Artykuł 14

1. W celu sporządzenia opinii, o której mowa w art. 59 ust. 5 akapit drugi rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (

2

), instytucja audytowa przeprowadza audyty systemu, kontrole wydatków i audyty zestawienia wydatków.

2. Audyty systemów służą weryfikacji, czy stosowany przez organ odpowiedzialny system zarządzania i kontroli funkcjonował skutecznie w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność, że dane finansowe zawarte we wniosku o płatność salda rocznego przedłożonym Komisji zgodnie z art. 44 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 są legalne i prawidłowe.

Na podstawie tych audytów systemu instytucja audytowa weryfikuje zgodność z podstawowymi wymogami określonymi w załączniku do rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2015/378 (

3

) oraz czy organ odpowiedzialny nadal spełnia kryteria wyznaczenia określone w załączniku I do niniejszego rozporządzenia.

3. Kontrole wydatków przeprowadza się w każdym roku budżetowym na podstawie stosownej próby danych finansowych uznanych za kwalifikowalne przez organ odpowiedzialny (zwanych dalej „projektem zestawienia wydatków”) po zakończeniu wszystkich kontroli, o których mowa w art. 27 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2015/840 (

4

).

Dane finansowe obejmują wszystkie rodzaje płatności dokonanych przez organ odpowiedzialny w roku budżetowym, według definicji w art. 38 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, w tym płatności zaliczkowe, płatności okresowe, płatności końcowe i płatności dotyczące pomocy technicznej i wsparcia operacyjnego. Dane finansowe obejmują również, w odniesieniu do Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, liczbę osób przemieszczonych, przesiedlonych, przeniesionych i legalnie przyjętych.

Kontrole wydatków:

— przeprowadza się na podstawie dokumentów potwierdzających stanowiących ścieżkę audytu i służą one weryfikacji legalności i prawidłowości danych przedstawionych we wstępnej wersji projektu zestawienia wydatków,

— w stosownych przypadkach obejmują kontrole na miejscu dotyczące wydatków poniesionych przez beneficjentów, w tym odpowiednio płatności z tytułu pomocy technicznej i wsparcia operacyjnego,

— w stosownych przypadkach obejmują weryfikację zgodności z wymogami określonymi dla osób relokowanych zgodnie z decyzjami Rady (UE) 2015/1523 i (UE) 2015/1601, przesiedlonych zgodnie z art. 17 rozporządzenia (UE) nr 516/2014, przeniesionych zgodnie z art. 18 rozporządzenia (UE) nr 516/2014 i legalnie przyjętych zgodnie z decyzją Rady (UE) 2015/1601, dla których wnioskowana jest płatność ryczałtowa,

— weryfikują dokładność i kompletność płatności na rzecz beneficjentów i zarejestrowanych przez organ odpowiedzialny w jego systemie księgowym oraz uzgodnienia ścieżki audytu na wszystkich szczeblach.

Jeżeli instytucja audytowa wykryje błąd w projekcie zestawienia wydatków, który jest istotny, lub wykryte problemy wydają się mieć charakter systemowy i w związku z tym pociągają za sobą ryzyko dla innych płatności finansowanych z programu krajowego, instytucja audytowa zapewnia dalsze badanie obejmujące w razie potrzeby dodatkowe audyty w celu ustalenia skali problemów. Maksymalny próg istotności wynosi 2 % wkładu Unii z danych finansowych w projektach zestawień rachunków.

Instytucja audytowa formułuje dla organu odpowiedzialnego zalecenia w sprawie niezbędnych działań naprawczych, w tym, w stosownych przypadkach, stawek zryczałtowanych korekt finansowych, zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2015/378. Instytucja audytowa sporządza sprawozdanie na temat wyników kontroli wydatków i związanych z nimi zaleceń oraz działań naprawczych w rocznym sprawozdaniu z kontroli, o którym mowa w art. 14 ust. 8.

4. Instytucja audytowa określa metodę doboru odpowiedniej próby (metodę kontroli wyrywkowej) zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu. Metoda doboru próby musi umożliwić instytucji audytowej oszacowanie łącznego poziomu błędu w „projektach zestawienia wydatków” za rok budżetowy.

Instytucja audytowa przedstawia w rocznym sprawozdaniu audytowym, o którym mowa w art. 14 ust. 8, swoją profesjonalną ocenę wykorzystaną do określenia metody statystycznego lub niestatystycznego doboru próby i odpowiednich parametrów doboru próby. Instytucja audytowa prowadzi ewidencję stosowanej metody doboru próby, w tym planowania, wyboru, testowania i etapów oceny, aby wykazać, że wybrana metoda pobierania próbek jest odpowiednia.

Jeżeli nie można zastosować metody statystycznego doboru próby, na podstawie profesjonalnej oceny instytucji audytowej może być zastosowana niestatystyczna metoda doboru próby. Wszelkie metody niestatystycznego doboru próby zapewniają losowy wybór elementów próby i obejmują co najmniej 10 % wartości danych finansowych ujętych w projekcie zestawienia wydatków.

