Artykuł 125

1. Instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie programem operacyjnym zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.

2. W odniesieniu do zarządzania programem operacyjnym, instytucja zarządzająca:

a) wspiera prace komitetu monitorującego, o którym mowa w art. 47, i dostarcza mu informacje wymagane do wykonywania jego zadań, w szczególności dane dotyczące postępów programu operacyjnego w osiąganiu celów, dane finansowe i dane odnoszące się do wskaźników i celów pośrednich;

b) opracowuje roczne i końcowe sprawozdania z wdrażania, o których mowa w art. 50, i po ich zatwierdzeniu przez komitet monitorujący przedkłada je Komisji;

c) udostępnia instytucjom pośredniczącym oraz beneficjentom informacje, które są istotne odpowiednio dla wykonywania ich zadań i wdrażania operacji;

d) ustanawia system elektronicznej rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym danych dotyczących poszczególnych uczestników operacji, w stosownych przypadkach;

e) zapewnia, aby dane, o których mowa w lit. d), były gromadzone, wprowadzane do systemu, o którym mowa w lit. d) i tam przechowywane, a dane na temat wskaźników były podzielone według płci w przypadkach wymaganych na podstawie załączników I i II do rozporządzenia w sprawie EFS.

3. W odniesieniu do wyboru operacji instytucja zarządzająca:

a) sporządza i, po zatwierdzeniu, stosuje odpowiednie procedury wyboru i kryteria, które:

(i) zapewniają, że operacje przyczynią się do osiągnięcia celów szczegółowych i rezultatów odpowiednich priorytetów;

(ii) są niedyskryminacyjne i przejrzyste;

(iii) uwzględniają ogólne zasady ustanowione w art. 7 i 8;

b) zapewnia, aby wybrana operacja wchodziła w zakres EFMR, funduszu lub funduszy polityki spójności oraz aby mogła być przypisana do kategorii interwencji lub – w przypadku EFMR – wchodziła w zakres środka określonego w ramach priorytetu lub priorytetów programu operacyjnego;

c) zapewnia, aby beneficjent otrzymał dokument zawierający warunki wsparcia dla każdej operacji, w tym szczegółowe wymogi dotyczące produktów lub usług, które mają być dostarczone w ramach operacji, plan finansowania, termin realizacji, a także wymogi dotyczące informacji, komunikacji i widoczności;

d) upewnia się przed zatwierdzeniem operacji, że beneficjenci dysponują administracyjną, finansową i operacyjną zdolnością do spełnienia warunków, o których mowa w lit. c);

e) upewnia się, że jeżeli operacja rozpoczęła się przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie do instytucji zarządzającej, przestrzegano obowiązujących przepisów prawa dotyczących danej operacji;

f) zapewnia, aby operacje wybrane do dofinansowania z funduszy nie obejmowały przedsięwzięć będących częścią operacji, które zostały objęte lub powinny były zostać objęte procedurą odzyskiwania zgodnie z art. 71 w następstwie przeniesienia działalności produkcyjnej poza obszar objęty programem;

g) określa kategorie interwencji lub – w przypadku EFMR – środki, do których przypisane są wydatki związane z operacją.

4. W odniesieniu do zarządzania finansowego i kontroli programu operacyjnego instytucja zarządzająca:

a) weryfikuje, czy współfinansowane produkty i usługi zostały dostarczone, czy operacja spełnia obowiązujące przepisy prawa, wymagania programu operacyjnego i warunki wsparcia operacji oraz:

(i) w przypadku gdy koszty mają zostać zwrócone zgodnie z art. 67 ust. 1 akapit pierwszy lit. a) – czy kwota wydatków zadeklarowana przez beneficjentów w odniesieniu do tych kosztów została zapłacona;

(ii) w przypadku gdy koszty mają zostać zwrócone zgodnie z art. 67 ust. 1 akapit pierwszy lit. b)–e) – czy warunki zwrotu wydatków beneficjentowi zostały spełnione;

b) zapewnia, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu operacji, których koszty zwracane są na podstawie faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją;

c) wprowadza skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka;

d) ustanawia procedury zapewniające przechowywanie zgodnie z wymogami art. 72 lit. g) wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i audytów wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu;

e) sporządza deklarację zarządczą i roczne podsumowanie, o których mowa w

art. 63 ust. 5 lit. a) i b) oraz art. 63 ust. 6 i 7 rozporządzenia finansowego .

W drodze odstępstwa od lit. a) akapit pierwszy w rozporządzeniu w sprawie EWT można ustanowić szczególne przepisy dotyczące kontroli mające zastosowanie do programów EWT.

5. Kontrole przeprowadzone na podstawie ust. 4 lit. a) akapit pierwszy obejmują następujące procedury:

a) weryfikacje administracyjne w odniesieniu do każdego złożonego przez beneficjentów wniosku o refundację;

b) kontrole operacji na miejscu.

Częstotliwość i zakres kontroli na miejscu są proporcjonalne do kwoty wsparcia publicznego dla operacji oraz do poziomu ryzyka stwierdzonego w toku takich kontroli oraz audytów przeprowadzanych przez instytucję audytową w odniesieniu do systemu zarządzania i kontroli jako całości.

6. Kontrole poszczególnych operacji na miejscu na podstawie ust. 5 lit. b) akapit pierwszy mogą być przeprowadzane metodą badania próby.

7. W przypadkach gdy instytucja zarządzająca jest również beneficjentem w ramach programu operacyjnego rozwiązania dotyczące kontroli, o których mowa w ust. 4 lit. a) akapit pierwszy, zapewniają właściwą rozdzielność funkcji.

8. Komisja jest uprawniona do przyjmowania aktów delegowanych zgodnie z art. 149 ustanawiających zasady określające informacje w odniesieniu do danych, które mają być zapisywane i przechowywane w formie skomputeryzowanej w ramach systemu monitorowania ustanowionego na mocy ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu.

Komisja przyjmuje akty wykonawcze określające specyfikację techniczną systemu ustanowionego na mocy ust. 2 lit. d) niniejszego artykułu. Akty wykonawcze przyjmuje się zgodnie z procedurą sprawdzającą, o której mowa w art. 150 ust. 3.

9. Komisja jest uprawniona do przyjmowania aktów delegowanych zgodnie z art. 149 ustanawiających szczegółowe minimalne wymagania dotyczące ścieżki audytu, o której mowa w ust. 4 lit. d) akapit pierwszy niniejszego artykułu, w zakresie utrzymywania zapisów księgowych oraz przechowywania dokumentów potwierdzających na poziomie instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczących i beneficjentów.

10. W celu zapewnienia jednolitych warunków wykonywania niniejszego artykułu Komisja przyjmuje akty wykonawcze dotyczące wzoru deklaracji zarządczej, o której mowa w ust. 4 lit. e) akapit pierwszy niniejszego artykułu. Te akty wykonawcze przyjmuje się zgodnie z procedurą doradczą, o której mowa w art. 150 ust. 2.