Załącznik XIII

1. WEWNĘTRZNE ŚRODOWISKO KONTROLNE

(i) istnienie struktury organizacyjnej obejmującej funkcje instytucji zarządzającej i instytucji certyfikującej i przydział funkcji w ramach każdej z tych instytucji, z zapewnieniem poszanowania, w stosownych przypadkach, zasady rozdziału funkcji;

(ii) ramy służące zapewnieniu, w przypadku delegowania zadań instytucjom pośredniczącym, określenia ich odnośnych zadań i obowiązków, weryfikacji ich zdolności do wykonania delegowanych zadań oraz istnienia procedur sprawozdawczych;

(iii) procedury w zakresie sprawozdawczości i monitorowania dotyczące nieprawidłowości oraz odzyskiwania nienależnie wypłaconych kwot;

(iv) plan przydziału odpowiednich zasobów ludzkich o koniecznych umiejętnościach technicznych, na różnych poziomach i na potrzeby różnych funkcji w strukturze organizacyjnej.

2. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

Z uwzględnieniem zasady proporcjonalności – ramy zapewniające przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem i, w szczególności, w przypadku istotnych zmian zakresu działań.

3. DZIAŁANIA W DZIEDZINIE ZARZĄDZANIA I KONTROLI

A. Instytucja zarządzająca

(i) Procedury dotyczące wniosków o dotacje, oceny wniosków, wyboru do dofinansowania, w tym zaleceń i wskazówek zapewniających wkład operacji w osiąganie szczegółowych celów i wyników stosownych priorytetów, zgodnie z przepisami art. 125 ust. 3 lit. a) ppkt (i).

(ii) Procedury kontroli zarządczych, w tym weryfikacji administracyjnych w odniesieniu do każdego wniosku o refundację przedłożonego przez beneficjentów oraz kontroli na miejscu operacji.

(iii) Procedury rozpatrywania wniosków o refundację przedkładanych przez beneficjentów i zatwierdzania płatności.

(iv) Procedury na potrzeby systemu elektronicznego gromadzenia, rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, w tym, w stosownych przypadkach, danych dotyczących poszczególnych uczestników i – o ile jest to wymagane – podział danych odnoszących się do wskaźników według płci, a także na potrzeby zapewnienia, że bezpieczeństwo systemów odpowiada uznanym w skali międzynarodowej standardom.

(v) Procedury ustanowione przez instytucję zarządzającą po to, by zapewnić, że beneficjenci prowadzą oddzielny system księgowości lub korzystają z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją.

(vi) Procedury wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych.

(vii) Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu i system archiwizujący.

(viii) Procedury służące sporządzaniu deklaracji zarządczej, o której mowa w art. 59 ust. 5 lit. a) rozporządzenia finansowego, a także sporządzaniu rocznych podsumowań końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli, w tym stwierdzonych uchybień, o których mowa w art. 59 ust. 5 lit. b) tego rozporządzenia.

(ix) Procedury zapewniające przedłożenie beneficjentowi dokumentu określającego warunki wsparcia dla każdej operacji.

B. Instytucja certyfikująca

(i) Procedury poświadczania składanych Komisji wniosków o płatność okresową.

(ii) Procedury sporządzania zestawienia wydatków i poświadczania, że jest ono prawdziwe, kompletne i rzetelne oraz że wydatki są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, z uwzględnieniem wyników wszystkich audytów.

(iii) Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu poprzez prowadzenie w formie elektronicznej dokumentacji księgowej, w tym kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych w odniesieniu do każdej operacji.

(iv) Procedury, w stosownych przypadkach, zapewniające otrzymywanie przez instytucję certyfikującą odpowiednich informacji od instytucji zarządzającej na temat przeprowadzonych weryfikacji i kontroli oraz wyników audytów przeprowadzonych przez instytucję audytową lub na jej odpowiedzialność.

4. MONITOROWANIE

A. Instytucja zarządzająca

(i) Procedury wspierające prace komitetu monitorującego.

(ii) Procedury sporządzania i przedkładania Komisji rocznych i końcowych sprawozdań z wdrażania.

B. Instytucja certyfikująca

Procedury wykonywania przez instytucję certyfikującą jej obowiązków w zakresie monitorowania wyników kontroli zarządczych oraz wyników audytów przeprowadzonych przez instytucję audytową lub na jej odpowiedzialność, przed przedłożeniem Komisji wniosków o płatność.