Załącznik

Procedura wyznaczenia opiera się na następujących elementach kontroli wewnętrznej:

1. Wewnętrzne środowisko kontrolne

(i) Struktura organizacyjna obejmująca funkcje instytucji zarządzającej oraz podział funkcji między podmiotami i w obrębie każdego podmiotu zgodnie z częścią drugą tytuł IV rozdział 2, zapewniająca, w stosownych przypadkach, przestrzeganie zasady rozdziału funkcji.

(ii) W przypadku przekazania zadań instytucjom pośredniczącym, ramy zapewniające zdefiniowanie ich zakresu odpowiedzialności i obowiązków, weryfikację ich możliwości w zakresie realizacji powierzonych zadań i istnienie procedur sprawozdawczych.

(iii) Procedury sprawozdawczości i monitorowania w celu zapobiegania nieprawidłowościom, ich wykrywania i korygowania oraz w celu odzyskiwania nienależnie wypłaconych kwot.

(iv) Plan przydziału odpowiednich zasobów ludzkich z odpowiednimi umiejętnościami na różnych poziomach i do pełnienia różnych funkcji w organizacji.

2. Zarządzanie ryzykiem

Uwzględniając zasadę proporcjonalności, system zapewniający przeprowadzanie przynajmniej raz w roku odpowiedniego działania związanego z zarządzaniem ryzykiem, w szczególności w przypadku istotnych modyfikacji działań.

3. Działania związane z zarządzaniem i kontrolą

(i) Procedury wyboru projektów zapewniające przestrzeganie zasad przejrzystości, równego traktowania, niedyskryminacji, obiektywizmu i uczciwej konkurencji. W celu przestrzegania tych zasad:

a) projekty są wybierane i dotacje są udzielane na podstawie wcześniej ogłoszonych kryteriów wyboru i udzielania dotacji zdefiniowanych w siatce oceny. Kryteria oceny pozwalają na ocenę możliwości wnioskodawcy w zakresie realizacji proponowanych działań lub programu prac. Kryteria udzielenia są wykorzystywane do oceny jakości proponowanych projektów w odniesieniu do wyznaczonych celów i priorytetów;

b) dotacje podlegają zasadom publikacji ex ante i ex post;

c) wnioskodawcy są informowani na piśmie o wynikach oceny. W przypadku odrzucenia wniosku o dotację instytucja zarządzająca przekazuje informacje na temat przyczyn odrzucenia wniosku, z odniesieniem do kryteriów wyboru i udzielenia, których wniosek nie spełnił;

d) unika się konfliktu interesów;

e) do wszystkich wnioskodawców mają zastosowanie te same zasady i warunki.

(ii) Procedury zarządzania umowami.

(iii) Procedury weryfikacji, w tym weryfikacje administracyjne w odniesieniu do każdego wniosku beneficjentów o płatność i weryfikacje projektów na miejscu.

(iv) Procedury przetwarzania i autoryzacji płatności.

(v) Procedury ustanawiania systemu gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych w formie elektronicznej na temat każdego projektu oraz zapewniania zabezpieczenia systemów informatycznych zgodnie ze standardami przyjętymi w skali międzynarodowej.

(vi) Procedury ustanowione przez instytucję zarządzającą w celu zapewnienia, aby beneficjenci prowadzili odrębny system księgowy lub stosowali odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z projektem.

(vii) Procedury wprowadzania skutecznych i proporcjonalnych środków przeciwdziałania nadużyciom finansowym.

(viii) Procedury sporządzania sprawozdań oraz zapewniania, aby były prawdziwe, kompletne i rzetelne oraz aby wydatki były zgodne z mającymi zastosowanie zasadami.

(ix) Procedury w celu zapewnienia stosowania właściwej ścieżki audytu i systemu archiwizacji.

(x) Procedury sporządzania poświadczenia wiarygodności dotyczącego zarządzania, sprawozdania z przeprowadzonych kontroli i zidentyfikowanych niedociągnięć oraz rocznego podsumowania końcowych audytów i kontroli.

(xi) W przypadku przekazywania zadań instytucjom pośredniczącym kryteria wyznaczenia powinny obejmować ocenę stosowanych procedur w celu zagwarantowania weryfikacji przez instytucję zarządzającą zdolności instytucji pośredniczących do realizacji zadań oraz monitorowania ich właściwego wdrażania.

4. Działania w zakresie informacji i komunikacji

(i) Instytucja zarządzająca uzyskuje lub generuje i wykorzystuje właściwe informacje w celu wspierania funkcjonowania innych elementów kontroli wewnętrznej.

(ii) Instytucja zarządzająca wewnętrznie rozpowszechnia informacje, w tym cele i obowiązki w zakresie kontroli wewnętrznej, konieczne do wspierania funkcjonowania innych elementów kontroli wewnętrznej.

(iii) Instytucja zarządzająca komunikuje się z podmiotami zewnętrznymi w sprawach wpływających na funkcjonowanie innych elementów kontroli wewnętrznej.

5. Monitorowanie

Udokumentowane procedury, weryfikacje i oceny w celu wykazania istnienia i funkcjonowania elementów kontroli wewnętrznej.

(

1

) Dyrektywa 2001/42/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2001 r. w sprawie oceny wpływu niektórych planów i programów na środowisko (Dz.U. L 197 z 21.7.2001, s. 30).

(

2

) Rozporządzenie Rady (WE) nr 659/1999 z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu WE (Dz.U. L 83 z 27.3.1999, s. 1).

(

3

) Dyrektywa 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, zmieniająca dyrektywy Rady 78/660/EWG i 83/349/EWG oraz uchylająca dyrektywę Rady 84/253/EWG (Dz.U. L 157 z 9.6.2006, s. 87).

(

4

) Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/92/UE z dnia 13 grudnia 2011 r. w sprawie oceny skutków wywieranych przez niektóre przedsięwzięcia publiczne i prywatne na środowisko (Dz.U. L 26 z 28.1.2012, s. 1).

(

5

) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s. 320).

(

6

) Decyzja Komisji z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie określenia i zatwierdzenia wytycznych w sprawie korekt finansowych nakładanych przez Komisję na wydatki finansowane przez Unię w ramach zarządzania dzielonego, w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych (C(2013) 9527).

(

7

) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. ustanawiające zasady stosowania programów współpracy transgranicznej finansowanych na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady określającego przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (Dz.U. L 210 z 10.8.2007, s. 10).