Artykuł 40

1. Państwo członkowskie może przekazać sprawę do organu pojednawczego w terminie 30 dni roboczych od daty otrzymania formalnego powiadomienia od Komisji, o którym mowa

w art. 34 ust. 3 akapit trzeci , wysyłając uzasadniony wniosek o polubowne załatwienie sprawy do sekretariatu organu pojednawczego.

Przebieg procedury i adres sekretariatu przekazywane są państwom członkowskim w ramach Komitetu ds. Funduszy Rolniczych.

2. Wniosek o polubowne załatwienie sprawy jest przyjmowany tylko wtedy, gdy kwota, która ma zostać wyłączona z finansowania unijnego zgodnie z powiadomieniem Komisji:

a) przekracza 1 milion EUR;

lub

b) stanowi więcej niż 25 % łącznych rocznych wydatków państwa członkowskiego w ramach danej pozycji budżetu.

Ponadto w przypadku gdy podczas poprzedzających rozmów państwo członkowskie stwierdziło i wykazało, że sprawa dotyczy jednej z reguł stosowania zasad Unii, przewodniczący organu pojednawczego może uznać wniosek o polubowne załatwienie sprawy za dopuszczalny. Jednakże taki wniosek nie jest dopuszczalny, jeżeli odnosi się on wyłącznie do kwestii interpretacji prawa.

3. Organ pojednawczy prowadzi swoje postępowania w sposób jak najmniej sformalizowany i tak szybko, jak to jest możliwe, opierając się wyłącznie na materiale dowodowym udostępnionym Komisji w momencie formalnego powiadomienia o wnioskach zgodnie z art. 34 ust. 3 oraz przestrzegając przysługującego pracownikom Komisji i zainteresowanych władz krajowych prawa do sprawiedliwego rozpatrzenia sprawy.

Jeżeli jednak państwo członkowskie uzna za konieczne przedstawienie w swoim wniosku o zastosowanie procedury pojednawczej informacji, których jeszcze nie udostępniono Komisji, organ pojednawczy może zachęcić Komisję do oceny tych nowych informacji jedynie wówczas, gdy spełnione są wymogi określone w art. 34 ust. 6. Komisja otrzymuje te informacje najpóźniej w ciągu dwóch miesięcy po wysłaniu sprawozdania, o którym mowa w art. 36 lit. c).

4. W przypadku gdy w terminie czterech miesięcy od daty skierowania do niego sprawy organ pojednawczy nie zdoła zbliżyć stanowisk Komisji i państwa członkowskiego, uznaje się, że procedura pojednawcza nie powiodła się.

Sprawozdanie określone w art. 36 lit. c) podaje powody, dla których nie można było zbliżyć stanowisk. Zawiera ono informacje na temat tego, czy w trakcie posiedzenia udało się osiągnąć częściowe porozumienie oraz czy organ pojednawczy zachęca Komisję do dokonania oceny nowych informacji zgodnie z ust. 3 akapit drugi.

Sprawozdanie przekazuje się:

a) zainteresowanemu państwu członkowskiemu;

b) Komisji, do celów analizy przed przekazaniem wniosków państwu członkowskiemu;

c) pozostałym państwom członkowskim w ramach Komitetu ds. Funduszy Rolniczych.

5. Jeżeli terminy, o których mowa w ust. 1, 3 i 4, obejmują częściowo lub w całości miesiąc sierpień, bieg tych terminów zostaje w tym miesiącu zawieszony.