Artykuł 16

1. Macierzyste państwo członkowskie wymaga od firm inwestycyjnych spełniania wymogów organizacyjnych określonych w ust. 2–10 niniejszego artykułu oraz w art. 17.

2. Firma inwestycyjna ustanawia odpowiednią politykę i procedury wystarczające do zapewnienia przestrzegania przez firmę, w tym jej personelu kierowniczego, pracowników oraz agentów, obowiązków wynikających z niniejszej dyrektywy, a także odpowiednich zasad regulujących transakcje osobiste takich osób.

3. Firma inwestycyjna utrzymuje i stosuje skuteczne rozwiązania organizacyjne i administracyjne w celu podjęcia wszelkich rozsądnych działań mających na celu zapobieżenie wystąpieniu sytuacji, w której konflikty interesów, określone w art. 23, negatywnie wpłyną na interesy jej klientów.

Firma inwestycyjna, która wytwarza instrumenty finansowe przeznaczone do sprzedaży klientom utrzymuje, stosuje i poddaje przeglądowi proces zatwierdzania każdego instrumentu finansowego i znaczących dostosowań istniejących instrumentów finansowych, zanim zostaną one wprowadzone do obrotu lub do dystrybucji wśród klientów.

W procesie zatwierdzenia produktu wskazuje się określony rynek docelowy klientów końcowych w ramach odpowiedniej kategorii klientów w odniesieniu do każdego instrumentu finansowego, zapewnia się ocenę wszystkich istotnych zagrożeń dla takiego określonego rynku docelowego oraz zgodność zamierzonej strategii dystrybucji z określonym rynkiem docelowym.

Firma inwestycyjna dokonuje także regularnego przeglądu instrumentów finansowych, które oferuje lub wprowadza do obrotu, przy uwzględnieniu wszelkich zdarzeń, które mogłyby istotnie wpłynąć na potencjalne zagrożenie dla określonego rynku docelowego, aby ocenić co najmniej, czy instrument finansowy pozostaje spójny z potrzebami określonego rynku docelowego oraz czy zamierzona strategia dystrybucji pozostaje odpowiednia.

Firma inwestycyjna wytwarzająca instrumenty finansowe udostępnia każdemu dystrybutorowi wszystkie odpowiednie informacje na temat instrumentu finansowego i o procesu zatwierdzenia produktu, w tym o określonym rynku docelowym instrumentu finansowego.

W przypadku gdy firma inwestycyjna oferuje lub rekomenduje instrumenty finansowe, których nie wytwarza, musi dysponować odpowiednimi rozwiązaniami, dzięki którym uzyska informacje, o których mowa w akapicie piątym, oraz zrozumie cechy i określony rynek docelowy każdego instrumentu finansowego.

Strategie, procesy i rozwiązania, o których mowa w niniejszym ustępie, pozostają bez uszczerbku dla wszystkich innych wymogów niniejszej dyrektywy i rozporządzenia (UE) nr 600/2014, w tym dotyczących ujawnień, odpowiedniości lub adekwatności, stwierdzania i zarządzania konfliktami interesów oraz zachęt.

4. Firma inwestycyjna podejmuje rozsądne działania mające na celu zapewnienie ciągłości i regularności świadczenia usług inwestycyjnych i prowadzenia działalności inwestycyjnej. W związku z tym firma inwestycyjna wprowadza odpowiednie i proporcjonalne systemy, w tym systemy oparte na technologiach informacyjno-komunikacyjnych (ICT) ustanowione i zarządzane zgodnie z art. 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2554 (

12

), a także odpowiednie i proporcjonalne zasoby i procedury.

5. Polegając na stronie trzeciej w sprawie pełnienia funkcji operacyjnych, które mają podstawowe znaczenie dla ciągłego i zadowalającego świadczenia klientom usług oraz prowadzenia działalności inwestycyjnej w sposób ciągły i zadowalający, firma inwestycyjna zapewnia podejmowanie wszelkich rozsądnych działań mających na celu uniknięcie dodatkowego ryzyka operacyjnego. Outsourcing istotnych funkcji operacyjnych do podmiotów zewnętrznych nie może być realizowany w sposób istotnie naruszający jakość kontroli wewnętrznej oraz zdolności podmiotu nadzorującego do monitorowania zgodności działalności firmy ze wszystkimi obowiązkami.

