Załącznik IV

1. Wprowadzenie

1.1.

Proszę określić cel sprawozdania, tj. wyniki oceny spełnienia przez instytucję zarządzającą i instytucję certyfikującą kryteriów desygnacji odnoszących się do wewnętrznego środowiska kontroli, zarządzania ryzykiem, działań związanych z zarządzaniem i kontrolą oraz monitorowania, określonych w załączniku XIII do rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, w celu wyrażenia opinii na temat spełnienia przez te instytucje kryteriów desygnacji.

1.2.

Proszę określić zakres sprawozdania, tj. objęte nim organy, mianowicie instytucję zarządzającą i instytucję certyfikującą (oraz, w stosownych przypadkach, delegowane funkcje tych instytucji), a także spełnienie przez nie kryteriów desygnacji odnoszących się do wewnętrznego środowiska kontroli, zarządzania ryzykiem, działań związanych z zarządzaniem i kontrolą oraz monitorowania, określonych w załączniku XIII do rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, w odniesieniu do poszczególnych funduszy i odpowiednich programów.

1.3.

Proszę wskazać organ, który sporządził sprawozdanie („niezależny organ audytowy”), oraz określić, czy jest to organ audytowy odpowiedzialny za objęte sprawozdaniem programy operacyjne.

1.4.

Proszę określić, w jaki sposób zapewniona jest funkcjonalna niezależność niezależnego organu audytowego od instytucji zarządzającej i instytucji certyfikującej (zob. art. 124 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013). W stosownych przypadkach proszę również określić, w jaki sposób zapewniona jest funkcjonalna niezależność niezależnego organu audytowego od wspólnego sekretariatu (o którym mowa w art. 23 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1299/2013).

2. Metodyka i zakres pracy

2.1.

Proszę wskazać okres i ramy czasowe audytu (datę otrzymania ostatecznego opisu funkcji i procedur obowiązujących w instytucji zarządzającej oraz, w stosownych przypadkach, instytucji certyfikującej przez niezależny podmiot audytowy, datę rozpoczęcia i zakończenia oraz przydzielone środki).

2.2.

Proszę określić zakres zastosowania poprzednich czynności audytowych w okresie programowania 2007–2013, w stosownych przypadkach, zgodnie z art. 124 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.

2.3.

Proszę określić a) zakres zastosowania czynności audytowych przeprowadzonych przez inne organy oraz b) kontrolę jakości przeprowadzoną w odniesieniu do takich czynności audytowych pod kątem adekwatności pracy.

2.4.

Proszę opisać działania podjęte w celu dokonania oceny, zgodnie z art. 124 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, spełnienia przez instytucję zarządzającą i instytucję certyfikującą wyznaczane przez [państwo członkowskie] kryteriów dotyczących wewnętrznego środowiska kontroli, zarządzania ryzykiem, działań związanych z zarządzaniem i kontrolą oraz monitorowania, określonych w załączniku XIII do rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, w tym takie działania jak:

2.4.1.

Analiza opisu funkcji i procedur obowiązujących w instytucji zarządzającej oraz, w stosownych przypadkach, instytucji certyfikującej, zgodnie z wzorem określonym w załączniku III do niniejszego rozporządzenia.

2.4.2.

Analiza innych istotnych dokumentów dotyczących systemu; wskazanie przeglądu przepisów, aktów ministerialnych, okólników, wewnętrznych procedur/innych instrukcji, wytycznych lub list kontrolnych.

2.4.3.

Wywiady przeprowadzone z pracownikami głównych instytucji (w tym, w razie potrzeby, instytucji pośredniczących). Proszę opisać metodę i kryteria wyboru, jakie tematy zostały omówione, ile wywiadów zostało przeprowadzonych i z kim je przeprowadzono.

2.4.4.

