Artykuł 11

1. W przypadkach gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ wdrażający, ustanawia on procedury zarządzania projektem wymagające co najmniej:

a) formalizacji decyzji administracyjnej o współfinansowaniu projektów; oraz

b) monitorowania decyzji administracyjnej i wszelkich zmian do niej, środkami administracyjnymi, takimi jak wymiana korespondencji lub pisemne sprawozdania.

2. Decyzja administracyjna zawiera co najmniej następujące informacje:

a) maksymalna kwota wkładu Unii;

b) maksymalny udział procentowy wkładu Unii zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem szczegółowym;

c) szczegółowy opis i harmonogram projektu;

d) w stosownych przypadkach, wszelkie istotne zadania, których podwykonawstwo beneficjent zamierza zlecić osobom trzecim, wraz z powiązanymi kosztami;

e) uzgodnione plan budżetowy i plan finansowania projektu, w tym wydatki i dochody, zgodnie z ustanowionymi zasadami kwalifikowalności;

f) metoda obliczenia kwoty wkładu Unii po zamknięciu projektu;

g) cele operacyjne projektu, w tym cele określone ilościowo, a także stosowane wskaźniki;

h) postanowienie zobowiązujące organ odpowiedzialny do gromadzenia danych potrzebnych do celów wskaźników ogólnych określonych w rozporządzeniu szczegółowym i ewentualnych wskaźników odnoszących się do programu, a także raportowania tych danych co najmniej raz w roku;

i) definicja kosztów kwalifikowalnych, w tym, w stosownych przypadkach, opis metody ustalania kosztów w skali jednostki, kwot ryczałtowych i stawek ryczałtowych finansowania;

j) wymogi w zakresie księgowości i warunki dotyczące płatności dotacji;

k) wymogi dotyczące ścieżki audytu;

l) postanowienia dotyczące ochrony danych; oraz

m) postanowienia dotyczące promowania.

3. Zasadniczo decyzję administracyjną podejmuje się przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań projektowych, których koszty mają zostać pokryte w ramach programu krajowego.

4. Decyzja administracyjna stanowi jednoznacznie, że Komisji lub jej przedstawicielom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu przysługują uprawnienia audytowe w stosunku do wszystkich beneficjentów dotacji, wykonawców i podwykonawców otrzymujących finansowanie Unii w ramach programu krajowego i że korzystają oni z tych uprawnień, prowadząc kontrole dokumentacji i kontrole na miejscu.