Firma inwestycyjna musi posiadać należyte procedury administracyjne i rachunkowe, mechanizmy kontroli wewnętrznej i skuteczne procedury oceny ryzyka.

Bez uszczerbku dla możliwości uzyskania przez właściwe organy dostępu do komunikacji zgodnie z niniejszą dyrektywą i rozporządzeniem (UE) nr 600/2014 firma inwestycyjna musi posiadać należyte mechanizmy bezpieczeństwa służące zapewnieniu – zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu (UE) 2022/2554 – bezpieczeństwa środków przekazu informacji i ich uwierzytelnianiu, minimalizowaniu ryzyka uszkodzenia danych oraz nieuprawnionego dostępu i zapobieganiu wyciekowi informacji, zapewniając w ten sposób poufność danych przez cały czas.

6. Firma inwestycyjna zapewnia, aby rejestracją objęte było prowadzenie wszystkich usług, działalności i transakcji zawieranych przez tę firmę umożliwiające właściwemu organowi wypełnianie zadań w zakresie nadzoru i działań w zakresie egzekwowania prawa na podstawie niniejszej dyrektywy, rozporządzenia (UE) nr 600/2014, dyrektywy 2014/57/UE i rozporządzenia (UE) nr 596/2014, a w szczególności gwarantujące, że firma inwestycyjna wypełniła wszystkie obowiązki, w tym obowiązki w odniesieniu do klientów lub potencjalnych klientów, oraz w odniesieniu do integralności rynku.

7. Rejestracją objęte są nagrania rozmów telefonicznych lub kopie korespondencji elektronicznej dotyczących przynajmniej transakcji przeprowadzonych w ramach zawierania transakcji na własny rachunek oraz świadczenia usług wynikających ze zleceń klientów, związanych z przyjmowaniem, przekazywaniem oraz wykonywaniem zleceń klientów.

Takie rozmowy telefoniczne i korespondencja elektroniczna obejmują również rozmowy telefoniczne i korespondencję elektroniczną, w wyniku których ma dojść do zawarcia transakcji na własny rachunek lub do świadczenia usług wynikających ze zleceń klientów, związanych z przyjmowaniem, przekazywaniem oraz wykonywaniem zleceń klientów, nawet jeżeli te rozmowy lub korespondencja nie skutkują zawarciem takich transakcji lub do świadczeniem usług wynikających ze zleceń klientów.

W tym celu firma inwestycyjna podejmuje wszelkie rozsądne działania, aby rejestrować stosowne rozmowy i korespondencję, które prowadzono, wysyłano lub otrzymywano za pośrednictwem sprzętu zapewnionego pracownikowi lub kontrahentowi przez firmę inwestycyjną lub sprzętu, którego użycie przez pracownika lub kontrahenta zostało przez firmę inwestycyjną zaakceptowane lub dopuszczone.

Firma inwestycyjna powiadamia nowych i dotychczasowych klientów o tym, że rozmowy telefoniczne lub korespondencja między firmą inwestycyjną a jej klientami, które skutkują lub mogą skutkować transakcjami, będą nagrywane.

Takiego powiadomienia można dokonać raz, przed świadczeniem usług inwestycyjnych nowym i dotychczasowym klientom.

Firma inwestycyjna nie świadczy telefonicznie usług inwestycyjnych i nie prowadzi działań inwestycyjnych dla klientów, których uprzednio nie powiadomiono o rejestrowaniu ich rozmów telefonicznych lub korespondencji, w przypadku gdy takie usługi inwestycyjne i działalność inwestycyjna dotyczą przyjmowania, przekazywania oraz wykonywania zleceń klientów.

Klienci mogą składać zlecenia innymi kanałami, informacje takie muszą być jednak przekazywane na trwałym nośniku, takim jak listy, faksy, wiadomości poczty elektronicznej lub dokumenty dotyczące zleceń klienta złożonych na spotkaniach. W szczególności treść stosownych rozmów w bezpośredniej obecności klienta można zapisywać w postaci pisemnego protokołu lub notatki. Takie zlecenia uważa się za równorzędne zleceniom otrzymywanym drogą telefoniczną.

Firma inwestycyjna podejmuje wszelkie uzasadnione działania, aby zapobiec prowadzeniu, przesyłaniu lub otrzymywaniu stosownych rozmów telefonicznych i korespondencji przez pracowników lub kontrahentów przy użyciu sprzętu prywatnego, w którym to przypadku firma inwestycyjna nie jest w stanie ich zarejestrować lub skopiować.

