Artykuł 40

1. Państwa członkowskie zapewniają, by wszelka komunikacja i wymiana informacji odbywające się na mocy niniejszej dyrektywy, w szczególności elektroniczne składanie ofert, przeprowadzane były z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji zgodnie z wymogami niniejszego artykułu. Narzędzia i urządzenia wykorzystywane do celów komunikacji za pomocą środków elektronicznych, jak również ich właściwości techniczne, muszą być niedyskryminujące, ogólnie dostępne i interoperacyjne z produktami ITC będącymi w powszechnym użyciu oraz nie mogą ograniczać dostępu wykonawców do postępowania o udzielenie zamówienia.

Niezależnie od akapitu pierwszego podmioty zamawiające nie mają obowiązku wymagać elektronicznych środków komunikacji przy składaniu ofert w następujących sytuacjach:

a) z uwagi na specjalistyczny charakter zamówienia, zastosowanie elektronicznych środków komunikacji wymagałoby szczególnych narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub które nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji;

b) aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do opisu ofert, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwartoźródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są objęte systemem licencji własnościowej i nie mogą zostać udostępnione na potrzeby pobierania lub zdalnego wykorzystania przez podmiot zamawiający;

c) zastosowanie elektronicznych środków komunikacji wymagałoby specjalistycznego sprzętu biurowego, który nie jest ogólnie dostępny dla podmiotów zamawiających;

d) dokumenty zamówienia wymagają przedstawienia modelu fizycznego lub w skali, którego nie można przekazać drogą elektroniczną.

W odniesieniu do komunikacji, do której nie są stosowane elektroniczne środki komunikacji zgodnie z akapitem drugim, komunikacja odbywa się drogą pocztową lub w inny odpowiedni sposób albo z wykorzystaniem połączenia drogi pocztowej lub innego odpowiedniego sposobu i środków elektronicznych.

Niezależnie od akapitu pierwszego niniejszego ustępu podmioty zamawiające nie mają obowiązku wymagać stosowania elektronicznych środków komunikacji przy składaniu ofert, jeżeli stosowanie środków komunikacji innych niż środki elektroniczne jest niezbędne z racji naruszenia bezpieczeństwa tych elektronicznych środków komunikacji albo z uwagi na ochronę szczególnie wrażliwego charakteru informacji wymagającego tak wysokiego poziomu ochrony, że nie można go właściwie zapewnić w drodze zastosowania elektronicznych narzędzi i urządzeń, które są ogólnie dostępne dla wykonawców albo które mogą im zostać udostępnione za pomocą alternatywnych środków dostępu w rozumieniu ust. 5.

Podmioty zamawiające wymagające – zgodnie z akapitem drugim niniejszego ustępu – środków komunikacji innych niż środki elektroniczne przy składaniu ofert, mają obowiązek wskazania w indywidualnym sprawozdaniu, o którym mowa w art. 100, powodów takiego wymogu. W stosownych przypadkach podmioty zamawiające wskazują w indywidualnym sprawozdaniu powody, dla których korzystanie ze środków komunikacji innych niż środki elektroniczne zostało uznane za niezbędne w zastosowaniu akapitu czwartego niniejszego ustępu.

2. Niezależnie od ust. 1 można stosować komunikację ustną w odniesieniu do przekazywania informacji dotyczących innych niż istotne elementów postępowania o udzielenie zamówienia, o ile treść komunikatów ustnych jest w dostatecznym stopniu udokumentowana. W tym celu istotne elementy postępowania o udzielenie zamówienia obejmują dokumenty zamówienia, wnioski o dopuszczenie do udziału, potwierdzenie zainteresowania i oferty. W szczególności komunikacja ustna z oferentami, która może mieć istotny wpływ na treść i ocenę ofert, musi być udokumentowana w dostatecznym stopniu i w odpowiedni sposób, na przykład na piśmie lub za pomocą nagrań, względnie w formie podsumowania głównych elementów rozmowy.

3. Podmioty zamawiające zapewniają zachowanie integralności danych oraz poufności ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w ramach wszelkiej komunikacji oraz wymiany i przechowywania informacji. Podmioty zamawiające analizują treść ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału dopiero po upływie terminu wyznaczonego na ich składanie.

4. W odniesieniu do zamówień publicznych na roboty budowlane i konkursów państwa członkowskie mogą wymagać zastosowania szczególnych narzędzi elektronicznych, takich jak narzędzia elektronicznego modelowania danych budowlanych lub podobne. W takich przypadkach podmioty zamawiające muszą zaoferować alternatywne środki dostępu zgodnie z ust. 5 do czasu, gdy takie narzędzia staną się ogólnie dostępne w rozumieniu ust. 1 akapit pierwszy zdanie drugie.

5. Podmioty zamawiające mogą, w razie potrzeby, wymagać zastosowania narzędzi, które nie są ogólnie dostępne, pod warunkiem że podmioty te oferują alternatywne środki dostępu.

Uznaje się, że podmioty zamawiające oferują odpowiednie alternatywne środki dostępu, jeżeli zachodzi dowolna z poniższych sytuacji:

a) podmioty zamawiające oferują nieograniczony, pełny, bezpośredni i bezpłatny dostęp za pomocą środków elektronicznych do tych narzędzi i urządzeń od daty publikacji ogłoszenia zgodnie z załącznikiem IX lub od daty wysłania zaproszenia do potwierdzenia zainteresowania. W tekście ogłoszenia lub zaproszenia do potwierdzenia zainteresowania podaje się adres internetowy, pod którym dostępne są te narzędzia i urządzenia;

b) podmioty zamawiające zapewniają, by oferenci niemający dostępu do tych narzędzi i urządzeń ani możliwości ich uzyskania w stosownych terminach, pod warunkiem że ten brak dostępu nie może być przypisany danemu oferentowi, mogli uzyskać dostęp do postępowania o udzielenie zamówienia przez stosowanie tymczasowych tokenów udostępnionych bezpłatnie w sieci; lub

c) podmioty zamawiające prowadzą alternatywny kanał elektronicznego składania ofert.