Wybrana metoda doboru próby i wielkości próby musi umożliwić instytucji audytowej wyciągnięcie wniosków na temat całej populacji, z której pobrano daną próbę.

W tym celu instytucja audytowa może w stosownych przypadkach zastosować stratyfikację danych finansowych poprzez dzielenie na warstwy, z których każda stanowi grupę jednostek próby o podobnych cechach.

Jeżeli w próbie kontrolnej znalazły się płatności okresowe lub płatności końcowe stanowiące rozliczenia zaliczek zgłoszone w zestawieniu wydatków z poprzednich lat budżetowych, zaliczki te wchodzą w zakres kontroli wydatków.

Jednak w odniesieniu do sprawozdawczości w tabeli 10.2 „Wyniki kontroli wydatków” w rocznym sprawozdaniu audytowym, o którym mowa w art. 14 ust. 8, poziomy błędu i zakres audytu są naliczane wyłącznie na podstawie doboru próby z danych finansowych zawartych w „projekcie zestawienia wydatków” na bieżący rok budżetowy.

5. Audyty zestawień wydatków przeprowadza się w celu uzyskania wystarczającej pewności, że roczne sprawozdanie finansowe daje prawdziwy i rzetelny obraz danych finansowych zgłoszonych we wniosku o płatność salda rocznego („końcowym zestawieniu wydatków”), przedłożonym Komisji przez organ odpowiedzialny zgodnie z art. 44 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.

W celu ustalenia, czy końcowe zestawienie wydatków wiernie odzwierciedla sytuację, organ audytowy sprawdza, czy wszystkie dane finansowe i wkłady publiczne otrzymane i wykazane w zestawieniu wydatków sporządzonym przez organ odpowiedzialny w roku budżetowym są prawidłowo zarejestrowane w systemie rachunkowości i odpowiadają potwierdzającym zapisom księgowym prowadzonym przez organ odpowiedzialny. Na podstawie tych sprawozdań finansowych organ audytowy w szczególności:

a) weryfikuje, czy całkowita kwota danych finansowych zgłoszonych we wniosku o płatność salda rocznego zgadza się z systemem rachunkowości organu odpowiedzialnego oraz, w razie wystąpienia różnic, czy odpowiednie wyjaśnienia dotyczące uzgodnienia kwot zostały udokumentowane;

b) weryfikuje, czy kwoty wycofane i odzyskane, kwoty, które mają być odzyskane oraz nieściągalne należności na koniec roku budżetowego odpowiadają kwotom wykazanym w systemie rachunkowości organu odpowiedzialnego i znajdują potwierdzenie w udokumentowanych decyzjach organu odpowiedzialnego;

c) sprawdza, czy organ odpowiedzialny przeprowadził kontrole administracyjne oraz finansowe i operacyjne kontrole na miejscu zgodnie z art. 27 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2015/840.

Weryfikacje, o których mowa w lit. a), b) i c), mogą być dokonywane na podstawie badania próby.

Na podstawie łącznego poziomu błędu ustalonego przez kontrole wydatków i w wyniku audytu zestawień wydatków instytucja audytowa oblicza poziom błędu resztowego w celu sporządzenia opinii, o której mowa w art. 59 ust. 5 akapit drugi rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012. Obliczenie poziomu błędu resztowego dokumentowane jest w rocznym sprawozdaniu z kontroli, o którym mowa w ust. 8.

6. Jeśli wyniki przeprowadzonego przez organ audytowy audytu po zakończeniu czynności audytowych sugerują występowanie istotnych niedociągnięć w skutecznym funkcjonowaniu stosowanego przez organ odpowiedzialny systemu zarządzania i kontroli, organ audytowy:

a) sporządza ocenę skutków finansowych tych uchybień zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2015/378;

b) przedstawia organowi odpowiedzialnemu odpowiednie zalecenia dotyczące środków naprawczych i zapobiegawczych;

c) monitoruje wdrożenie przez organ odpowiedzialny środków, o których mowa w lit. b) powyżej, i ocenia, czy realizowany jest plan działania mający na celu przywrócenie skutecznego funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli.

7. Zgodnie z art. 3 ust. 2 instytucja audytowa informuje o swoich ustaleniach organ wyznaczający, wskazując m.in. czy jego zdaniem organ odpowiedzialny nadal odpowiada kryteriom wyznaczenia.

8. Organ audytowy zapewnia, by wszystkie informacje dotyczące czynności audytowych, o których mowa w ust. 1, 2, 3, 4, 5, 6 i 7 zostały należycie przekazane Komisji Europejskiej W związku z tym instytucja audytowa sporządza roczne sprawozdanie z kontroli przedstawiające główne wyniki jej prac kontrolnych. Roczne sprawozdanie z kontroli sporządzane jest zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku do niniejszego rozporządzenia i przekazywane Komisji za pośrednictwem elektronicznego systemu wymiany danych, o którym mowa w art. 2 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 802/2014. Roczne sprawozdanie z kontroli przesyłane jest Komisji nie później niż w ciągu 3 dni roboczych po przedłożeniu Komisji przez organ odpowiedzialny zgodnie z art. 44 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 wniosku o płatność salda rocznego.