Zapisy przechowywane na podstawie niniejszego ustępu udostępnia się klientowi na jego żądanie oraz przechowuje się je przez okres pięciu lat, a w przypadku gdy żąda tego właściwy organ, przez okres do siedmiu lat.

8. Firma inwestycyjna, przechowująca instrumenty finansowe należące do klientów, wprowadza odpowiednie mechanizmy mające na celu zagwarantowanie prawa własności klientów, w szczególności w przypadku niewypłacalności firmy inwestycyjnej oraz mające na celu zapobieżenie wykorzystywaniu instrumentów finansowych należących do klientów na własny rachunek, o ile nie uzyskano wyraźnej zgody klienta na powyższe.

9. Firma inwestycyjna przechowująca fundusze należące do klientów wprowadza odpowiednie mechanizmy mające na celu zagwarantowanie praw klientów oraz, z wyjątkiem przypadku instytucji kredytowych, mające na celu zapobieżenie wykorzystywaniu funduszy klientów na własny rachunek.

10. Firma inwestycyjna nie może zawierać z klientami detalicznymi uzgodnień dotyczących zabezpieczeń finansowych polegających na przeniesieniu tytułu w celu zabezpieczenia lub pokrycia obecnych lub przyszłych, rzeczywistych lub warunkowych bądź też potencjalnych zobowiązań klientów.

11. W przypadku oddziałów firm inwestycyjnych, właściwy organ państwa członkowskiego, w którym znajduje się oddział, bez uszczerbku dla możliwości uzyskiwania dostępu do tych zapisów przez właściwy organ macierzystego państwa członkowskiego firmy inwestycyjnej, egzekwuje obowiązek określony w ust. 6 i 7 w odniesieniu do transakcji zawieranych przez oddział.

W wyjątkowych okolicznościach państwa członkowskie mogą nakładać na firmy inwestycyjne wymogi dotyczące ochrony aktywów klienta, które będą dodatkowe w stosunku do przepisów ust. 8, 9 i 10 oraz odpowiednich aktów delegowanych, o których mowa w ust. 12. Takie wymogi muszą mieć obiektywne uzasadnienie i być proporcjonalne, tak aby wychodzić naprzeciw – w zakresie udzielanej przez firmy inwestycyjne ochrony aktywów i funduszy klientów – konkretnym zagrożeniom dla ochrony inwestora lub integralności rynku, które mają szczególne znaczenie w warunkach struktury rynku danego państwa członkowskiego.

Państwa członkowskie powiadamiają bez zbędnej zwłoki Komisję o wszelkich wymogach, które chcą nałożyć zgodnie z niniejszym ustępem, oraz co najmniej na dwa miesiące przed terminem rozpoczęcia obowiązywania tych wymogów. Powiadomienie to obejmuje wyjaśnienie tego wymogu. Wszelkie dodatkowe wymogi tego rodzaju nie mogą ograniczać ani w żaden inny sposób naruszać praw firm inwestycyjnych przewidzianych w art. 34 i 35.

W ciągu dwóch miesięcy od powiadomienia, o którym mowa w akapicie trzecim, Komisja przedstawia swoją opinię na temat proporcjonalności i wyjaśnienia dodatkowych wymogów.

Państwa członkowskie mogą utrzymać w mocy dodatkowe wymogi, pod warunkiem powiadomienia o nich Komisji zgodnie z art. 4 dyrektywy 2006/73/WE przed dniem 2 lipca 2014 r. oraz z zastrzeżeniem spełnienia warunków przewidzianych w tym artykule.

Komisja przekazuje państwom członkowskim oraz udostępnia na swojej stronie internetowej dodatkowe wymogi nałożone zgodnie z niniejszym ustępem.

12. Komisja jest uprawniona do przyjmowania aktów delegowanych zgodnie z art. 89 w celu określenia konkretnych wymogów organizacyjnych określonych w ust. 2–10 niniejszego artykułu, które mają być nakładane na firmy inwestycyjne oraz na oddziały firm z państw trzecich, którym udzielono zezwolenia zgodnie z art. 41, świadczące różnego rodzaju usługi inwestycyjne lub prowadzące działalność inwestycyjną oraz świadczące usługi dodatkowe, lub połączenie powyższych.