6. Oprócz wymogów przedstawionych w załączniku V następujące zasady mają zastosowanie do narzędzi i urządzeń służących do elektronicznego przesyłania i odbioru ofert oraz elektronicznego odbioru wniosków o dopuszczenie do udziału:

a) informacje na temat specyfikacji dotyczących elektronicznego składania ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału, w tym kodowania oraz oznaczania czasu odbioru, są dostępne dla zainteresowanych stron;

b) państwa członkowskie lub podmioty zamawiające, działające zgodnie z ogólnymi ramami ustanowionymi przez dane państwo członkowskie, określają poziom bezpieczeństwa wymagany dla elektronicznych środków komunikacji stosowanych na poszczególnych etapach danego postępowania o udzielenie zamówienia; poziom ten jest proporcjonalny do powiązanego ryzyka;

c) w przypadku gdy państwa członkowskie, lub podmioty zamawiające działające zgodnie z ogólnymi ramami ustanowionymi przez dane państwo członkowskie, stwierdzą, że poziom ryzyka oceniony na podstawie lit. b) niniejszego ustępu sprawia, że wymagane są zaawansowane podpisy elektroniczne określone w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE (

9

), podmioty zamawiające akceptują zaawansowane podpisy elektroniczne oparte na kwalifikowanym certyfikacie elektronicznym, uwzględniając, czy te certyfikaty wystawione są przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wymieniony na zaufanej liście przewidzianej w decyzji Komisji 2009/767/WE (

10

), składane za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów lub bez takiego urządzenia, o ile spełnione są następujące warunki:

(i) podmiot zamawiający musi określić wymagany format zaawansowanego podpisu w oparciu o formaty ustanowione decyzją Komisji 2011/130/UE (

11

) oraz wprowadzić niezbędne środki umożliwiające techniczną obsługę tych formatów; w przypadku gdy stosowany jest inny format podpisu elektronicznego, taki podpis lub elektroniczny nośnik dokumentu muszą zawierać informację o istniejących metodach weryfikacji, za co odpowiadają państwa członkowskie. Metody weryfikacji umożliwiają podmiotowi zamawiającemu weryfikację – w trybie online, nieodpłatnie i w sposób zrozumiały dla osób niebędących rodzimymi użytkownikami danego języka – otrzymanego podpisu elektronicznego jako zaawansowanego podpisu elektronicznego opartego na kwalifikowanym certyfikacie elektronicznym. Państwa członkowskie przekazują Komisji informacje na temat podmiotu świadczącego usługi weryfikacji, a Komisja w internecie podaje informacje otrzymane od państw członkowskich do wiadomości publicznej;

(ii) jeżeli oferta jest podpisywana z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu, który jest umieszczony na zaufanej liście, podmiot zamawiający nie stosuje dodatkowych wymogów mogących utrudnić oferentom korzystanie z tych podpisów.

W odniesieniu do dokumentów wykorzystywanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia, które są podpisywane przez właściwy organ państwa członkowskiego lub przez inny podmiot wydający dokument, właściwy organ lub podmiot wydający dokument mogą ustanowić wymagany format zaawansowanego podpisu zgodnie z wymogami określonymi w art. 1 ust. 2 decyzji 2011/130/UE. Wprowadzają one niezbędne środki umożliwiające techniczną obsługę tego formatu, umieszczając w danym dokumencie informacje wymagane do przetworzenia podpisu. Dokumenty takie muszą zawierać w podpisie elektronicznym lub w elektronicznym nośniku dokumentu informację o istniejących metodach weryfikacji umożliwiających weryfikację otrzymanego podpisu elektronicznego w trybie online, nieodpłatnie i w sposób zrozumiały dla osób niebędących rodzimymi użytkownikami języka.

7. Komisja jest uprawniona do przyjmowania aktów delegowanych zgodnie z art. 103 w celu zmiany technicznych szczegółów i właściwości określonych w załączniku V w celu uwzględnienia rozwoju technologicznego.

Komisja jest uprawniona do przyjmowania aktów delegowanych zgodnie z art. 103 w celu zmiany wykazu określonego w ust. 1 akapit drugi lit. a)–d) niniejszego artykułu, w przypadku gdy rozwój technologiczny sprawi, że dalsze wyjątki od stosowania elektronicznych środków komunikacji staną się nieodpowiednie, lub – w wyjątkowych sytuacjach – gdy z uwagi na rozwój technologiczny niezbędne będzie wprowadzenie nowych wyłączeń.

Aby zapewnić interoperacyjność formatów technicznych, a także standardów dotyczących procesów i przesyłania komunikatów, zwłaszcza w kontekście transgranicznym, Komisja jest uprawniona do przyjmowania aktów delegowanych zgodnie z art. 103 w celu ustanowienia obowiązku stosowania takich określonych standardów technicznych, w szczególności w zakresie stosowania elektronicznego składania ofert, katalogów elektronicznych i środków uwierzytelniania elektronicznego wyłącznie wtedy, gdy standardy techniczne zostały dokładnie przetestowane i została udowodniona ich przydatność w praktyce. Komisja, zanim nałoży obowiązek stosowania jakiegokolwiek standardu technicznego, powinna także starannie przeanalizować ewentualne koszty z tym związane, zwłaszcza w zakresie dostosowania do istniejących rozwiązań z zakresu elektronicznych zamówień publicznych, w tym koszty infrastruktury, procesów lub oprogramowania.