Przegląd opisu i procedur związanych z systemami informatycznymi, w szczególności w odniesieniu do wymogów określonych w załączniku XIII do rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, oraz sprawdzenie, czy systemy te działają i czy zostały ustanowione w celu zapewnienia: (i) właściwej ścieżki audytu; (ii) ochrony danych osobowych; (iii) integralności, dostępności i autentyczności danych; (iv) wiarygodnych, dokładnych i kompletnych informacji dotyczących realizacji programu operacyjnego (zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu (zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. d) i e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), oraz danych wymaganych do sporządzenia wniosków o płatność i zestawienia wydatków (zgodnie z art. 126 lit. d), g) i h) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013).

2.4.5.

Jeżeli instytucja zarządzająca lub instytucja certyfikująca oddelegowała te funkcje innym organom, proszę opisać czynności audytowe, które zostały podjęte w celu zweryfikowania, czy instytucja zarządzająca lub certyfikująca oceniły zdolności tych organów do wykonania delegowanych zadań i czy dysponują one dostatecznymi procedurami nadzoru instytucji pośredniczących oraz wszelkimi innymi odpowiednimi środkami kontroli.

2.5.

Proszę określić, czy przed opublikowaniem tego sprawozdania zostały zastosowane procedury kontradyktoryjności, oraz wskazać właściwe organy/instytucje.

2.6.

Proszę potwierdzić, że prace zostały przeprowadzone z uwzględnieniem międzynarodowych standardów audytu.

2.7.

Proszę określić, czy występuje jakiekolwiek ograniczenie zakresu (

18

), w szczególności takie, które wpływa na opinię niezależnego podmiotu audytowego.

3. Wyniki oceny w odniesieniu do każdej instytucji/systemu

3.1.

Proszę wypełnić tabelę w odniesieniu do każdej instytucji/systemu:

CCI lub system (grupa CCI)

Właściwa instytucja (instytucja zarządzająca lub certyfikująca)

Kompletność i dokładność opisu (tak/nie)

Wnioski (bez zastrzeżeń, z zastrzeżeniami, opinia negatywna)

Właściwe kryteria desygnacji

Opis właściwych funkcji i procedur

Braki

Właściwe osie priorytetowe

Zalecenia/środki naprawcze

Ramy czasowe wdrożenia środków naprawczych, uzgodnione z właściwym organem

CCI x

Instytucja zarządzająca

Instytucja certyfikująca

Systemy

Instytucja zarządzająca

Instytucja certyfikująca

3.2.

Proszę przedstawić wyniki oceny w odniesieniu do aspektów, które nie zostały w pełni uwzględnione w powyższej tabeli, w tym między innymi:

3.2.1.

Procedur sporządzania zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 lit. a) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (

19

) (art. 126 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013);

3.2.2.

Uzgodnień dotyczących poświadczania kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczania, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego i zgodnie z obowiązującym prawem (art. 126 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013);

3.2.3.

Procedur zapewniających skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, z uwzględnieniem rodzajów stwierdzonego ryzyka (art. 125 ust. 4 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013);

3.2.4.

Ram zapewniających przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem, w szczególności w przypadku istotnych zmian systemu zarządzania i kontroli (pkt 2 załącznika XIII do rozporządzenia (UE) nr 1303/2013);

3.2.5.

Uzgodnień dotyczących sporządzania deklaracji zarządczej oraz rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i kontroli oraz wykrytych słabości (art. 125 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013);

3.2.6.

Uzgodnień dotyczących elektronicznego gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego i audytu, w tym danych dotyczących wskaźników i rezultatów (art. 125 ust. 2 lit. d) i e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013);

3.2.7.

Ramy służące zapewnieniu, w przypadku delegowania zadań instytucjom pośredniczącym, określenia ich odnośnych zadań i obowiązków, weryfikacji ich zdolności do wykonania delegowanych zadań oraz istnienia procedur sprawozdawczych (pkt 1 ppkt (ii) załącznika XIII do rozporządzenia (UE) nr 1303/2013).