Urzędem i przekazywania mu informacji, przy jednoczesnym zapewnieniu poufności dochodzenia wewnętrznego.

8. Bez uszczerbku dla art. 12c ust. 1, w przypadku gdy przed podjęciem decyzji o wszczęciu lub niewszczynaniu dochodzenia wewnętrznego, Urząd dysponuje informacjami wskazującymi na nadużycie finansowe, korupcję lub wszelką inną nielegalną działalność na szkodę interesów finansowych Unii, Urząd może poinformować o tym zainteresowane instytucje, organy, urzędy lub agencje. Zainteresowane instytucje, organy, urzędy lub agencje informują Urząd, na wniosek, o podjętych działaniach i o ustaleniach dokonanych na podstawie takich informacji.

W razie potrzeby Urząd informuje również właściwe organy zainteresowanego państwa członkowskiego. W takim przypadku zastosowanie mają wymogi proceduralne określone w art. 9 ust. 4 akapit drugi i trzeci. Jeżeli właściwy organ zadecyduje o podjęciu jakiegokolwiek działania na podstawie przekazanych mu informacji, zgodnie z prawem krajowym, informuje o tym Urząd na jego wniosek.