Załącznik IV

1. Otoczenie kontroli wewnętrznej

(i) istnienie struktury organizacyjnej obejmującej funkcje instytucji zarządzającej i instytucji certyfikującej i przydział funkcji w ramach każdej z nich, z zapewnieniem poszanowania, w stosownych przypadkach, zasady rozdziału funkcji;

(ii) ramy służące zapewnieniu, w przypadku delegowania zadań instytucjom pośredniczącym, określenia ich odnośnych zadań i obowiązków, weryfikacji ich zdolności do wykonania delegowanych zadań oraz istnienia procedur sprawozdawczych;

(iii) procedury sprawozdawczości i monitoringu dotyczące nieprawidłowości oraz odzyskiwania nienależnie wypłaconych kwot;

(iv) plan przydziału odpowiednich zasobów ludzkich o koniecznych umiejętnościach technicznych, na różnych poziomach i na potrzeby różnych funkcji w strukturze organizacyjnej.

2. Zarządzanie ryzykiem

Z uwzględnieniem zasady proporcjonalności – ramy zapewniające przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem i, w szczególności, w przypadku istotnych zmian zakresu działań.

3. Działania w dziedzinie zarządzania i kontroli

A. Instytucja zarządzająca

(i) procedury dotyczące wniosków o dotacje, oceny wniosków, wyboru finansowania, w tym zaleceń i wskazówek zapewniających wkład operacji w osiąganie szczegółowych celów i wyników programu operacyjnego zgodnie z przepisami art. 32 ust. 3 lit. b) niniejszego rozporządzenia;

(ii) procedury weryfikacji zarządzania, w tym weryfikacji administracyjnych w odniesieniu do każdego wniosku o zwrot przedłożonego przez beneficjentów oraz weryfikacji operacji w miejscu realizacji;

(iii) procedury rozpatrywania wniosków o zwrot przedkładanych przez beneficjentów i zatwierdzania płatności;

(iv) procedury na potrzeby systemu elektronicznego gromadzenia, rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, w tym, w stosownych przypadkach, danych dotyczących poszczególnych uczestników i – o ile jest to wymagane – podział danych odnoszących się do wskaźników według płci, a także na potrzeby zapewnienia, że bezpieczeństwo systemów odpowiada uznanym w skali międzynarodowej standardom;

(v) procedury ustanowione przez instytucję zarządzającą po to, by zapewnić, że beneficjenci prowadzą oddzielny system księgowości lub korzystają z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją;

(vi) procedury wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych;

(vii) procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu i system archiwizacji;

(viii) procedury służące sporządzaniu poświadczenia wiarygodności dotyczącego zarządzania, a także sporządzaniu sprawozdań z przeprowadzonych kontroli i stwierdzonych niedociągnięć oraz rocznego zestawienia audytów i kontroli końcowych;

(ix) procedury zapewniające przedłożenie beneficjentowi dokumentu określającego warunki wsparcia dla każdej operacji.

B. Instytucja certyfikująca

(i) procedury poświadczania składanych Komisji wniosków o płatność okresową;

(ii) procedury sporządzania zestawień wydatków i poświadczania, że są one prawdziwe, kompletne i dokładne oraz że wydatki są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, z uwzględnieniem wyników wszystkich audytów;

(iii) procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu poprzez prowadzenie w formie elektronicznej dokumentacji księgowej, w tym kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych w odniesieniu do każdej operacji;

(iv) procedury, w stosownych przypadkach, zapewniające otrzymywanie przez taką instytucję odpowiednich informacji od instytucji zarządzającej na temat przeprowadzonych weryfikacji i wyników audytów przeprowadzonych przez instytucję audytową lub na jej odpowiedzialność.

4. Monitorowanie

A. Instytucja zarządzająca

(i) w stosownych przypadkach procedury wspierające prace komitetu monitorującego;

(ii) procedury sporządzania i przedkładania Komisji rocznych i końcowych sprawozdań z wdrażania.

B. Instytucja certyfikująca

Procedury wykonywania przez taką instytucję jej obowiązków w zakresie monitorowania wyników weryfikacji zarządzania oraz wyników audytów przeprowadzonych przez instytucję audytową lub na jej odpowiedzialność, przed przedłożeniem Komisji wniosków o płatność.

(

1

) Dyrektywa 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz.U. L 134 z 30.4.2004, s. 114).

(

2

) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s. 320).

(

3

) Rozporządzenie Rady (UE) 2020/2094 z dnia 14 grudnia 2020 r. ustanawiające Instrument Unii Europejskiej na rzecz Odbudowy w celu wsparcia odbudowy w następstwie kryzysu związanego z COVID-19 (Dz.U. L 433I z 22.12.2020, s. 23).

(

4

) Rozporządzenie Rady (UE) nr 407/2010 z dnia 11 maja 2010 r. ustanawiające europejski mechanizm stabilizacji finansowej (Dz.U. L 118 z 12.5.2010, s. 1).

(

5

) Rozporządzenie Rady (WE) nr 332/2002 z dnia 18 lutego 2002 r. ustanawiające instrument średnioterminowej pomocy finansowej dla bilansów płatniczych państw członkowskich (Dz.U. L 53 z 23.2.2002, s. 1).